Assistant (e) Administratif (ive), Benin

Benin
Apply by 11 August 2018
Entry-level
Posted on 12 July 2018

Job Description

DESCRIPTION • L•Assistant (e) Administrative est responsable du soutien financier, de l’administration, de la logistique et des exigences administratives en mati•re d’approvisionnement du projet. L•Assistant (e) appuiera la r•alisation des objectifs du projet d’une mani•re constante en respect des principes financiers. L’assistant coordonnera les espaces du bureau pour le personnel / les consultants de RTI en visite. Il / elle traitera la correspondance g•n•rale, r•pondra aux appels t•l•phoniques et ex•cutera les autres t•ches administratives au besoin. • • RESPONSABILITES PRINCIPALES • T•ches administratives et de bureau - Soutenir les t•ches administratives quotidiennes ; - Tenir et mettre • jour les frais de voyage (missions) et des cong•s du personnel ; en accord avec le dossier du personnel tenu par le COP ; - Appuyer les pr•parations logistiques des conf•rences, des ateliers, des tables rondes, des •v•nements publics et d’autres r•unions ; - Maintenir les bases de donn•es, et le syst•me de classement des documents du projet ; - Aider • la pr•paration et • la production de mat•riel de formation, y compris l••dition ; - Assurer le classement et l’archivage appropri•s des documents de bureau, y compris les dossiers de programmes et la correspondance sur support papier et num•rique, et maintenir le syst•me d’inventaire des •quipements et des fournitures conform•ment aux proc•dures de RTI. S•assurer que les biens de RTI sont sauvegard•s et utilis•s correctement ; - Sur consigne du superviseur, n•goci• avec les fournisseurs locaux afin d’am•liorer la rentabilit• ; - Formater, pr•parer et diffuser des documents de travail et des documents connexes ;• - • Veiller • ce que les bureaux et les installations soient bien entretenus et propres ;• - D•velopper et maintenir une connaissance actuelle de toutes les proc•dures d’exploitation standard de RTI ; et - • Entreprendre toute autre initiative selon la demande du responsible. T•ches Financi•res - Effectuer la mise en •uvre quotidienne de toutes les op•rations comptables afin de r•pondre aux d•penses op•rationnelles et aux exigences techniques du bureau et de les soumettre au Responsable des finances ; - Appuyer la mise en •uvre des contr•les financiers au besoin ; - Soutenir la mise • jour de l’inventaire des immobilisations et de tous les autres documents financiers au besoin ; - Aider le Responsable des Finances • satisfaire aux exigences des auditeurs internes et externes • la fin de l’exercice, y compris la pr•paration • la r•cup•ration des documents ; - G•rer la petite caisse et effectue un rapprochement quotidien ; - Appuyer le Responsable des finances dans le classement et l’•tiquetage des documents financiers ; - Coordonner le traitement et le paiement en temps opportun de toutes les demandes de remboursement des frais de voyage du personnel, des paiements des fournisseurs et d’autres transactions avec le minist•re de la sant• ; - Assister le Responsable des Finances dans le paiement des d•ductions statutaires, telles que la s•curit• sociale et l’imp•t sur le revenu ; T•ches Logistiques • - Pr•parer et Organiser les visas, les vols et r•servations d•h•tels pour le personnel et les visiteurs ; - Suivre et g•rer les processus et proc•dures de d•douanement pour toutes les exp•ditions vers RTI ; - S’occuper des arrangements logistiques pour les r•unions, les formations ou les ateliers, c’est-•-dire la pr•paration du mat•riel de formation, la demande de fournitures pour l’atelier, l’organisation du voyage et l’h•bergement des participants, la demande d’avance de fonds, et - Organiser les transports pour les missions sur le terrain, au besoin. T•ches Ressources Humaines - Soutenir la publication des postes vacants. Analyser les comp•tences des candidats par des tests, l’administration de la notation en collaboration avec le COP / le Recruteur ; - Planifier les entrevues et coordonner les recrutements ; - Fournir des renseignements sur la paie au responsable des finances ; - Soumettre des rapports sur les cong•s des employ•s et g•rer tous les dossiers des RH ; - Maintenir l’information des employ•s en entrant et en mettant • jour les donn•es sur l’emploi et les changements de statut (PAR) dans CONNECT ou en soumettant des demandes au Bureau r•gional de l’Afrique ; - Fournir des services de secr•tariat par la saisie, le formatage et l•impression des documents ; Organiser le travail ; r•pondre au t•l•phone ; relayer des messages; entretenir le mat•riel et des fournitures; et - Maintenir la confiance des employ•s et prot•ger les op•rations en gardant l’information des ressources humaines confidentielle
Minimum Requis•: Education & Exp•rience - • Dipl•me d’•tudes postsecondaires avec au moins 3 ans d’exp•rience professionnelle, avec de fortes recommandations des superviseurs pr•c•dents. - Certificat professionnel / formation en gestion des affaires, RH, Administration, Archivage, Finances de pr•f•rence

About the Organization

IDG Global Health

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