Deputy Director - Operations (DDO)

Central African Republic
Apply by 9 June 2018
Senior-level , Full-time staff position
Posted on 11 May 2018

Job Description

Requisition ID: req1874
Job Title: Deputy Director - Operations (DDO)
Sector: Program Administration
Employment Category: Fixed Term
Employment Type: Full-Time
Location: Central African Republic

Job Description
background: The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries and 26 U.S. cities, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure. The IRC leads the way from harm to home.

The IRC has been active in CAR since 2006 and has been implementing emergency response programs since early 2013. The IRC has two field offices in the north-west and central north - Bocaranga and Kaga Bandoro (and sub-office in Dekoa) - in addition to a main office in capital Bangui. Since 2007, it has built close relationships with local communities, community leaders, local authorities, and other local and international actors. Today, the IRC is one of the leading humanitarian actors working in the prefectures Ouham Pende, Nana Gribizi, and Kemo, implementing programs in health, women and child protection, economic recovery and development, and food security. The IRC has demonstrated its ability to successfully implement health and protection programming, improving beneficiaries’ access to healthcare and providing survivors of violence with safe, confidential services to help them recover and reintegrate into their communities. The gained technical expertise, logistical abilities, and local knowledge and understanding has laid the foundation to expand and deepen these services to reach more people and respond to the emergency need at a greater scale as additional funding is secured.

SCOPE OF WORK:
The Deputy Director of Operations (DDO) plays a key role in the overall leadership and management of the IRC CAR country office and is a member of the senior management team. The DDO’s day-to-day responsibilities will include direct supervision of and/or support to the operations teams including Supply Chain, Administration, Information Technology, and Field Management. Secondary responsibilities will include working with the CD and program teams to ensure quality program support services according to IRC principles and donor guidelines and that these services are completed in a timely manner and within budget.

The position will be based in Bangui, the state capital of CAR but will require frequent travel to all of IRC’s field offices. The DDO will ensure that all operational systems are in place and well-functioning. S/He will work closely with the Area Programs Coordinators, Deputy Director of Programs, and various operations support staff as well as the CD. The DDO works closely with other senior management in the field to ensure effective communication and coordination. The DDO will report directly to the CD.

RESPONSIBILITIES

Field Operations Management
* Directly supervise and coordinate the managers of the support departments (Logs, Admin. and HR) across all IRC CAR field offices
* Ensure and facilitate efficient and effective coordination between the various operations departments and programs to ensure a results-oriented approach
* Implement, document and ensure that all IRC operations (administrative, HR, logistics/supply chain) procedures are applied at all times by all staff and propose/develop improvements when required,

In close cooperation with the DDP, field based logisticians, HR/Admin department staff, and the CD
* Promote continuous training and mentoring to operations staff including identification of capacity building opportunities
* Participate in weekly, quarterly, and other coordination meetings as scheduled
* Participate in Grant Opening, Review, and Closing meetings to incorporate operations planning into overall project planning and evaluation

Supply Chain and IT
* Supervise the supply chain staff in all field offices (procurement, fleet management, transport, IT) and provide direction to the logistics officers
* Ensure that all procurement is done according to IRC guidelines (and donor requirements where necessary).
* Conduct spot checks to ensure compliance with IRC guidelines (inventory control, fuel usage, procurement, warehouse control, etc.)
* Ensure that all reporting for the logistics department is completed accurately and in a timely fashion; where necessary, train national staff to produce high quality reporting.
* Ensure that all IRC logistics procedures are correctly followed by all staff and propose/develop improvements when required.
* Make regular trips to the various field offices to monitor logistics functions.
* Review, update, and enforce the SOPs as they relate to the role of the logistics department.
* Ensure proper and sufficient equipment is in place and well maintained for smooth functioning of IRC IT department and maximum preservation of assets
* Supervise IT staff to ensure effective IT support is available to all staff
* Verify that information technology policies and procedures are documented, disseminated and consistently applied across the country program at all sites

Human Resources and Administration
* Supervise and provide direction to HR/Admin Manager and Officers in all field offices
* Ensure that all administrative requirements and documentation are updated and respected (INGO registration, SS taxes, expatriate and office housing contracts, etc.)
* Ensure that all HR procedures (recruitment process, contracts, new staff orientation, evaluations of performance) are done according to IRC guidelines and local laws (and donor requirements where necessary) and in complete transparency
* Ensure that all HR initiatives are correctly and timely implemented
* Ensure that all reporting for the HR/Admin department is completed accurately and in a timely fashion; where necessary
* Provide intensive training and mentoring to national staff to increase capacity
* Ensure that all IRC HR/Admin procedures are correctly followed by all staff and propose/develop improvements when required
* Ensure proper maintenance of IRC premises in CAR, including office and staff guest houses
* Ensure Bangui-based HR/Admin department makes regular trips to the field sites to monitor HR/Admin functions and support field based staff
* Enforce the SOPs as they relate to the role of the HR/Admin department.

Representation
* Establish a good relations with local and national level administrative, labor, customs, immigration, and other officials to ensure that IRC projects conform to local laws and customs and to minimize bureaucratic restraints on project implementation.
* Ensure that required reports to local administration are produced and provided in due time.

Requirements (minimum)
* Master degree required (management-related or general operations preferred);
* Minimum of 5 year experience managing operations and/or projects in developing countries, preferably in Africa;
* Demonstrated ability to manage field staff and remote field offices;
* Experience in logistics, HR/Admin, and security management
* Experience having managed operations in conflict-impacted setting
* Excellent cross-cultural communication skills
* Excellent staff capacity building and training skills
* Strong problem-solving, analytical and decision-making skills;
* Strong computer skills;
* Flexibility, ability to work independently and meet deadlines.

Specific Security Situation
Bangui is security phase 3 (ORANGE) so the DDO will be expected to respect the various security protocols in place in country. Phase 3 requires clear contingency planning in place with staff prepared should hibernation or evacuation be called.

Work Environment
The position will be based in Bangui, unaccompanied, with regular travel to field offices. Accommodation is in shared guest housing.

L’ORGANISATION
Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires à travers le monde et aide les populations victimes à survivre et reconstruire leur vie. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se reconstruire et à prendre en main leur avenir. L’IRC est présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis.

Historique
L’IRC est actif en République centrafricaine (RCA) depuis 2006 et met en œuvre des programmes d’intervention d’urgence depuis le début de 2013. L’IRC dispose de trois bureaux dans le nord-ouest et le centre-nord - Bocaranga, Dekoa et Kaga-Bandoro - en plus d’un bureau central à Bangui. Depuis 2007, l’IRC a tissé des liens étroits avec les communautés locales, les leaders communautaires, les autorités locales et d’autres acteurs locaux et internationaux. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des principaux acteurs humanitaires travaillant dans les préfectures Ouham Pende, Kemo et Nana-Gribizi, mettant en œuvre des programmes de santé, de protection des femmes et des enfants, de relèvement économique et de développement. L’IRC a démontré sa capacité à mettre en œuvre avec succès des programmes de santé et de protection, à améliorer l’accès des bénéficiaires aux soins de santé et à fournir aux survivants de la violence des services sécurisés et confidentiels pour les aider à se réinsérer dans leur communauté. L’expertise technique acquise, les capacités logistiques et la connaissance et la compréhension locales ont jeté les bases pour étendre et approfondir ces services afin d’atteindre plus de personnes et répondre aux besoins d’urgence à plus grande échelle à mesure que le financement supplémentaire est assuré.

La vision d’IRC RCA
La vision d’IRC pour la RCA est que les individus, les ménages et les communautés sont résilients, autonomes et capables de prospérer dans un contexte changeant. Avec son siège à Bangui et ses bureaux de terrain dans les régions Ouham-Pendé, Kemo et Nana-Gribizi, l’IRC est l’un des acteurs humanitaires les plus importants en RCA. L’IRC vise à sauver des vies et à améliorer les conditions de vie des personnes et des ménages les plus vulnérables du pays.

Aperçu/Résumé du poste
Le Directeur adjoint - Opérations (DDO) est membre de l’équipe de direction (SMT). Il/elle est responsable de la direction et de la gestion des équipes des opérations du programme de pays en s’assurant qu’elles sont adaptées aux besoins aux besoins des programmes de l’IRC. Le DDO devrait contribuer à des niveaux élevés de travail d’équipe et de collaboration interdépartementale et intersectorielle. Grâce à son leadership, les équipes des Opérations appuient la prestation des programmes, axées sur les résultats et guidées par l’analyse des données, l’identification et la résolution de problèmes.

Responsabilités principales

Ethique and Intégrité
Adhérer et agir en conformité avec le Code de conduite (IRC Way) et d’autres politiques et procédures globales de ressources humaines, et communiquer par la parole et par l’exemple une norme élevée de conformité avec toutes les politiques et réglementations applicables.

Gestion et Stratégie
Contribuer activement et participer à des plates-formes de gestion et de leadership telles que l’équipe de direction, l’équipe de leadership du pays et l’équipe de gestion du pays. Être un champion de la mise en œuvre du Plan d’Action Stratégique de la Centrafrique et assurer une participation significative et de qualité des équipes opérationnelles aux activités liées à la stratégie pays.

Ressources Humaines et Administration
Assurer le leadership de l’équipe des ressources humaines et de l’administration et veiller à l’application des meilleures pratiques et à l’adhésion aux réglementations nationales des ONG et autres qui seraient pertinentes. Assurer le bon fonctionnement du département des ressources humaines et le soutien nécessaire à tous les secteurs et toutes les équipes. Superviser l’élaboration / l’examen des politiques, des lignes directrices et des processus de RH. Veiller à ce que le recrutement, la planification du personnel, les évaluations des besoins de formation et les plans soient réalisés pour répondre aux besoins de tous les départements. Superviser les fonctions d’administration, en particulier en ce qui concerne les contrats de location, les visas et l’enregistrement.

Chaine d’approvisionnement et Entreposage
Diriger un système de chaîne d’approvisionnement efficace et réactif qui répond aux besoins des équipes de programme. Assurez-vous que tous les processus, de l’approvisionnement à l’entreposage, respectent les exigences de conformité de l’IRC et des donateurs. Travailler en étroite collaboration avec le DDP, veiller à ce que le personnel du programme et le personnel de terrain préparent, mettent en œuvre et surveillent conjointement les outils appropriés tels que les plans d’approvisionnement et de distribution.

Technologie de communication de l’information
Sur la base d’évaluations complètes des besoins, veiller à ce que tous les besoins en données et informations numériques des opérations et des équipes de programme soient pris en compte. Cela impliquera le matériel d’approvisionnement, les logiciels et la formation continue. Compte tenu de l’éloignement et de l’insécurité des sites sur le terrain, une attention particulière devrait être accordée à la garantie d’une connectivité et de canaux de communication solides entre les équipes de terrain et les bureaux et entre les bureaux.

Gestion de la Flotte automobile
Assurer la fourniture adéquate de moyens de transport fiables et sûrs pour tous les départements et en particulier les programmes pour permettre la livraison efficace et efficiente des programmes dans des endroits parfois éloignés avec des terrains variés. Diriger des évaluations de la capacité de la flotte et assurer une bonne gestion de la flotte, y compris l’entretien, la formation des conducteurs, etc.

Finance et Conformité
En étroite collaboration avec le Contrôleur Financier et le DDP, s’assurer que les coûts de fonctionnement sont inclus dans les budgets de fonctionnement et les propositions de financement et que la croissance programmatique ou les réductions d’échelle sont prises en compte dans la planification des opérations. En collaboration avec le contrôleur des finances, s’assurer que tous les systèmes de soutien et les équipes opérationnelles fonctionnent conformément aux règlements de l’IRC et des bailleurs de fonds et que les stratégies nécessaires d’atténuation des risques sont en place.

Relations de Travail Clés
Le poste rapporte au Directeur Pays.

Le Directeur adjoint - Opérations supervise directement le Coordonnateur des ressources humaines, le Manager Administration et le Manager de la Chaîne d’approvisionnement (Supply Chain Manager) et le Manager TI (IT Manager). La gestion en partenariat est un type de gestion matricielle utilisé à l’IRC. La gestion en partenariat vise à assurer une gestion et une supervision efficaces et efficientes des rôles multiples et interdépartementales.

Autres contacts clés:

Programme pays: Membres de l’équipe de direction, Manager des Financement (Grant Manager).

Organisationnellement: Directeur Régional, Directeur Régional Adjoint, Conseiller régional de sûreté et de sécurité, Directeur régional de la chaîne d’approvisionnement, Équipe mondiale d’assurance de la qualité de la chaîne d’approvisionnement, et autres.

Exigences
* Diplôme de Master requis (préférence pour les opérations générales ou liées à la gestion);
* Minimum de 5 ans d’expérience dans la gestion d’opérations et / ou de projets dans des zones fragiles et précaires, de préférence en Afrique;
* Aptitude démontrée à gérer le personnel de terrain et les bureaux extérieurs éloignés;
* Expérience en logistique, RH / Admin et gestion de la sécurité
* Expérience d’avoir géré des opérations (y compris la sécurité) dans un contexte de conflit
* Excellentes compétences en communication interculturelle
* Excellentes capacités de renforcement des capacités et de formation du personnel
* Fortes aptitudes à la résolution de problèmes, à l’analyse et à la prise de décision;
* Bonnes compétences en informatique;
* Flexibilité, capacité à travailler de façon autonome et respecter les délais

Langues requises / préférées:
* La maîtrise de l’anglais et du français parlés et écrits est requise

Informatique / Autres exigences:
* Compétence professionnelle complète dans Microsoft Office Suite, en particulier Word, Excel, PowerPoint

Normes de conduite professionnelle Les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans le Code de conduite de l’IRC - IRC Way. Ce sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs,lL’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et l’abus, la protection des enfants, un milieu de travail sans harcèlement, l’intégrité fiscale, la lutte contre la rétorsion, la lutte contre la traite des personnes et plusieurs autres.

Egalité entre les sexes: L’IRC s’engage à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre travail y compris les congés parentaux, les protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages et allocations de soutien.

Environnement de travail
Le poste - non accompagné - est basé à Bangui, RCA.

About the Organization

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries and 27 U.S. cities, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure.

Similar Jobs

More Jobs from this Organization

Search 12 Jobs from International Rescue Committee (IRC)