Directeur/Directrice de l'Unit des Affaires Administratives et due Budget (UAAB)

Job Description

Directeur/ Directrice de l’Unité des Affaires Administratives et du Budget (UAAB) – (OMRH), Port-au-Prince, Haiti

Profil de l’institution:

La modernisation de l’appareil administratif de l’État et la rénovation de la Fonction Publique constituent aujourd’hui un enjeu de politique publique de tout premier ordre. C’est la mission confiée à l’Office de Management et des Ressources Humaines (OMRH), organe de coordination stratégique à vocation interministérielle institué auprès du Premier Ministre, créé par le Décret du 17 Mai 2005,

Ce double mandat définit ses deux sphères de compétence. Au niveau de la Fonction Publique, l’OMRH est appelé à jouer à la fois le rôle d’organe régulateur pour encadrer la gestion des ressources humaines évoluant en son sein, de contrôle et de surveillance de l’application des lois et règlements qui la régissent et d’accompagnement des ministères et autres entités administratives qu’elle desserve dans l’amélioration de la gestion de leur personnel. L’ORMH apparaît ainsi comme l’outil institutionnel à la disposition de l’Exécutif pour conduire la politique de valorisation des ressources humaines de la Fonction Publique. L’OMRH a également pour tâches de travailler au renforcement de l’administration publique haïtienne et a alors la charge de conseiller le Gouvernement de la République et d’appuyer les ministères et autres organismes publics concernés dans l’élaboration et la mise en œuvre des projets de réformes structurelles et managériales visant l’amélioration de leur efficacité, une rationalisation accrue de l’appareil administratif national, l’allègement et la simplification des procédures administratives, une meilleure desserte de la population en services publics, le recours aux nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication. C’est, dans ce cas, l’instrument privilégié de l’État dans ses choix et pour ses actions de modernisation.

L’OMRH est organisé en Coordinations et Unités. Il comprend : 1) La Coordination de l’Administration Publique ; 2) La Coordination de la Fonction Publique ; 3) L’Unité des Affaires administratives et du Budget; 4) L’Unité de Communication et de Relations Publiques. 5) L’Unite de contrôle de la Gestion des Ressources Humaines

Résumé du Projet:

Lancé par USAID en novembre 2012, KONEKTE (KONesans E Konpetans TEknik) est un programme de trois ans conçu pour assister le gouvernement Haïti à augmenter les capacités au sein des ministères haïtiens en identifiant et plaçant des conseillers expérimentés aux postes clés. KONEKTE est un partenariat entre une firme haïtienne de ressources humaines et développement, Centre de Formation et d’Encadrement Technique (CFET), USAID et le Gouvernement d’Haïti (GOH) qui vise à renforcer les capacités locales pour créer une Haïti plus stable et viable. Le partenaire principale de KONEKTE au sein du GOH est l’Office de Management et des Ressources Humaines (OMRH). KONEKTE travaille en étroite collaboration avec l’OMRH pour identifier des conseillers de haut niveau à travers un processus de recrutement transparent et compétitif qui accorde la priorité aux compétences spécialisées des Haïtiens et de la diaspora haïtienne. Chaque Conseiller est placé dans un Ministère pour combler un écart de compétence. De plus, en accord avec les objectifs de l’initiative « USAID Forward », KONEKTE renforce la capacité de l’OMRH pour pouvoir assurer la pérennité des acquis de KONEKETE quand le programme arrive à sa fin.

Description du Poste: L’Office de Management et des Ressources Humaines (OMRH) avec l’appui technique de KONEKTE, un programme financé par l’USAID, recrute, en vue d’implémenter toutes les structures nécessaires susceptibles de guider les ministères et organismes, un(e) Directeur/ Directrice de l’Unité des Affaires Administratives et du Budget (UAAB)

Date d’Echéance: 21 Octobre 2015

Lieu et Durée du Poste : Le poste aura une durée de 12 mois et le candidat sera placé à l’OMRH.

Responsabilités:

• Préparer et assurer le suivi de tous actes relatifs à la gestion des ressources matérielles et financières de l’OMRH
• Elaborer le budget de l’OMRH et suivre son exécution
• Préparer le rapport trimestriel sur la situation comptable, budgétaire et d’inventaire de l’OMRH; le soumettre au Coordonnateur Général à des fins de transparence et d’analyse
• Faciliter le travail de la Cour Supérieure des Comptes et du Contentieux Administratif (CSC/CA), des vérificateurs IGF, des auditeurs externes (ULCC, UCREF), ou en mettant à leur disposition toute information et documentation nécessaire à leur travail
• Assurer le suivi des relations financières avec les différents bailleurs
• Assurer, tant à titre préventif que correctif, la gestion et l’entretien des biens meubles et immeubles ainsi que du matériel roulant de l’OMRH
• Fournir l’appui logistique et administratif aux différentes coordinations/unités de l’OMRH
• Veiller au respect des règlements internes de l’OMRH en matière de gestion des ressources matérielles et financières
• Assurer le traitement/suivi des dossiers soumis à la direction
• Assurer le contrôle et le suivi des dépenses effectuées
• Approuver les rapports financiers et comptables préparés par le Comptable
• Vérifier avec le comptable les pièces justificatives des dépenses
• Veiller au respect et à l’application des procédures établies par la Primature en matière de gestion administrative
• Assurer la gestion administrative (contrôle des présences, fiche de contrôle des véhicules, rapport des dépenses de carburant, inventaires, mission, etc.) et l’élaboration du planning des congés du personnel de l’UAAB.
• Faire preuve d’innovation dans la création des formes/formulaires et tout autre document de l’Unité. Adapter les fichiers suivant les besoins/exigences du bureau et de la Primature
• Assurer avec l’appui de la secrétaire de l’UAAB les services généraux (gestion des biens, gestion de l’archivage des documents, gestion de la logistique)
• Assurer avec le Responsable des Achats, la supervision du stock et le renouvellement des matériels à temps
• Rédiger tous documents financiers sollicités par la Primature tels que : Fiche d’Identification des Opérations (FIOP), Programme d’Investissement Public (PIP)…
• Superviser le travail des membres de l’UAAB / Participer à l’évaluation du personnel mis sous sa supervision
• Finaliser les plans, bilans, rapports de la direction avant transmission à la Coordination Générale
• Organiser régulièrement des rencontres avec le personnel de soutien afin d’assurer la bonne marche du bureau
• S’assurer de l’élaboration, de l’implantation et de la mise à jour de l’inventaire des biens meubles et immeubles du bureau / Vérifier la présence effective de ces biens sur les lieux de travail
• Participer à la gestion rationnelle, fonctionnelle et efficiente des véhicules et du carburant
• S’assurer de l’impeccabilité du lieu de travail en matière d’hygiène et de propreté /Travailler à maintenir un environnement de travail agréable avec le service minimum (reflétant la propreté et la sécurité au travail)
• Appuyer le Directeur des Ressources Humaines dans la réalisation d’activité à caractère social au sein du bureau (anniversaire d’employés, fête de fin d’année,…)
• Réaliser toute autre tâche qui lui sera confiée par le Coordonnateur Général en adéquation avec ses compétences

Qualifications:

• Qualifications et compétences techniques: Diplôme universitaire (Bacc+5) en Sciences Administratives/Administration des Affaires/Science Comptable: Avoir une formation solide en Administration. Etre familier(e) aux manuels et procédures comptables dans l’Administration Publique. Etre familier(e) avec les procédures d’acquisition de biens et services en conformité avec le Manuel de procédures et d’exécution de budget. Une bonne connaissance en informatiqe pour les programmes Word, Excel, Power Point, Access.
• Expérience spécifique: Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle dans un poste de responsabilité administrative. Une expérience dans l’administration publique haïtienne est un atout.

• Compétences personnelles: Dynamique, flexible, sens de leadership, esprit d’initiative et d’ouverture, autonomie, rigueur, sens des responsabilités, respect de l’horaire de travail, sens de discrétion; éthique professionnelle, sont des qualités requises pour le présent poste; Capacité à prendre des décisions de manière rapide et impartiale; Etre capable d’établir les priorités en matière de dépenses; Faire preuve de respect mutuel; intégrité et aptitude à travailler sur des dossiers requérant le secret professionnel; Motivation à travailler pour le Secteur Public. Démontrer un dévouement pour les activités du bureau. Capacité d’innovation et de négociation avec des entités étatiques. Capacité à collaborer avec d’autres experts. Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et sous pression.

• Compétences en informatique: Maîtrise de la Suite Office et autres logiciels bureautiques de base. Excellente capacité à présenter les fichiers comptables/administratifs lors des réunions.
• Compétences linguistiques: Maîtrise du français écrit et parlé. Des compétences avérées dans la formation, la rédaction et les présentations, ainsi que la capacité à exprimer clairement ses idées/prises de décisions lors des réunions. Aptitude à communiquer de manière claire et précise et bonne capacités d’analyse et d’identification des priorités. Excellente communication verbale et écrite en français. L’Anglais est un atout.

A noter: Le poste est local. Seuls les candidats ayant la citoyenneté Haïtienne sont admissibles à postuler. ** Les femmes sont fortement encouragées à postuler. L’offre salariale sera selon la grille de salaire utilisée dans la fonction publique haïtienne.

Pour postuler, prière de vous rendre sur notre site web: www.konekteprogram.org/fr/offres-demploi

Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

PI92029895

About the Organization

Since its establishment, MSI has performed more than 1500 consultancies, including work for multilateral agencies such as the World Bank, the Inter-American Development Bank, the African Development Bank, the Asian Development Bank, the Inter-American Development Bank, the Organization of American States, the Pan-American Health Organization, the African Development Foundation, the German Development Agency (GTZ), and over a dozen United Nations agencies, including the UN Secretariat, UNDP, UNICEF, UNHCR, and the World Food Program. MSI has provided services to over 20 US government agencies, among them the U.S. Agency for International Development (USAID), and the Departments of Agriculture, Interior, Commerce, and Health and Human Services. Other U.S. Government clients include the U.S. Peace Corps, the U.S. Economic Development Administration, NASA, FEMA, NOAA, and the Small Business Administration. MSI has worked directly for 17 foreign governments, 13 universities, U.S. and international private voluntary organizations, national civil society and non-governmental organizations, and a variety of private corporations. This work has included the design, implementation, and monitoring and evaluation of long-term initiatives, as well as the provision of technical assistance and training services in more than 130 countries around the world.