Ebola Medical Logistics Coordinator

Congo, The Democratic Republic of
Apply by 28 June 2018
Mid-level , Full-time staff position
Posted on 30 May 2018

Job Description

Requisition ID: req2036
Job Title: Ebola Medical Logistics Coordinator
Sector: Emergency Response
Employment Category: Fixed Term
Employment Type: Full-Time
Location: Congo, Democratic Republic of the

Job Description

Background
Founded in 1933, the International Rescue Committee is a prominent international organization working in relief, rehabilitation, protection, post-conflict development, resettlement services and advocacy for those uprooted or affected by violent conflict and oppression.

Deployment Scope and Responsibilities:
The Emergency Medical Logistics Coordinator will oversee procurement, coordination and management of all medical supplies for the Ebola Response in Mbandaka. S/he will report to the Co-Team Leader (Non-Clinical), and work closely with Co-Team Leader Clinical, Safety and Security Coordinator, Supply Chain Coordinator and Admin Team

Key Responsibilities and Deliverables
- Define in coordination with the Co-Team Leader (Clinical) the list of Essential Drugs List (EDL), medical equipment and material for the response,
- Prepare Procurement Request pertaining to pharmaceuticals, medical supplies, and equipment in coordination with the Co-Team Leader (Clinical)
- Coordinate with the Senior Pharmaceutical Procurement Manager (Global Supply Chain - GSC) on all pharmaceutical procurement components, including supplier assessments, selection, and contract
- Provide technical support and guidance to the SCC on pharmaceutical, medical supplies and equipment covering storage, and day-to-day management,
- Create and maintain robust, practical and comprehensive documentations (SOPs, assessments, protocols, and tools) related to medicine management and pharmaceutical care as necessary in coordination with Program and Supply chain based on industry best practices,
- Set up a functional drug management system, planning, and implementation in coordination with Co-Team Leader (Clinical) and SCC,
- Close cooperation with the Supply Chain Coordinator (SCC) on warehousing solution selection,
- Develop training materials and support the training of programs and operation staff,
- Define in coordination with Senior Pharmaceutical Procurement Manager (GSC) & SSC the pharmaceutical procurement, preparedness and contingency planning in negotiating vendors and partner’s agreements, including preliminary local market assessments, potential supply chains and an appraisal of their resilience, contingency stock management, customs clearance, pharmaceutical regulations assessment, Gift-in Kind or donation assessment/management, partner/Ministry of Health coordination, prioritization of stock, stock procurement strategy
- Support initiatives in improving access to quality medicines,
- Provide advice and support to senior management on medical logistics issues, and collaborate with staff on budgets, technical aspects of the program, and implementation mechanisms as required,
- Ensure safe disposable waste management procedures are in place
- Supervise medical warehouse officer

Historique :
International Rescue Committee (IRC) figure parmi les principales organisations mondiales dans le domaine d’aide humanitaire et de développement. Pendant 80 ans, IRC a été à l’avant plan de chaque grande initiative humanitaire pour assister les personnes déracinées par la guerre, la persécution ou un conflit civil. IRC fournit une assistance de sauvetage pour aider les gens à survivre et refaire leurs vies, les faisant passer d’une vie nuisible à une vie de paix à domicile. L’Unité de Préparation et Réponse aux Urgences de IRC (EPRU) mène les activités mondiales de préparation et réponse aux urgences de IRC. La mission de EPRU est d’assister à satisfaire les besoins de survie immédiats et réduire la souffrance des populations affectées par les conflits ou catastrophes naturelles pendant la phase critique d’une urgence.

Contexte:
Le Ministère de la Santé (MoH) de la République Démocratique du Congo (RDC) a déclaré une éruption de la maladie Ebola (Maladie à virus Ebola- EVD) dans la zone de santé de Bikoro dans la Province de l’Equateur, au nord-ouest de la RDC le 8 mai 2018. A la date du 18 mai, il y a eu 45 cas (14 cas confirmés, 10 cas suspects et 21 cas probables) dont 25 morts. A la date du 16 mai, la maladie s’est étendue à la zone urbaine de Mbandaka. IRC se prépare présentement à aider à contenir l’éruption de EVD dans la Province de l’Equateur en RDC. IRC va principalement se concentrer à fournir une assistance aux infrastructures des soins de santé primaires existants (PHC) en vue d’assurer une continuité sécurisée des services. Le soutien de IRC comprendra l’établissement de dépistage de EVD et mise en quarantaine à PHC, et aider à renforcer la prévention de l’infection et les pratiques de contrôle (IPC) dans les infrastructures.

Etendue de Déploiement et Responsabilités:
Le Coordinateur de Logistique Médical d’Urgence sera chargé de contrôler les approvisionnements, la coordination et la gestion de toutes les fournitures médicales pour la réponse à Ebola à Mbandaka. Il (elle) fera ses rapports à son collègue Chef d’Equipe (Non-Clinique), et travaillera en étroite collaboration avec son collègue Chef d’Equipe Clinique, le Coordinateur de Sécurité, le Coordinateur de la Chaîne d’approvisionnement et l’équipe de l’Administration.

Responsabilités principales:
- Définir avec son collègue Chef d’Equipe (Clinique) la liste des Médicaments Essentiels (EDL), des Equipements Médicaux et du matériel pour la réponse ;
- Préparer la Demande d’Approvisionnement en produits pharmaceutiques, fournitures médicales et équipements, en coordination avec son Collègue Chef d’Equipe (Clinique) ;
- Coordonner avec le Gestionnaire d’Approvisionnement Pharmaceutique Principal (Chaîne Générale d’Approvisionnement - GSC) sur tous les éléments d’approvisionnement pharmaceutique, y compris les évaluations, la sélection et les contrats des fournisseurs ;
- Assurer une assistance technique et guidance au SCC sur les fournitures pharmaceutiques et médicales et les équipements couvrant la conservation et la gestion quotidienne ;
- Créer et garder une documentation forte, pratique et complète (SOPs, évaluations, protocoles et instruments) en rapport avec la gestion des médicaments et les soins pharmaceutiques nécessaires en coordination avec le programme et la chaîne de fourniture à base de meilleures pratiques dans le domaine ;
- Etablir un système, une planification et une exécution efficaces dans la gestion des médicaments en coordination avec son Collègue Chef d’Equipe (Clinique) et le SCC ;
- Une étroite coopération avec le Coordinateur de la Chaîne de Fournitures (SCC) sur la sélection de solution de conservation ;
- Elaborer le matériel de formation et assurer la formation du personnel des programmes et des opérations ;
- Définir en coordination avec le Gestionnaire d’Approvisionnements Pharmaceutiques Principal (GSC) et le SSC le plan d’approvisionnement pharmaceutique, de préparation et les plans d’urgence en négociant les vendeurs et les accords des partenaires, y compris les évaluations préliminaires du marché local, les chaînes d’approvisionnement potentielles et une appréciation de leur stabilité, la gestion de leur stock d’urgence, le dédouanement, l’évaluation des règlements pharmaceutiques, l’évaluation/gestion de don-en nature ou donation, coordination avec le partenaire/Ministère de la Santé, la priorité accordée au stock et la stratégie d’approvisionnement du stock ;
- Soutenir les initiatives en améliorant l’accès aux médicaments de qualité ;
- Donner des conseils et assistance à la direction sur des problèmes de logistique médicale, et collaborer avec le personnel sur les budgets, les aspects techniques du programme et les mécanismes d’exécution nécessaires ;
- S’assurer que des procédures sécurisées de gestion des ordures sont en place ;
- Superviser l’agent d’entrepôt médical.

About the Organization

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries and 27 U.S. cities, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure.

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