Le responsable de la conformité

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Benin
Apply by 31 July 2018
Mid-level , Full-time staff position
Posted on 29 June 2018

Job Description

Overview

Management Sciences for Health (MSH) est à la recherche d’un responsable de la conformité des procédures, réglementations et politiques pour un programme quinquennal financé par l’USAID qui fournira des services de santé intégrés pour relever les défis systématiques qui entravent la prestation et l’adoption des services de santé au Bénin. Le programme se concentrera sur le renforcement durable des capacités locales afin de réduire la morbidité et la mortalité des mères, des nourrissons, des enfants et des adolescents. Il renforcera les capacités du gouvernement local, des responsables du secteur de la santé et des membres de la communauté pour assurer la disponibilité, l’adoption, la qualité, la durabilité et le financement des services de santé. Le programme soutiendra et renforcera également les systèmes de gestion et de gouvernance avec des approches adaptées aux besoins locaux et aux réalités contextuelles. Le responsable en charge des conformités sera basé à Porto Novo et sera supervisé par le Directeur de l’audit interne de MSH.

Le titulaire du poste veillera à ce que tout le personnel connaisse bien les politiques et procédures de l’USAID et MSH, et adhère à ces normes. Il identifiera les lacunes dans les systèmes de contrôle existants et formulera des recommandations pour les renforcer. Il / elle élaborera un plan pour examiner et évaluer l’efficacité et l’efficience des opérations, la fiabilité de l’information financière, la conformité avec les politiques MSH et les procédures opérationnelles normalisées (SOPs), les exigences de conformité des bailleurs de fonds, la législation béninoise et la sauvegarde des actifs. Il / elle planifiera, exécutera et fera le rapport sur les contrôles internes pour confirmer si les contrôles sont en place et efficaces. Il / elle effectuera également des revues et supervisera un système de contrôles ponctuels réguliers pour vérifier si MSH Bénin se conforme aux exigences de l’USAID et MSH. Il / elle présentera les résultats dans des rapports complets et des listes de contrôle, puis effectuera un suivi pour s’assurer que ses recommandations ont été mises en œuvre et respectées. Il / elle aidera également l’équipe de direction du projet à suivre les recommandations d’audit et les actions correctives des auditeurs internes et externes afin de vérifier que les recommandations ont été mises en œuvre et respectées.

Remarques:
Ce poste dépend du financement du projet. Possibilité de rejoindre l’équipe du projet au plus tard le 1er août 2018. Veuillez postuler avant le 31 juillet.

Responsabilités et Caractéristiques du Poste :

  1. Confirmer que toutes les activités financières et opérationnelles du projet sont conformes à la loi béninoise, aux règles et règlements des bailleurs de fonds et aux politiques et normes MSH.
  2. Élaborer un plan d’évaluation annuel comprenant des vérifications ponctuelles régulières, des outils d’évaluation, des normes, en tenant compte des considérations d’éthiques, et un calendrier pour évaluer toutes les fonctions du projet, y compris tous les bureaux régionaux sur une base régulière; et de revisiter les sites qui présentent un risque plus élevé.
  3. Tester les contrôles internes, en ciblant les zones à haut risque. Documenter la faiblesse et faire des recommandations, dans des rapports écrits, pour corriger les faiblesses.
  4. Surveiller, documenter et faire le rapport sur les progrès de la mise en œuvre des recommandations d’audit et des plans d’actions correctives sur une base trimestrielle. Les rapports trimestriels seront soumis a l’equipe de direction du projet et au siège de MSH .
  5. Examiner l’adéquation et la pertinence des contrôles internes dans le cadre des politiques de MSH Bénin.
  6. Identifier les lacunes dans les politiques, les procédures et les systèmes de contrôle interne et fournit des recommandations pour les renforcer. Suivre les recommandations pour confirmer qu’elles ont été mises en œuvre et respectées.
  7. Préparer les rapports détaillés de chaque évaluation / revue avec les résultats et les recommandations prioritaires. Présenter des rapports réguliers de vérification ponctuelle à l’équipe de direction du projet et au directeur de la vérification interne de MSH.
  8. Suivre les recommandations des auditeurs internes et externes pour vérifier que les recommandations ont été mises en œuvre et respectées.
  9. Se tenir au courant des lois, des directives et des tendances actuelles dans l’environnement juridique local et des ONG.
  10. Fournir une évaluation des risques pour le paysage financier et opérationnel. Identifier les événements à haut risque et à forte probabilité, et fournir le plan d’atténuation recommandé. Fournir des évaluations de risques ad hoc pour des scénarios spécifiques sur demande.
  11. Fournir des conseils ad hoc, en aidant le personnel à atteindre l’objectif d’établir des systèmes fiables de gestion des risques et de contrôle interne; offrir des conseils pratiques sur la meilleure façon de se conformer à la politique financière et aux lignes directrices des donateurs.

Stratégique :

  • Responsable de recommander des solutions pour l’efficacité des systèmes, procédures et processus commerciaux de MSH, conformément aux indicateurs de performance clés convenus et s’assurer que les accords de niveau de service sont respectés le cas échéant.
  • Autorité par délégation pour la prise de décision concernant les risques et la conformité, et est responsable de la gestion des réponses à l’audit interne et des demandes de renseignements émanant d’organismes de réglementation externes.
  • Effectuer un test des contrôles des fonctions de support pour s’assurer qu’ils sont conformes aux politiques et procédures de MSH et qu’ils fonctionnent efficacement.
  • Diffuser les politiques, systèmes et pratiques et fournir une formation et des conseils pour une gestion, de toutes les ressources financières conformément aux procédures de MSH et du bailleur (USAID, etc.) .
  • Facilite l’évolution d’une culture de gestion des risques de pointe et efficace à travers l’organisation, pour s’assurer que toutes les activités commerciales sont menées conformément aux politiques de MSH, aux réglementations sectorielles pertinentes, aux lois nationales et aux normes de gestion des risques.

Budgétisation, analyse financière et rapports du bailleur :

  • Travaille en étroite collaboration avec les équipes du programme pour assurer le plein respect des règles de gestion des contrats des donateurs et des normes de conformité des donateurs.
  • En coordination avec la COP, surveiller la performance et l’efficacité du projet en analysant / projetant les taux de dépenses mensuels et en mettant en évidence les domaines problématiques possibles.
  • Valider l’analyse des coûts mensuels et la mise à jour des ratios de coûts pour s’assurer que chaque bailleur supporte la bonne proportion des coûts.
  • Suivre et examiner les budgets en consultation avec les responsables du budget et l’équipe des finances; effectuer des examens détaillés de l’état des activités et donner son avis d’expert aux responsables du budget.
  • Participer a l’examen et l’analyse mensuels des rapports financiers et des rapprochements en portant une attention particulière à la façon dont les ressources peuvent être mieux affectées pour atteindre les objectifs du programme.
  • Supporter l’intégration des systèmes et fournir un soutien à la gestion du projet, au besoin.

Soutien à l’audit interne et externe :

  • Soutient la préparation et la conclusion réussie des activités de vérification interne et externe pour le chef de projet, le siège de MSH et pour le rapport d’audit annuel des bailleurs .
  • Mener des enquêtes ad hoc et confidentielles sur les violations de contrôle, selon les besoins, de temps à autre.
  • Examiner les commentaires de la direction sur les rapports de vérification et travailler à surveiller les progrès des plans de travail pour la mise en œuvre des recommandations découlant des vérifications internes et externes.
  • Évaluer l’efficience et l’efficacité avec lesquelles les ressources de l’entreprise sont déployées.
  • Examiner les systèmes et les procédures dans tous les secteurs d’activité et dans les bureaux extérieurs, en recommandant des améliorations aux processus et procédures existants.
  • En coordination avec les ressources humaines et l’unité des finances, superviser la génération de la paie exacte et opportune, et le paiement des retenues d’impôt à l’organisme gouvernemental approprié en temps opportun et conformément aux exigences des lois du pays.
  • Évaluer le degré de conformité de divers secteurs fonctionnels avec les politiques, les procédures, les plans, la législation et les mesures de surveillance convenues pour traiter les zones à risque élevé et / ou les défaillances de contrôle observées.

Gestion des contrats avec les bailleurs :

  • Assurer la compréhension des exigences administratives et financières des bailleurs pendant toute la durée de leur contrat .
  • Développer et maintenir des systèmes efficaces de suivi des rapports
  • Assurer le respect des politiques et procédures des bailleurs et de MSH.
  • Participer à des réunions régulières avec les organisations partenaires pour bien comprendre le contexte et l’environnement opérationnel; s’assurer que la relation de travail entre eux et MSH est positive, ouverte et propice à la réalisation des objectifs convenus. Faire preuve de Leadership et assurer une bonne coordination et le renforcement des capacités.
  • Concevoir des programmes de formation pour améliorer continuellement la capacité individuelle et organisationnelle d’assumer des responsabilités supplémentaires afin d’assurer les plus hautes normes de responsabilité, d’éthique et de conformité.
  • Soutenir l’orientation et la formation du nouveau personnel sur la gestion des contrats avec les bailleurs sur les systèmes, politiques et procédures de MSH. Cela peut inclure une formation en salle et / ou à distance lorsque cela s’avère nécessaire.
  • Développer, et maintenir la connaissance et la prise de conscience des objectifs stratégiques de MSH et des opérations internationales ainsi qu’une compréhension des implications de ceci sur les priorités de conformité du bailleur.
  • Superviser et encadrer le personnel de conformité sous sa supervision pour atteindre les objectifs organisationnels et individuels.

Compétences Requises :

  1. Diplôme universitaire supérieur (Bac+4 ou équivalent) en comptabilité, finance, audit, économie, administration des affaires.
  2. Au moins sept (7) années de postes à responsabilités croissantes au sein d’une équipe des opérations de finances et d’audit d’ONG avoir au moins trois ans d’expérience dans la gestion de la conformité. Expérience préalable en tant qu’auditeur préféré.
  3. Solides compétences analytiques et expérience des systèmes financiers requises. Maîtrise de MS Word, Excel, Access. Maîtrise des systèmes de comptabilité requise (QuickBooks préféré).
  4. Connaissance approfondie des règles et réglementations de l’USAID requises.
  5. Expérience dans les programmes de développement international préférée.
  6. Excellentes compétences en planification, en gestion et en organisation.
  7. Qualifié / certifié / membre d’un corps professionnel de la comptabilité ou de l’audit souhaité
  8. Leadership avéré- compétences interpersonnelles et de communication - capacité de négociation et de gestion des conflits.
  9. Parler couramment le français avec une maîtrise de l’anglais fortement préférée. Capacité à rédiger des rapports clairs et concis.
  10. Aptitude avérée à exercer une influence sur les activités de niveau supérieur. Prendre des initiatives et capable de travailler de manière indépendante ou en équipe;
  11. Faire preuve d’une bonne collaboration avec les membres des autres équipes, en répondant rapidement et avec précision aux questions et aux problèmes.
  12. Un fort engagement d’éthique envers des normes élevées de prestation de services.
  13. Toute autre tâche au besoin.

About the Organization

Management Sciences for Health, an international nonprofit organization, is dedicated to closing the gap between what is known and what is done about public health problems. MSH saves lives and improves health by helping public and private organizations throughout the world to effectively manage people, medicines, money, and information. Working from more than 30 country offices and our US headquarters, our staff from 65 nations is highly regarded for its technical expertise, integrity, and commitment to making a lasting difference in health.

Management Sciences for Health (MSH) is a nonprofit international health organization composed of more than 2,000 people from 73 nations. Their mission is to save lives and improve the health of the world’s poorest and most vulnerable people by closing the gap between knowledge and action in public health. Together with their partners, they are helping managers and leaders in developing countries to create stronger management systems that improve health services for the greatest health impact.


EXPERTISE


MSH takes an integrated approach to building high-impact sustainable programs that address critical challenges in leadership, health systems management, human resources, and medicines. Simply put, they support stronger health systems for greater health impact.


Their expertise in these areas falls into the broad categories of management functions—for example, leadership and governance or pharmaceutical management—and health areas like tuberculosis or maternal, newborn, and child health. They apply their expertise by

  • Partnering with governments, local organizations, and communities in developing nations to build their own capacity for long-term health impact;
  • Providing global leadership in critical areas of health management and health care delivery;
  • Bringing the best of MSH from around the globe to the people we serve, working as One MSH with a focus on lasting health system improvements.

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Leadership, Governance, & Management

They work with in-country partners to build stronger health systems to improve:

    • the management and leadership of priority health programs, health organizations, and multisectoral partnerships such as The Global Fund to Fight AIDS, Tuberculosis and Malaria, developing a critical mass of managers at all levels of the health system who can lead and inspire teams to achieve results;
    • the management systems of health organizations in the public and private sector, transferring practical approaches and skills to ensure that management structures contribute to sustainable organizational success;
    • the governance and management of health organizations and multisectoral partnerships, facilitating change and transferring knowledge to enable organizations to administer their resources efficiently and scale up their services.

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Health Service Delivery


MSH combines extensive public health expertise, proven service delivery approaches, and evidence-based interventions in five critical areas:

    • HIV & AIDS
    • Tuberculosis
    • Maternal, newborn, and child health
    • Family planning and reproductive health
    • Other communicable diseases, including malaria and pandemic and avian influenza

Human Resources for Health

MSH helps governments develop multisectoral strategies and policies to plan and manage their health workforces. We use a comprehensive approach that addresses all the facets of human resources for health needed to achieve an adequate supply of well-trained and motivated health workers. MSH offers capabilities in leadership, human resource management, education, partnerships, policy, and finance to achieve these goals.


Pharmaceutical Management


Vital to our success is a participatory approach to project design and implementation, which cultivates broad-based support from all stakeholders. We also build and improve infrastructure and local capacity to effectively purchase, store, deliver, and use quality essential medicines.

Health Care Financing


MSH helps governments and NGOs assess their current financial situation and systems, understand service costs, and develop initiatives to use existing funds more effectively and generate additional revenue—all with the goal of supporting a nation’s health priorities.

Health Information


MSH has developed proven methods for rapidly strengthening the analysis and use of existing health data—normally at the province, district, and facility levels—without revising existing recording and reporting requirements. With an emphasis on learning through action, district teams undertake assessments of health services, identify gaps in performance, and design solutions to support better decision-making and, therefore, better management of improved services.


MSH has worked closely with the Health Metrics Network of the WHO to develop a comprehensive approach for enhancing the performance of health information systems and data by employing a practical, strategic planning process that can be carried out by national working groups.

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