Logistics and Procurement Assistant, USAID/OTI Colombia Bogotá

  • Posted on 11 February 2020
  • Save for later

Job Description

Logistics and Procurement Assistant, USAID/OTI Colombia

Bogotá

Project Summary:

The OTI/Colombia program is aimed at helping the Colombian government install its own flexible and efficient rapid response capacity for quick wins; jump starting peace implementation in the most critical national security geographies, and provide punctual, strategic technical assistance across all three levels of government.

Position Summary:

The Logistics and Procurement Assistant (LPA) is part of the procurement team of Colombia Transforma. The position will be based in Bogotá, under the supervision of the procurement specialist (PS). The LPA supports the PS in requesting quotes for purchases, completing the selection matrix, legal documents of suppliers, physical and electronic archiving, coordination of material deliveries to beneficiaries of the program, coordination of logistics under activities, preparation of documents for requests for advances and payments, in coordination with the PS. Excellent oral and written communication skills are required, as well as excellent software and file management, knowledge of procurement processes, and recruitment.

**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.**

Responsibilities:

  • Provide administrative support for logistics and procurement activities as requested by the program team or the PS and Procurement Manager (PM).
  • Support the Program Team (EP), in obtaining quotations during the structuring phase of the budgets for the Activities.
  • Prepare and launch the Request for Proposals, receive the proposals and fill out the selection matrix.
  • Document all the processes of request of quotation and to archive all the documents that support it, in electronic means in the folder of each Activity. Organize, scan and archive information related to purchases on Transforma server and administrative activities as needed.
  • Conduct Verification in Lists (ATVs), suppliers and subcontractors.
  • Coordinate with the GS, PS and GA Purchasing requests.
  • Help maintain an up-to-date list of suppliers and subcontractors.
  • Effectively serve as liaison between the Program Team (EP) the PS and the finance area team to provide the documentation needed to issue the payments related to the activities.
  • Support the tracking of procurement processes to advance in accordance with the implementation plan of each activity.
  • Attend field meetings and other meetings and provide note-taking support as requested.
  • Support in the verification and delivery of materials and equipment to the beneficiaries under agreements in kind.
  • Support coordination of activities that require logistics (events, workshops, transportation, food, lodging).
  • Assist with special projects and tasks in support of PS, EP and other members of the procurement team, as needed.
  • Any other duty that the PS or PM may determine.
  • Maintain absolute discretion and professionalism regarding all confidential matters related to the performance of their duties.
  • Develop and maintain cordial, open professional relationships with other members of the field program team.
  • Arrange travel at local or national level as required.
  • Track the status of all executed and running processes.

Qualifications:

  • Minimum one year of experience working with NGOs or Development Programs.
  • Professional or student in administration or other related discipline.
  • Experience in administrative and / or financial management.
  • Experience in procurement, preferably with USAID programs.
  • Skills in handling Excel and Word.
  • Ability to keep in execution and control several processes and / or simultaneous activities.
  • Experience working in remote and complex areas.
  • Excellent communication skills are required as well as: a) proactive problem-solving skills independently and with teams, b) a strong service orientation, and c) adaptation to change and emotional intelligence.
  • Ability to work effectively and collegially under pressure in a stressful environment and with colleagues from different backgrounds.
  • Disposition to follow instructions and procedures.
  • Preferred English language skills, but not mandatory.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

To apply: Please visit our website, www.msiworldwide.com

Asistente de Logística y Compras, USAID/OTI Colombia Transforma, Bogotá

Perfil de la Compañía:

MSI, una compañía de Tetra Tech, es una compañía de desarrollo internacional en el área metropolitana de Washington, D.C. con una trayectoria de 35 años ayudando a proporcionar resultados en todos los países en desarrollo. Nuestra experiencia principal es en los campos de seguimiento y evaluación (M&E), el desarrollo institucional, la gestión del sector público, la gobernabilidad y anti-corrupción. MSI implementa cerca de 100 proyectos en 90 países, como Jordania, Marruecos, Líbano, Siria, Pakistán, Afganistán, Colombia, y México. Como una de las empresas líderes en nuestro campo, MSI ha trabajado con más de 80 organizaciones de todos los sectores de desarrollo internacional con clientes que van desde grandes donantes bilaterales y multilaterales, como la USAID, el Banco Mundial y el PNUD a los gobiernos nacionales y locales, las ONG, centros de investigación, fundaciones y universidades. Para obtener más información sobre MSI, por favor visite nuestro sitio Web en www.msiworldwide.com.

Resumen del Proyecto:

El programa OTI/Colombia está dirigido a ayudar el gobierno colombiano instalar su propia flexible, y eficiente capacidad de respuesta rápida para victorias rápidas; iniciar la implementación de la paz en las geografías de seguridad nacional más importantes, y proporcionar asistencia técnica puntual y estratégica a los tres niveles de gobierno.

Resumen del Cargo:

El Asistente de Logística y Adquisiciones (LPA por su abreviatura en inglés) es parte del equipo de gestión de adquisiciones de Colombia Transforma. La posición está basado en Ocaña, Norte de Santander, bajo la supervisión del Especialista en Adquisiciones (PS, por su abreviatura en inglés). El LPA apoya al PS, en la solicitud de cotizaciones para compras, matriz de selección, documentos legales de proveedores, archivo físico y electrónico, coordinación de entregas de materiales a beneficiarios del programa, coordinación de logística bajo actividades, elaboración de documentos para solicitudes de anticipos y pagos, en coordinación con los especialistas de adquisiciones (PS). Se requieren excelentes cualidades de comunicación orales y escritas, así como un excelente manejo de software y archivos, conocimientos de procesos de compras y contratación.

*Tenga en Cuenta: Esta es una posición local. Solo candidatos Colombianos serán considerados.*

Responsabilidades:

  • Brindar apoyo administrativo para actividades logísticas y de adquisiciones, según lo solicitado por el equipo del programa o por los PS y el Gerente Adquisiciones (PM por sus siglas en inglés).
  • Apoyar al Equipo Programático (EP), en la obtención de cotizaciones durante la fase de estructuración de los presupuestos para las Actividades.
  • Preparar y lanzar las Solicitud de cotizaciones, recibir las propuestas y diligenciar la matriz de selección.
  • Documentar todos los procesos de solicitudes de cotización y archivar todos los documentos que lo soportan, en medios electrónicos en la carpeta de cada Actividad. Organizar, escanear y archivar la información relacionada con las compras en el servidor Transforma y las actividades administrativas según sea necesario.
  • Realizar la verificación en listas (ATV por sus siglas en inglés), de los proveedores y subcontratistas.
  • Coordinar con PS las solicitudes de Compras.
  • Ayudar a mantener una lista actualizada de los proveedores y subcontratistas.
  • Servir de manera efectiva como enlace entre el Equipo Programático (EP) el PS y el equipo del área de finanzas para proporcionar la documentación necesaria para emitir los pagos relacionados con las actividades.
  • Apoyar el rastreo de los procesos de compras para que avancen de acuerdo con el plan implementación de cada actividad.
  • Asistir a reuniones de campo y demás reuniones y prestar apoyo en la toma de notas según se solicite.
  • Apoyar en la verificación y entrega de materiales y equipos a los beneficiarios bajo convenios en especie.
  • Apoyar en la coordinación de actividades que requiera logística (eventos, talleres, transporte, alimentación, hospedaje).
  • Ayudar con proyectos especiales y tareas en apoyo del PS, el EP y otros miembros del equipo de compras, según sea necesario.
  • Cualquier otro deber que podrá determinar el PS o PM.
  • Mantener absoluta discreción y profesionalismo respecto de todos los asuntos confidenciales, relacionados con el desempeño de sus funciones.
  • Desarrollar y mantener relaciones cordiales, abiertas profesionales con los otros miembros del equipo del programa de campo.
  • Hacer desplazamientos a nivel local o nacional según sea requerido.
  • Hacer seguimiento del estado de todos los procesos ejecutados y en ejecución.

Calificaciones:

  • Mínimo un año de experiencia relacionada trabajando con ONGs o Programas de desarrollo.
  • Profesional o estudiante en administración u otra disciplina relacionada.
  • Experiencia en gestión administrativa y / o financiera.
  • Experiencia en compras, preferentemente con programas de USAID.
  • Habilidades en el manejo de Excel y Word.
  • Capacidad para mantener en ejecución y controlar varios procesos y / o actividades simultáneas.
  • Experiencia trabajando en áreas remotas y complejas.
  • Se requieren excelentes habilidades de comunicación, así como: a) habilidades proactivas de resolución de problemas de forma independiente y con equipos, b) una fuerte orientación al servicio, y c) adaptación al cambio e inteligencia emocional.
  • Capacidad para trabajar de manera efectiva y colegiada bajo presión en un ambiente estresante y con colegas de diferentes orígenes.
  • Disposición a seguir instrucciones y procedimientos.
  • Habilidades en el idioma inglés preferido, pero no obligatorio.

Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

Para aplicar: www.msiworldwide.com

About the Organization

Company Profile:

MSI, a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world. Our core expertise is in the fields of monitoring and evaluation (M&E), institutional development, public sector management, governance and anti-corruption. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Jordan, Kenya, Indonesia, Syria, Pakistan, Afghanistan, Ukraine, Colombia and Mexico. As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with organizations across all sectors of international development to support clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the United Nations Development Program to national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Similar Jobs