Logistics Fleet Officer

Job Description

Job Description

Program Description:

The five-year USAID Vikina Resilience Food Security Activity is designed to increase the resilience and food security of economically vulnerable and marginalized households in the Grand Southeast of Madagascar. 

Position Description:

CNFA is currently seeking a Logistics Fleet Officer for the USAID-funded Vikina Resilience Food Security Activity. The Logistics Fleet Officer is a key member of the Operations team and will lead a range of logistical and operational responsibilities; specifically, the overall management of the vehicles and motorbikes fleets, including maintenance, scheduling, reporting, and monitoring and ensuring compliant asset use per CNFA policies.

This position is based in Farafangana, Madagascar.

Duties and Responsibilities:

• Fuel management:
• Manage fuel, check the log sheets, and analyze and reconcile fuel usage against trips undertaken.
• Update fleet registers/files of all vehicles such as recording mileage, fuel receipts.
• Fleet scheduling:
• Collect necessary information through transport requests to assess the transportation needs and coordinate the weekly movement schedules.
• Ensure that the daily drivers’ schedules for CNFA are available and updated.
• Monitor, supervise and delegate duties to drivers.
• Test driving of drivers and other staff authorized to drive project vehicles.
• Verify the analyzed vehicle logbooks and reconcile with the satellite tracking system and the work plans
• Fleet maintenance:
• Manage the routine care, control and maintenance of the vehicle fleet and keep records of vehicle documents.
• Facilitating refueling and repair of vehicles and generators as and when the need arise.
• Fleet compliance:
• Ensure that all vehicles are properly registered, insured, road worthy and licensed
• Ensure that all vehicles are handled according to the Vehicle Policy, mileage recording and observing of parking time limits as well as vehicle cleaning
• Updating tollgate cards
• Keep safety and security personnel informed about any concerns or problems regarding fleet
• Report any illegitimate misuse of program resources/vehicles
• Prepare vehicle accidents and incidents reports, and claim forms
• Undertake other tasks as assigned.

Description du projet

Le projet de Sécurité alimentaire Vikina financé par l’USAID est conçu pour accroître la résilience et la sécurité alimentaire des ménages économiquement vulnérables et marginalisés dans le Grand Sud-Est de Madagascar. Vikina est mise en œuvre par CNFA.

Description du poste:

CNFA cherche un Responsable de la Flotte Logistique. Le Responsable de la Flotte Logistique est un membre clé de l’équipe des opérations et dirigera plusieurs de responsabilités logistiques et opérationnelles ; plus précisément, la gestion globale des flottes de véhicules et de motos, y compris la maintenance, la planification, le reporting, la surveillance et la garantie d’une utilisation conforme des actifs conformément aux politiques du CNFA.

Ce poste sera basé à Farafangana, Madagascar.

Taches et responsabilités :

• La gestion du carburant:
• Gérez le carburant, vérifiez les journaux de bord, analysez et rapprochez la consommation de carburant avec les déplacements effectués.
• Mettre à jour les registres/fichiers de flotte de tous les véhicules, tels que l’enregistrement du kilométrage et des reçus de carburant.
• La planification de la flotte:
• Recueillir les informations nécessaires via les demandes de transport pour évaluer les besoins de transport et coordonner les horaires de mouvement hebdomadaires.
• Veiller à ce que les horaires quotidiens des chauffeurs du CNFA soient disponibles et mis à jour.
• Surveiller, superviser et déléguer des tâches aux conducteurs.
• Essais de conduite des chauffeurs et autres personnels autorisés à conduire les véhicules du projet.
• Vérifier les journaux de bord des véhicules analysés et concilier avec le système de suivi par satellite et les plans de travail
• L’entretien de la flotte:
• Gérer les soins de routine, le contrôle et la maintenance de la flotte de véhicules et tenir des registres des documents du véhicule.
• Faciliter le ravitaillement en carburant et la réparation des véhicules et des générateurs en cas de besoin.
• La conformité de la flotte:
• Assurez-vous que tous les véhicules sont correctement immatriculés, assurés, en bon état de marche et immatriculés
• Veiller à ce que tous les véhicules soient manipulés conformément à la politique des véhicules, à l’enregistrement du kilométrage et au respect des limites de temps de stationnement ainsi qu’au nettoyage des véhicules.
• Mise à jour des cartes de péage 
• Tenir le personnel de sûreté et de sécurité informé de toute préoccupation ou problème concernant la flotte
• Signaler toute utilisation abusive illégitime des ressources/véhicules du programme 
• Préparer les rapports d’accidents et d’incidents de véhicules et les formulaires de réclamation
• Entreprendre d’autres tâches selon les besoins.

Job Requirements

• Bachelors’ degree in transport, logistics, administration, or related area of study.
• Minimum of 5 years’ experience in a similar position; experience working on USAID or other donor-funded programs preferred.
• Clean driver’s license; defensive driving experience preferred.
• Excellent organizational skills and attention to detail.
• Strong communication skills.
• Proficiency in English and French.

All interested and qualified Candidate can send their application (motivation letter, updated CV, certificates and references) documents to: vikina@cnfamada.org no later than 16 December 2024.  Please quote the job title in the subject.  Only candidates selected for interview will be notified.

CNFA is an Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment and will not be discriminated against on the basis of race, color, religion, sex, sexual orientation, national origin, age, disability, or protected veteran status. CNFA takes affirmative action in support of its policy to advance in employment individuals who are minorities, women, protected veterans, and individuals with disabilities.

Qualifications requises:

• Baccalauréat en transport, logistique, administration ou domaine d’études connexe.
• Au moins 5 ans d’expérience ; expérience de travail avec l’USAID ou d’autres programmes financés par des donateurs préférée.
• Permis de conduire propre ; expérience de conduite défensive préférée.
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail.
• Solides compétences en communication.
• Maîtrise de l’anglais et du français.

Tous les candidats intéressés et qualifiés peuvent envoyer leurs documents de candidature (lettre de motivation, CV mis à jour, certificats et références) à : vikina@cnfamada.org au plus tard le 16 décembre 2024. Veuillez indiquer le titre du poste dans l’objet. Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront informés.

CNFA est un employeur garantissant l’égalité des chances. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour l’emploi et ne seront pas discriminés en raison de leur race, de leur couleur, de leur religion, de leur sexe, de leur orientation sexuelle, de leur origine nationale, de leur âge, de leur handicap ou de leur statut d’ancien combattant protégé. CNFA prend des mesures positives pour soutenir sa politique visant à faire progresser dans l’emploi les personnes appartenant à des minorités, les femmes, les anciens combattants protégés et les personnes handicapées.s

CNFA IS PROUD TO BE AN EQUAL OPPORTUNITY EMPLOYER It is the policy of CNFA to provide equal employment opportunity to all persons, regardless of age, race, religion, color, national origin, gender identity, genetic information, sex, sexual orientation, political affiliation, marital status, non-disqualifying physical or mental disability, membership or non-membership in an employee organization, veteran status, or on the basis of personal favoritism or other non-merit factors, except where otherwise provided by law. 

REASONABLE ACCOMODATION & CONTACT INFORMATION CNFA provides a reasonable accommodation to qualified individuals with disabilities. Please contact the CNFA Home Office Human Resources Department via email at accomodation@cnfa.org or via phone at 202-296-3920 if you require a reasonable accommodation to apply for a job with us.

About the Organization

Cultivating New Frontiers in Agriculture (CNFA), an international development organization, specializes in designing sustainable, market-led agricultural initiatives. They build strong local and global partnerships, incorporate innovative approaches into their programs, and foster inclusive development to offer enhanced opportunities to under-served groups. Since 1985, CNFA has managed more than $510 million in donor-funded agriculture development programs and has worked in 42 countries across the world in Africa, Eastern Europe, Latin America and the Caribbean, the Middle East, and South and Central Asia.

Their staff is dedicated to improving lives around the world. This strong concern carries over to the way CNFA manages its employee relations. Not only do they value their employees, but they recognize that satisfied people supporting their organization is the key to implementing their work.

CNFA has grown to nearly 40 employees in Washington, DC and 180 worldwide. They empower staff to take on new initiatives, nurture each individual’s goals, skills and interests.