Responsable Administratif Poste basé a Porto Novo

Benin
Apply by 31 August 2018
Mid-level , Full-time staff position
Posted on 9 July 2018

Job Description

Overview

Management Sciences for Health (MSH) est à la recherche d’un Responsable Administratif pour un programme quinquennal financé par l’USAID qui fournira des services de santé intégrés pour relever les défis systématiques qui entravent la prestation et l’adoption des services de santé au Bénin. Le programme se concentrera sur le renforcement durable des capacités locales afin de réduire la morbidité et la mortalité des mères, des nourrissons, des enfants et des adolescents. Il renforcera les capacités du gouvernement local, des responsables du secteur de la santé et des membres de la communauté pour assurer la disponibilité, l’adoption, la qualité, la durabilité et le financement des services de santé. Le programme soutiendra et renforcera également les systèmes de gestion et de gouvernance avec des approches adaptées aux besoins locaux et aux réalités contextuelles. Le Responsable Administratif sera basé à Porto Novo et sera supervisé par le Directeur des finances et de l’administration.

Le responsable administratif est chargé de superviser les installations et les opérations du bureau. Il / elle travaille pour assurer un lieu de travail propre, gérer toutes les fournitures de bureau, et la gestion des stocks. Il s’assure que le bureau fonctionne efficacement en fournissant un service de haute qualité au projet dans le cadre des lois locales, des politiques et procédures de MSH, et des exigences des bailleurs.

Specific Responsibilities

Gestion du bureau

  • Effectuer et surveiller régulièrement les activités administratives du bureau pour assurer un soutien conforme aux procédures et processus définis.
  • Gérer la maintenance du bâtiment et du générateur, et la sécurité générale du bureau.
  • Assurer la sécurité du personnel, y compris les contrôles et les plans d’incendie et de sécurité; organiser des exercices d’urgence et pratiquer l’évacuation; répondre aux urgences du bureau.
  • Identifier les réparations nécessaires et coordonner les travaux de réparation (plomberie, électricité, etc.).
  • Gérer les accords et les relations avec les fournisseurs (par exemple, nettoyage, réparations électriques, sécurité, entre autres).
  • Effectuer un suivi régulier des factures et assurer leur paiement rapide.
  • Conserver les dossiers du bureau, s’assurer que toutes les correspondances sont correctement copiées et classées conformément au système d’archivage et à la politique de conservation des dossiers.
  • S’assurer que les fournitures de bureau sont achetées, que les stocks sont correctement surveillés et que les paiements aux fournisseurs de services de bureau et aux fournisseurs sont traités afin d’éviter les interruptions de service.
  • S’assurer que toutes les fonctions du bureau sont surveillées, y compris la réception, le nettoyage et la sécurité .
  • Aider à accueillir les visiteurs et les nouveaux employés conformément aux procédures établies
  • Travailler avec l’équipe de direction pour planifier les réunions du personnel du bureau et d’autres réunions.

Gestion des actifs, des biens et des stocks

  • Responsable de la gestion immobilière et des inventaires. Assurer qu’un registre complet des biens, des équipements, et des stocks (registre des biens) est tenu conformément aux politiques de MSH et aux règlements des bailleurs. Assurer que les ressources sont allouées et signées correctement et effectuer une vérification périodique des ressources.
  • Effectuer la revue des inventaires et leur mise à jour de façon trimestrielle.
  • Développer et gérer un système pour assurer la garde et l’utilisation efficiente de toutes les propriétés de MSH dans le pays , y compris une assurance adéquate des biens.
  • Assurer que les équipements sont disponibles et entretenus régulièrement
  • Assurer qu’une sécurité et une surveillance adéquates sont en place pour protéger tous les biens sur les lieux.
  • Aider à la coordination des réclamations d’assurance pour les biens endommagés, perdus ou volés

Support général

  • Fournir un soutien et un service de haute qualité au personnel du projet.
  • Aider à atténuer les risques et à rectifier les difficultés identifiées.
  • Assurer la supervision des chauffeurs et gérer leur performance.
  • Veiller à ce que les activités de bureau soient régies selon les normes les plus strictes en matière d’éthique personnelle et professionnelle, conformément aux directives de MSH.
  • Effectuer d’autres tâches qui peuvent être assignées
Qualifications and Experience

Compétences Requises :

  1. Diplôme (Bac+2/3) en administration ou dans un domaine similaire.
  2. 3 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire.
  3. Solides compétences en communication administrative, organisationnelle, écrite et verbale.
  4. Excellentes compétences interpersonnelles; aptitude démontrée à interagir professionnellement avec divers partenaires .
  5. Compétences avérées pour évaluer les priorités et gérer une variété d’activités dans un environnement sensible au temps et respecter les délais.
  6. Aptitude à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives et à apprendre des procédures complexes.
  7. Expérience confirmée de la gestion d’un bureau et capacité à travailler en équipe.
  8. Connaissance de la réglementation des bailleurs préférée.
  9. Compétences informatiques: Microsoft Office préféré, avec la possibilité d’apprendre de nouveaux logiciels.
  10. Bonnes capacités de supervision et de résolution de conflits.

About the Organization

Management Sciences for Health, an international nonprofit organization, is dedicated to closing the gap between what is known and what is done about public health problems. MSH saves lives and improves health by helping public and private organizations throughout the world to effectively manage people, medicines, money, and information. Working from more than 30 country offices and our US headquarters, our staff from 65 nations is highly regarded for its technical expertise, integrity, and commitment to making a lasting difference in health.

Management Sciences for Health (MSH) is a nonprofit international health organization composed of more than 2,000 people from 73 nations. Their mission is to save lives and improve the health of the world’s poorest and most vulnerable people by closing the gap between knowledge and action in public health. Together with their partners, they are helping managers and leaders in developing countries to create stronger management systems that improve health services for the greatest health impact.


EXPERTISE


MSH takes an integrated approach to building high-impact sustainable programs that address critical challenges in leadership, health systems management, human resources, and medicines. Simply put, they support stronger health systems for greater health impact.


Their expertise in these areas falls into the broad categories of management functions—for example, leadership and governance or pharmaceutical management—and health areas like tuberculosis or maternal, newborn, and child health. They apply their expertise by

  • Partnering with governments, local organizations, and communities in developing nations to build their own capacity for long-term health impact;
  • Providing global leadership in critical areas of health management and health care delivery;
  • Bringing the best of MSH from around the globe to the people we serve, working as One MSH with a focus on lasting health system improvements.

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Leadership, Governance, & Management

They work with in-country partners to build stronger health systems to improve:

    • the management and leadership of priority health programs, health organizations, and multisectoral partnerships such as The Global Fund to Fight AIDS, Tuberculosis and Malaria, developing a critical mass of managers at all levels of the health system who can lead and inspire teams to achieve results;
    • the management systems of health organizations in the public and private sector, transferring practical approaches and skills to ensure that management structures contribute to sustainable organizational success;
    • the governance and management of health organizations and multisectoral partnerships, facilitating change and transferring knowledge to enable organizations to administer their resources efficiently and scale up their services.

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Health Service Delivery


MSH combines extensive public health expertise, proven service delivery approaches, and evidence-based interventions in five critical areas:

    • HIV & AIDS
    • Tuberculosis
    • Maternal, newborn, and child health
    • Family planning and reproductive health
    • Other communicable diseases, including malaria and pandemic and avian influenza

Human Resources for Health

MSH helps governments develop multisectoral strategies and policies to plan and manage their health workforces. We use a comprehensive approach that addresses all the facets of human resources for health needed to achieve an adequate supply of well-trained and motivated health workers. MSH offers capabilities in leadership, human resource management, education, partnerships, policy, and finance to achieve these goals.


Pharmaceutical Management


Vital to our success is a participatory approach to project design and implementation, which cultivates broad-based support from all stakeholders. We also build and improve infrastructure and local capacity to effectively purchase, store, deliver, and use quality essential medicines.

Health Care Financing


MSH helps governments and NGOs assess their current financial situation and systems, understand service costs, and develop initiatives to use existing funds more effectively and generate additional revenue—all with the goal of supporting a nation’s health priorities.

Health Information


MSH has developed proven methods for rapidly strengthening the analysis and use of existing health data—normally at the province, district, and facility levels—without revising existing recording and reporting requirements. With an emphasis on learning through action, district teams undertake assessments of health services, identify gaps in performance, and design solutions to support better decision-making and, therefore, better management of improved services.


MSH has worked closely with the Health Metrics Network of the WHO to develop a comprehensive approach for enhancing the performance of health information systems and data by employing a practical, strategic planning process that can be carried out by national working groups.

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