Responsable de l'administration et des finances

Benin
Apply by 31 August 2018
Mid-level
Posted on 29 June 2018

Job Description

Overview

Management Sciences for Health (MSH) est à la recherche d’un responsable de de l’administration et des finances(F&A) pour un programme quinquennal financé par l’USAID qui fournira des services de santé intégrés pour relever les défis systématiques qui entravent la prestation et l’adoption des services de santé au Bénin. Le programme se concentrera sur le renforcement durable des capacités locales afin de réduire la morbidité et la mortalité des mères, des nourrissons, des enfants et des adolescents. Il renforcera les capacités du gouvernement local, des responsables du secteur de la santé et des membres de la communauté pour assurer la disponibilité, l’adoption, la qualité, la durabilité et le financement des services de santé. Le programme soutiendra et renforcera également les systèmes de gestion et de gouvernance avec des approches adaptées aux besoins locaux et aux réalités contextuelles. Le poste de responsable F&A sera basé à Atakora et relèvera du coordonnateur du Nord.

Le responsable F&A fournira un soutien de haut niveau en gestion financière et en gestion des opérations ainsi que des services de gestion des contrats et des subventions. Il veille à ce que les fonctions financières et opérationnelles soutiennent la mise en œuvre rapide et efficace de l’equipe technique du projet. Il / elle fournit des conseils pour aider le chef de projet à s’assurer que les ressources sont allouées et utilisées conformément aux exigences contractuelles, aux règlements applicables et aux normes et procédures appropriées. Le responsable F&A assurera la liaison avec les chefs de projet, les partenaires locaux, l’USAID et le siège de MSH concernant tous les aspects de la mise en œuvre du programme ( contractuels, gestion des risques, partage des coûts, gouvernance et autres questions financières et administratives). Il / elle travaillera avec l’équipe du projet pour s’assurer que toutes les dépenses, les paiements, les achats, la gestion des véhicules sont effectués conformément aux normes et règlements de l’USAID et MSH. Le responsable F & A fournit de l’expertise sur tous les aspects du budget, de la surveillance des dépenses, des rapports financiers et des contrats afin d’assurer une mise en œuvre rapide et efficace des activités du programme dans la région du Nord.

Responsabilités et Caractéristiques du Poste :

Le responsable F&A supervisera la gestion financière du projet. Cela comprend la surveillance des achats, des subventions, de la construction, de la logistique, des ressources humaines, de la comptabilité et des finances, ainsi que des dossiers. Cette personne sera responsable de la gestion du budget du contrat et de la préparation des rapports financiers à soumettre à l’USAID. Il / Elle s’assurera que les fonds dépensés sont conformes aux règlements et aux politiques du gouvernement américain. Il mettra en œuvre des pratiques d’atténuation de la fraude et veillera à ce que les systèmes et les procédures soient respectées

Direction financière:

  • Diriger le processus d’élaboration du budget annuel du programme, qui comprend la gestion du plan de travail annuel, du budget de la vie du projet et des activités, et assurer la conformité des dépenses du programme avec les budgets approuvés; s’assurer de la cohérence, de l’inclusion et de l’exactitude des coûts et de leur conformité aux politiques et pratiques convenues, et travailler avec le personnel à l’élaboration de budgets pour les activités techniques. Réviser l’ensemble et les sous-budgets pendant l’année conformément au plan de travail.
  • Maintenir des systèmes de suivi budgétaire du programme incluant des données financières et contractuelles. Fournir des analyses de pipeline routinières comme demandé. De plus, effectuer une analyse financière de routine sur les dépenses du programme, documenter et surveiller le rendement global, analyser les tendances, cerner les lacunes afin d’assurer une gestion efficace et efficiente du projet
  • Responsable de la coordination des activités de gestion des contrats. Travailler avec le personnel du programme, le bureau local de MSH et les partenaires pour rédiger, gérer et surveiller la mise en œuvre des contrats. Fournir des rapports d’étape de routine à l’équipe de gestion du programme.
  • Aider le siège de MSH à préparer les budgets et les amendements budgétaires à soumettre à l’USAID.
  • Surveiller les ajustements au budget annuel chaque fois que cela est nécessaire.
  • Coordonner les demandes mensuelles de fonds, en fonction des prévisions budgétaires et des flux de trésorerie, afin de s’assurer que le programme dispose de tous les fonds nécessaires pour les opérations.
  • Passer en revue les bons de commande et obtenir l’approbation avant d’émettre les bons de commande pour l’achat de biens et de services commerciaux dans le cadre des seuils convenus.
  • S’assurer que tout le personnel du programme est formé aux règles et règlements de l’USAID et à la conformité avec l’accord de coopération ou le contrat.

Administration:

  • Collaborer avec le coordonnateur nord et les autres membres du personnel du projet pour: a) s’assurer que les activités et les opérations de gestion sont mises en œuvre conformément à la mission, aux valeurs et aux politiques de MSH, aux procédures opérationnelles normalisées et aux lois et règlements locaux; (b) préserver la réputation de MSH - en matière Financière et contractuelle.
  • Soutient la gestion du projet en alignant le personnel, les systèmes et les autres ressources sur le plan de travail et le budget annuels pour fournir un soutien administratif de qualité, adaptés au lois locales, correspondant aux ressources disponibles, et avec des contrôles internes adéquats.
  • Assurer la soumission ponctuelle des rapports administratifs et financiers à l’équipe de direction et au bureau des opérations de MSH.
  • Assurer la supervision administrative du personnel de soutien du projet et leur fournir de l’assistance (y compris des réunions régulières, des évaluations formelles, de la formation, du coaching et du soutien au développement professionnel) pour mieux accomplir leur tâches .
  • Participe à l’élaboration et à la mise en œuvre du registre des risques du projet et prend des mesures proactives pour atténuer les risques dans les fonctions opérationnelles.
  • Assumer la responsabilité de la gestion des risques et de la bonne gouvernance.
  • Veiller à ce que les actions du projet soient régies par les normes les plus élevées de conduite personnelle et professionnelle, comme stipulé dans les directives politiques.
  • Effectuer d’autres tâches au besoin.

Compétences Requises :

  1. Maîtrise en administration des affaires, en finances et en comptabilité ou dans une autre discipline pertinente ou expérience équivalente.
  2. Sept (7) années d’expérience dans la gestion des finances, des achats, de la gestion des contrats, de la logistique et / ou des ressources humaines pour les activités de développement international
  3. Au moins huit (8) années d’expérience en gestion financière et opérationnelle de programmes complexes de développement international.
  4. Expérience avec des projets financés par les USG, de préférence au Bénin, avec une expérience de terrain régionale fortement souhaitable, l’expérience de l’USAID est hautement souhaitable.
  5. Connaissance approfondie de l’information financière d’USG et des exigences de conformité.
  6. Solides compétences en leadership, en mentorat, en gestion, en planification, en analyse et en organisation, démontrées par la capacité de travailler de façon autonome et en équipe, d’évaluer les priorités et de gérer une variété d’activités
  7. Leadership et capacité de négociation et de gestion des conflits.
  8. Expérience dans l’assistance technique et de la conduite des formations.
  9. Excellentes compétences en communication analytique, orale et écrite avec la maîtrise du français.
  10. Compétences informatiques. Connaissance du logiciel QuickBooks serait un plus
  11. Expérience dans le maintien d’une excellente communication avec le siège.
  12. Capacité à voyager à l’interieur du pays.

About the Organization

Management Sciences for Health, an international nonprofit organization, is dedicated to closing the gap between what is known and what is done about public health problems. MSH saves lives and improves health by helping public and private organizations throughout the world to effectively manage people, medicines, money, and information. Working from more than 30 country offices and our US headquarters, our staff from 65 nations is highly regarded for its technical expertise, integrity, and commitment to making a lasting difference in health.

Management Sciences for Health (MSH) is a nonprofit international health organization composed of more than 2,000 people from 73 nations. Their mission is to save lives and improve the health of the world’s poorest and most vulnerable people by closing the gap between knowledge and action in public health. Together with their partners, they are helping managers and leaders in developing countries to create stronger management systems that improve health services for the greatest health impact.


EXPERTISE


MSH takes an integrated approach to building high-impact sustainable programs that address critical challenges in leadership, health systems management, human resources, and medicines. Simply put, they support stronger health systems for greater health impact.


Their expertise in these areas falls into the broad categories of management functions—for example, leadership and governance or pharmaceutical management—and health areas like tuberculosis or maternal, newborn, and child health. They apply their expertise by

  • Partnering with governments, local organizations, and communities in developing nations to build their own capacity for long-term health impact;
  • Providing global leadership in critical areas of health management and health care delivery;
  • Bringing the best of MSH from around the globe to the people we serve, working as One MSH with a focus on lasting health system improvements.

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Leadership, Governance, & Management

They work with in-country partners to build stronger health systems to improve:

    • the management and leadership of priority health programs, health organizations, and multisectoral partnerships such as The Global Fund to Fight AIDS, Tuberculosis and Malaria, developing a critical mass of managers at all levels of the health system who can lead and inspire teams to achieve results;
    • the management systems of health organizations in the public and private sector, transferring practical approaches and skills to ensure that management structures contribute to sustainable organizational success;
    • the governance and management of health organizations and multisectoral partnerships, facilitating change and transferring knowledge to enable organizations to administer their resources efficiently and scale up their services.

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Health Service Delivery


MSH combines extensive public health expertise, proven service delivery approaches, and evidence-based interventions in five critical areas:

    • HIV & AIDS
    • Tuberculosis
    • Maternal, newborn, and child health
    • Family planning and reproductive health
    • Other communicable diseases, including malaria and pandemic and avian influenza

Human Resources for Health

MSH helps governments develop multisectoral strategies and policies to plan and manage their health workforces. We use a comprehensive approach that addresses all the facets of human resources for health needed to achieve an adequate supply of well-trained and motivated health workers. MSH offers capabilities in leadership, human resource management, education, partnerships, policy, and finance to achieve these goals.


Pharmaceutical Management


Vital to our success is a participatory approach to project design and implementation, which cultivates broad-based support from all stakeholders. We also build and improve infrastructure and local capacity to effectively purchase, store, deliver, and use quality essential medicines.

Health Care Financing


MSH helps governments and NGOs assess their current financial situation and systems, understand service costs, and develop initiatives to use existing funds more effectively and generate additional revenue—all with the goal of supporting a nation’s health priorities.

Health Information


MSH has developed proven methods for rapidly strengthening the analysis and use of existing health data—normally at the province, district, and facility levels—without revising existing recording and reporting requirements. With an emphasis on learning through action, district teams undertake assessments of health services, identify gaps in performance, and design solutions to support better decision-making and, therefore, better management of improved services.


MSH has worked closely with the Health Metrics Network of the WHO to develop a comprehensive approach for enhancing the performance of health information systems and data by employing a practical, strategic planning process that can be carried out by national working groups.

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