RRMP Coordinator

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Kalemie, Congo, The Democratic Republic of
Apply by 24 May 2018
Mid-level , Short-term contract assignment
Posted on 25 April 2018

Job Description

Requisition ID: req1741
Job Title: RRMP Coordinator
Sector: Monitoring & Evaluation
Employment Category: Fixed Term
Employment Type: Full-Time
Location: DRC-Kalemie

Job Description

BACKGROUND
IRC has been responding to humanitarian and developmental needs in the Democratic Republic of Congo (DRC) since 1996. Today, the IRC in DRC concentrates its efforts on providing essential and lifesaving assistance to conflict affected populations in the eastern provinces of the country, notably North and South Kivu, Tanganyika and Haut Katanga. Through carefully designed programs, the IRC aims to save lives, to strengthen Congolese institutions and to reinforce social cohesion. Guided by its core principles of capacity-building, participation, partnership, protection and promotion of human rights, as well as holistic programming, the IRC today operates in the following core programming areas: primary health care, including reproductive health, governance and conflict management, women’s empowerment and the prevention and mitigation of gender-based violence, child protection and education, and emergency preparedness and response.

THE PROGRAM AND ITS OBJECTIVES
The Rapid Response to Population Movements (RRMP) program is a program of rapid and multi-sectorial response funded by UNICEF and implemented by NGOs including IRC. Created in 2004, in response to humanitarian needs of displaced populations in an environment of recurrent displacement, the RRMP focus on the eastern provinces in the Democratic Republic of Congo, these being the most affected by conflict that has been on-going since the 1990’s.

The two main objectives of the RRMP program include:
* Pre-positioning capacities in human, material and financial resources for response at any time;
* Ensure multi-sectorial interventions based on needs analysis.

The RRMP conducts multi-sectorial assessments in areas recently affected by population movements (displacement or return) in order to inform humanitarian communities present as to the scale of these movements as well as main humanitarian needs. Based on these assessments and in the absence of another stakeholder with rapid response capacity, RRMP partners will intervene in the sectors of basic household items (AME/NFI), cash transfer, health, water, hygiene and sanitation (EHA/WASH) and education in favor of most affected communities. Being an old partner of RRMP, IRC, in consortium with AVSI NGO, is implementing the 8th phase of RRMP in the Tanganyika Province, covering all the above-mentioned sectors with a team of over 100 people.

SCOPE OF WORK
The RRMP Coordinator runs the IRC/AVSI RRMP Consortium implemented in the Tanganyika Province. He/she is responsible for the smooth running of the Consortium with AVSI and communication with the donor and the RRMP piloting committee (COPIL). He/she ensures that implemented assessments and interventions respect the criteria of rapidity, pertinence, quality and accountability towards beneficiaries as well as the donor. He/she ensures that interventions are well planned and coordinated between the different departments, partners and COPIL members.

He/she works under the responsibility of the Program Director (DDP) for technical supervison and the field coordinator for administrative follow-up. He/she is based in Kalemie, where he/she will spend 70% of his/her time, 20% on field sites for supervision purposes, and 10% in Goma to meet the donor and the hierarchy.

RESPONSIBILITIES

Being responsible for the smooth running and quality of RRMP program, the RRMP program Coordinator:

Program:
* Ensures that implementation of quality RRMP activities respect deadlines, RRMP technical protocols, donor contract conditions, budget as well as IRC regulations;
* Supervises the three (3) senior managers responsible for the AME/Cash, WASH and Health sectors, and including components of assessment, planning, implementation, follow-up as well as monitoring and quality guarantee of sectorial interventions;
* Supervises M&E Senior Manager charged with the M&E component of the program, and therefore, the quality of M&E interventions and reports;
* Ensures that program teams and support departments (Administration, Finances, Logistics, Security) work closely together to allow anticipation, planning, implementation and efficient follow-up, and with time, all needs in support of the implementation of RRMP program activities;
* Ensures coordination meetings of preparation and decision-making according to the action plan and work given between IRC and AVSI;
* Ensures control and timely submission of all reports (weekly reports; quarterly reports, etc) to the donor and to COPIL (mainly in French), in compliance with the schedule and donor and IRC regulations;
* Ensures unified and harmonious implementation of IRC/AVSI RRMP consortium; good collaboration and communication with the AVSI co-lead; facilitates technical exchanges and identification and generalization of good practices;
* Represents IRC in COPIL meetings and humanitarian coordination, ensuring that IRC resources are used in a coordinated way, well planned and compliant with our intervention capacity;
* Ensures that, in close collaboration with UNICEF and other RRMP members, humanitarian community is informed of RRMP activities, and promotes as necessary the taking of RRMP emergency interventions by other actors;
* Collaborates with UNICEF and teams of other RRMP partners in order to continuously improve RRMP approach and methodology;
* Prepare project proposals and budget for RRMP extension and future phases.

Logistics
* Ensure preparation, update and follow-up of purchase plans of the program in close collaboration with Senior Managers and support departments;
* In support to Senior Managers, ensure that RRMP teams receive the necessary support level needed in terms of transport, purchases and storage;
* Ensure that follow-up plans of stocks are up-to-date for all programs, making Senior Managers responsible for their follow-up.

Budget and finances
* Supervise and approve expenditures of his team, ensuring good management of RRMP budget in compliance with donor and IRC regulations, and coordinates with concerned departments;
* In support to Senior Managers, ensure that expenditures are made in compliance with IRC financial procedures, and correctly charged.

Security
* Using various sources, continuously analyze the security, political and humanitarian situation in Tanganyika;
* In close collaboration with IRC and AVSI Security Department, ensure a high level of awareness and preparedness towards security risks, in compliance with IRC security management plan;
* Ensure to integrate security needs in all RRMP interventions;
* Ensure, without any exception, submission for approval of movement plan of his team in the time limits indicated by the security department before any movement.

Human resources
* Supervise WASH, AME/Cash, Health and M&E Senior Managers using IRC performance management tools and assist them with advice and support (technical and non-technical) on planning, implementation, follow-up/Evaluation, as well as the management of their teams;
* Ensure that RRMP staff work and behave in accordance with IRC code of conduct;
* Ensure that RRMP organization chart reflect program needs precisely and that all positions are filled with the most qualified staff possible, and supervise necessary recruitments.

Other
* Support IRC management during donor, media and VIP visits.
* Participate and contribute occasionally to the development of other emergency response projects;
* Implement other necessary tasks within the RRMP implementation framework.

Professional Standards
IRC staff must adhere to the values and principles outlined in IRC Way - Global Standards for Professional Conduct. These are Integrity, Service, and Accountability. In accordance with these values, IRC operates and enforces policies on Beneficiary Protection from Exploitation and Abuse, Child Safeguarding, Anti-Workplace Harassment, Fiscal Integrity, and Anti-Retaliation.

REQUIREMENTS
* Post Graduate degree, preferably in an appropriate field such as international relations, economics and development studies;
* At least 5 years of experience in the management of humanitarian projects, of which many years on site with an International NGO, preferably in Africa;
* Experience in project management of the type rapid response mechanism preferable;
* High level of proficiency in French and English, both oral and written;
* Excellent planning, project management and budget skills;
* Strong leadership, communication, human resource management, interpersonal and intercultural skills;
* Capacity to work in unstable security environments and stay efficient and reliable, clear and transparent while under high pressure, show flexibility, improvisation and anticipation of needs. Solution oriented.
* Ready to travel regularly, including to field sites, and to face basic living conditions;
* Good computer skills (Excel, Word, Powerpoint, and Outlook).

Security situation/Housing
The security situation in Kalemie remains relatively calm although unpredictable. The general environment in Tanganyika remains volatile and is characterized by latent conflict but persistent between different armed groups. Security measures are in place (guarded residences, restrictions of movements, communication systems, etc). IRC expatriates live in comfortable shared residences. This position is unaccompanied.

CONTEXTE
IRC répond aux besoins humanitaires et de développement de la République Démocratique du Congo (RDC) depuis 1996. Aujourd’hui, IRC en RDC concentre ses efforts sur l’apport d’une assistance essentielle et vitale aux populations touchées par les conflits dans les provinces de l’est du pays notamment, le Nord et le Sud Kivu, le Tanganyika et le Haut Katanga. En effet, IRC vise à sauver des vies, à renforcer les institutions congolaises et à renforcer la cohésion sociale grâce à des programmes soigneusement conçus. Guidé par ses principes fondamentaux de renforcement des capacités, de participation, de partenariat, de protection et de promotion des droits de l’homme, ainsi que de programmation holistique, IRC opère aujourd’hui dans les domaines suivants: soins de santé primaires, y compris la santé reproductive, gouvernance et gestion des conflits, l’autonomisation des femmes et la prévention et l’atténuation des violences basées sur le genre, la protection et l’éducation des enfants, et la préparation et la réponse aux situations d’urgence.

PROGRAMME ET SES OBJECTIVES
Le programme RRMP (Réponse Rapide aux Mouvements de Population) est un programme de réponse rapide et multisectorielle financé par UNICEF et exécuté par des ONGs, dont IRC. Créée en 2004, en réponse aux besoins humanitaires des populations déplacées dans un contexte de déplacement récurrent, le RRMP se focalise sur les provinces de l’Est de la RDC, étant le plus touchés par le conflit qui persiste depuis les années ‘90

Les deux objectifs principaux du programme RRMP sont de :
* Pré positionnement des capacités en ressources humaines, matérielles et financières pour une réponse à tout moment
* Assurer les interventions multisectorielles basées sur l’analyse des besoins

Le RRMP conduit des évaluations multi sectorielles dans des zones récemment affectées par des mouvements de populations (déplacements ou retours) afin d’informer la communauté humanitaire présente quant à l’envergure de ces mouvements ainsi que les principaux besoins humanitaires. Sur la base de ces évaluations et en l’absence d’un autre acteur ayant la capacité de répondre rapidement, les partenaires d’RRMP interviendront dans les secteurs des articles ménagers essentiels (AME / NFI) et cash transfert, de la santé, et de l’eau, hygiène et assainissement (EHA / WASH) et l’éducation en faveur des communautés les plus affectées. Etant un ancien partenaire du RRMP, l’IRC, en consortium avec l’ONG AVSI, aujourd’hui met en œuvre du 8ieme phase du RRMP dans la province de Tanganyika, couvrant tous les secteurs cités avec une équipe de plus de 100 personnes.

APERCU
Le Coordinateur RRMP dirige le Consortium RRMP de l’IRC/AVSI mis en œuvre dans la province de Tanganyika. Il/elle est responsable de la bonne gestion du consortium avec AVSI et de la communication avec le bailleur et le comité de pilotage de RRMP (COPIL). Il/elle s’assure que les évaluations et interventions mise en œuvre respectent les critères de rapidité, pertinence, qualité et redevabilité envers les bénéficiaires comme le bailleur. Il/elle assure que les interventions sont bien planifiées et coordonnées entre les différents départements, les partenaires et les membres du COPIL.

Il/elle travaille sous la responsabilité du Directeur des Programmes DDP pour la supervision technique et le coordinateur terrain pour le suivi administrative. Il/elle est basé/e à Kalemie ou il/elle passera environ 70% de son temps, 20% sur les sites de terrain à des fins de supervision et 10% à Goma pour rencontrer le bailleur et la hiérarchie.

RESPONSABILITES

Etant responsable du bon déroulement et la qualité du programme RRMP, le coordinateur programme RRMP :

Programme:
* Assure que la mise en uvre des activités de qualité du RRMP respectent les délais indiqués, les protocoles techniques du RRMP, les conditions de contrat bailleur, le budget, ainsi que les règles de l’IRC;
* Supervise les trois (3) senior Managers responsable pour les secteurs AME/Cash, WASH et Sante, et notamment les composantes d’évaluation, planification, mise en uvre, suivi ainsi le control et garanti de qualité des interventions sectoriels ;
* Supervise le senior Manager M&E responsable de la composante M&E du programme, et donc la qualité des interventions et rapports M&E ;
* Veille à ce que les équipes du programme et les départements de support (Administration, Finances, Logistique, Sécurité) travaillent étroitement ensemble permettant l’anticipation, planification, réalisation et suivi efficace et dans le temps de tous les besoins support en soutien de la mise en uvre des activités programmes du RRMP;
* Assure le tenu des réunions de coordination de préparation et prise de décision selon le plan d’action et travail accordé entre IRC et AVSI
* Assure le contrôle et la ponctualité de la soumission de tous les reports (rapports hebdomadaires, rapport trimestriels etc.) au bailleur et au COPIL (essentiellement en français), en conformité avec le calendrier, ainsi que les règles du bailleur et de l’IRC.
* Est garant que la mise en uvre unifiée et harmonieuse du consortium RRMP IRC/AVSI, assurant la bonne collaboration, coordination et communication avec le co-lead AVSI, et facilitant des échanges techniques et l’identification et la généralisation des bonnes pratiques ;
* Représente l’IRC dans les réunions du COPIL et de la coordination humanitaire, en s’assurant que les ressources de l’IRC sont engagées de manière coordonnée, bien planifiée et conforme notre capacité d’intervention.
* Assure, en proche collaboration avec l’UNICEF et les autres membres de RRMP, que la communauté humanitaire soit informée des activités RRMP et promeut comme nécessaire la reprise des interventions d’urgence du RRMP par d’autres acteurs ;
* Collabore avec l’UNICEF et les équipes des autres partenaires RRMP afin d’améliorer continuellement l’approche et la méthodologie du RRMP ;
* Préparer les propositions de projet et budget pour l’extension du RRMP et les phases ultérieures.

Logistique
* Assure la préparation, mise à jour et suivi du plan d’achats du programme en étroite collaboration avec les Senior managers et les départements support;
* En appui des Senior Managers, assure que les équipes RRMP reçoivent le niveau de soutien requis en transport, achats et entreposage.
* Assure que les plans de suivi de stocks sont à jour pour tous les programmes en responsabilisant les Senior Managers pour son suivi.

Budget et Finances
* Supervise et approuve les dépenses de son équipe, assurant la bonne gestion du budget du RRMP conforme les règles du bailleur et de l’IRC, et coordonne avec les départements concernés.
* En soutien des Senior Managers, assure que les dépenses soient réalisées en conformité avec les procédures financières de l’IRC, et correctement imputées.
* Suit sur base quotidien des dépenses, ainsi assure les réunions mensuelles avec l’ensemble de son équipe, la logistique et la finance pour une revue des dépenses et la planification budgétaire.

Sécurité
* A l’aide de sources variées, analyse continuellement le contexte sécuritaire, politique et humanitaire du Tanganyika ;
* En étroite collaboration avec le Département Sécurité d’IRC et AVSI, assure un haut niveau de conscience et de préparation face aux risques sécuritaires, en conformité avec le plan de gestion de la sécurité de l’IRC.
* Assure l’intégration des besoins de la sécurité dans toutes les interventions RRMP
* Assure, sans exception, la soumission pour approbation du planning de mouvement de son équipe dans le délai indiqué par le département de la sécurité et avant tout mouvement.

Ressources humaines
* Supervise les Senior Managers WASH, AME/Cash, Santé et M&E en utilisant les outils d’IRC de gestion des performances et en leur assurant conseils et soutien (technique et non technique) sur la planification, la mise en uvre, le suivi-évaluation, ainsi que la gestion de leurs équipes ;
* Assurer que le personnel RRMP travaille et se comporte de manière conforme au code de conduite de l’IRC ;
* Assurer que l’organigramme RRMP reflète précisément les besoins du programme et que tous les postes sont remplis avec le personnel le plus qualifié possible, et piloter les recrutements nécessaires.

Autres
* Soutenir la Direction de l’IRC lors des visites de bailleurs, de journalistes et de VIP ;
* Participer et contribuer occasionnellement et de manière ponctuelle au développement d’autres projets de réponse d’urgence ;
* Exécuter d’autres tâches nécessaires dans le cadre de la mise en uvre du RRMP.

Standards professionnels
Les membres du personnel de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes décrits dans le IRC Way - Standards Globaux pour une Conduite Professionnelle. Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. Conformément à ces valeurs, IRC fonctionne et applique des politiques de Protection des Bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, Harcèlement anti-lieu de travail, Intégrité fiscale, et Anti-vengeance.

PROFIL REQUIS
* Diplôme universitaire supérieur, de préférence dans un domaine approprié tel que les relations internationales, l’économie ou les études en développement
* Au moins 5 ans d’expérience en gestion de projet humanitaires, dont plusieurs années sur le terrain avec une ONG internationale, de préférence en Afrique
* Expérience en gestion de projet de type mécanisme de réponse rapide souhaitable
* Très bon niveau de français et d’anglais, à l’oral comme à l’écrit
* Excellentes compétences en planification, gestion de projet et de budget
* Excellentes compétences en leadership, communication, gestion des ressources humaines, communication interpersonnelle et interculturelle
* Forte capacité à travailler dans des environnements sécuritaires instables et de de rester efficace, clair et transparente quand sous forte pression, à faire preuve de flexibilité, d’improvisation et d’anticipation des besoins. Orienté vers la trouvé des solutions.
* Disposé à voyager régulièrement, y compris sur des sites de terrain, et à faire face à des conditions de vie basiques
* Bonnes compétences en informatique (Excel, Word, PowerPoint, and Outlook)

Sécurité / Logement:
La situation sécuritaire à Kalemie est relativement calme mais imprévisible. Le contexte général au Tanganyika est toujours volatile et caractérisé par un conflit latent mais persistant entre différents groupes armés. Des mesures sécuritaires sont en place (maisons gardées, restrictions de mouvements, systèmes de communication, etc). Les expatriés d’IRC vivent dans des maisons partagées confortables. Ce poste est non accompagné.

About the Organization

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries and 27 U.S. cities, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure.

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