Administrative Assistant/ Asistente Administrativo

Job Description

Administrative Assistant, Colombia Transforma, Bogota

Project Summary:

Colombia Transforma is a program funded by USAID/OTI. Transforma provides strategically targeted support for sustainable peace in Colombia. The initial goal will be to improve Colombian ability to implement rapid response during the first 36 months after the signing of a peace accord.

**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.**

Position Summary:

This position, based in regional offices in Arauca, Cucuta (Norte de Santander), and Puerto Asis (Putamayo), manages the administrative needs and logistical support to ensure local operations of the Program in the field. This position supports the Finance and Administrative Management team and provides overall administrative management in the regional offices and oversees local contracts and cleaning staff. This position reports to Finance and Administration Manager (FAM).

Responsibilities:

• Responsible for the overall administrative operations of the office.
• Welcome and attend to all office guests and answer the office phone.
• Execute and monitor ongoing inventory and procurement of office, kitchen, and cleaning supplies; and maintain strong guidelines regarding appropriate use of project assets.
• Organize, file, and send necessary financial and other Program information to Bogotá, related to project functions and administration in coordination with FAM.
• Assists with coordinating arrangements for on-site meetings/events, also providing logistical organization support for visiting consultants
• Support administrative, financial, budgetary, and logistical activities, as required by the Finance and Administration Manager, including management of petty cash payments, reporting, and replenishment.
• Track costs and approvals related to project travel for local staff, and coordinate travel arrangements with the Bogotá Administrative Assistant.
• Support organization of event logistics and planning, as well as maintain a file of any related approval documentation.
• Perform follow up calls to provide confirmation of receipt of official correspondence, reservations, and other important communications.
• Organize supporting documentation for payments issued by the project.
• Review travel expense reports for local project staff and provide comments to FAM for review.
• Maintain absolute discretion and professionalism towards all confidential matters discussed within the office, and which one might encounter in the execution of their duties.
• Maintain a weekly calendar and daily tracking of field visits, keeping the Program’s security staff apprised of staff movements.
• Any other assignments which may be determined by the Chief of Party, Deputy Chief of Party, or FAM.

Qualifications:

• 1-2 years of experience in office administration, preferably with cooperation programs in the field.
• Technical studies or degree in business administration.
• Experience using Excel and MS Office.
• Excellent interpersonal and communications skills (written and verbal).
• Highly organized, strong work ethic, and attention to detail.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

To apply: Please visit our website, www.msiworldwide.com

Asistente Administrativo, Colombia Transforma, Bogotá.

Resumen del proyecto:

Colombia Transforma es un programa financiado por USAID/OTI. Transforma proporciona apoyo orientado estratégicamente para lograr una paz sostenible en Colombia. El objetivo inicial será el de mejorar la capacidad de Colombia para implementar una respuesta rápida durante los primeros 36 meses después de la firma de un acuerdo de paz.

*Tenga en Cuento: Esta es una posición local. Solo candidatos Colombianos serán considerados.*

Resumen del Cargo:

Esta posición, basada en las oficinas regionales en Arauca, Cucuta (Norte de Santander), and Puerto Asis (Putamayo), maneja las necesidades administrativas y proporciona ayuda logística para garantizar las operaciones locales del Programa en el campo. Esta posición apoya al equipo de Finanzas y Administración (FAM) y proporciona gestión administrativa general en las oficinas regionales y supervisa el personal de limpieza. Este cargo reportará a la Gerente de Finanzas y Administración.

Experiencia:

• Responsable por las operaciones administrativas de la oficina.
• Atender a todos los clientes de la oficina y contestar el teléfono de oficina.
• Ejecutar y supervisar el inventario y las adquisiciones en curso de suministros de oficina, cocina, y limpieza; mantener fuertes directrices sobre el uso adecuado de los bienes del proyecto.
• Organizar, archivar, y mandar información financiera y del Programa necesaria a Bogotá, en relación con las funciones y la administración del proyecto, coordinando con FAM.
• Apoyar la coordinación de eventos/reuniones en la oficina, y proporcionar ayuda logística para los consultores visitantes.
• Apoyar actividades administrativas, financieras, presupuestarias y logísticas, como lo exige el Gerente de Finanzas y Administración, incluyendo la gestión de los pagos, informes, y reposición de la caja menor.
• Supervisar los costos y aprobaciones relacionadas con los viajes para el personal local del proyecto, y coordinar con el Asistente Administrativo de Bogotá para hacer arreglos de viaje.
• Apoyar la organización de la logística y la planificación de eventos, así como mantener un archivo de toda la documentación relacionada con la aprobación.
• Hacer llamadas de seguimiento para proporcionar confirmación de la recepción de la correspondencia oficial, reservas y otras comunicaciones importantes.
• Organizar la documentación de los pagos emitidos por el proyecto.
• Revisar informes de gastos de viaje del personal local del proyecto y reportar comentarios a la FAM para su revisión.
• Mantener discreción y profesionalidad hacia todos los asuntos confidenciales discutidos dentro de la oficina, y que uno podría encontrar en la ejecución de sus funciones.
• Mantener un calendario semanal y diario para el seguimiento de visitas al campo, manteniendo el personal de seguridad del Programa informado de los movimientos del personal.
• Cualesquiera otras tareas que pueden ser determinadas por el COP, DCOP o FAM.

Competencias:

• 1-2 años de experiencia en la gestión administrativa con programas de la cooperación en terreno.
• Estudios técnicos o licenciatura en administración de empresas.
• Experiencia usando Excel y MS Office.
• Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación (escrita y verbal).
• Alto grado de organización, fuerte ética de trabajo, y atención a los detalles.

Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

Para aplicar: www.msiworldwide.com

PI93616440

About the Organization

Since its establishment, MSI has performed more than 1500 consultancies, including work for multilateral agencies such as the World Bank, the Inter-American Development Bank, the African Development Bank, the Asian Development Bank, the Inter-American Development Bank, the Organization of American States, the Pan-American Health Organization, the African Development Foundation, the German Development Agency (GTZ), and over a dozen United Nations agencies, including the UN Secretariat, UNDP, UNICEF, UNHCR, and the World Food Program. MSI has provided services to over 20 US government agencies, among them the U.S. Agency for International Development (USAID), and the Departments of Agriculture, Interior, Commerce, and Health and Human Services. Other U.S. Government clients include the U.S. Peace Corps, the U.S. Economic Development Administration, NASA, FEMA, NOAA, and the Small Business Administration. MSI has worked directly for 17 foreign governments, 13 universities, U.S. and international private voluntary organizations, national civil society and non-governmental organizations, and a variety of private corporations. This work has included the design, implementation, and monitoring and evaluation of long-term initiatives, as well as the provision of technical assistance and training services in more than 130 countries around the world.