Job Description
Perfil: Técnico Superior o estudios de secretariado a nivel técnico o equivalente. Experiencia mínima de tres (3) años en cargos similares.
Funciones y actividades de la posición: Apoyar las actividades administrativas del Vicepresidente, con el fin de garantizar la calidad de los procesos, la documentación y la atención a los clientes internos y externos, manteniendo elevados los estándares de discreción y confidencialidad.
Las funciones principales del Asistente Administrativo son:
- Asistir a los funcionarios en lo concerniente a las actividades administrativas relacionadas con el negocio, con el propósito de mantener el proceso, la comunicación e información relacionada ordenada, controlada y accesible a quienes deban usarla para trabajar.
- Apoyar la logística para realizar reuniones, seminarios, talleres, visitas y eventos varios, coordinando la agenda, reservación de salas, equipos y refrigerios, a fin de asegurar el cumplimiento de los mismos.
- Realizar gestiones de viajes, relacionadas con reservación de pasaje, hospedaje, agendas de reuniones, retiros y reporte de viáticos, con la finalidad de facilitar la movilización de los funcionarios según las necesidades del negocio.
- Preparar y redactar comunicaciones escritas, con el fin de ser revisadas y/o autorizados por supervisor.
- Apoyar en el seguimiento del presupuesto del área, a fin de mantener control sobre la ejecución presupuestaria.
- Mantener organizada las agendas de trabajo del grupo supervisor inmediato del área, según fuere el caso, para facilitar sus actividades del día, canalizando todas las llamadas telefónicas, reuniones y compromisos tanto internos como externos.
- Controlar la correspondencia entrante y saliente del área, tanto nacional como internacional, con el fin de asegurar que se atiendan todas las solicitudes, y llevar un seguimiento que permita la fácil localización de la documentación.
Conocimientos y capacidades específicos:
- Office (Excel, Power Point, Word)
- Internet
- Manejos de equipo de oficinas (impresoras, copiadora, teléfono y scanner)
Idiomas:
- Portugués nativo
- Inglés intermedio
- Español avanzado
Lugar: São Paulo, Brasil.
Formar parte del equipo humano de CAF es una experiencia gratificante, que combina la posibilidad de contribuir con el desarrollo sostenible, la integración y la competitividad de los países accionistas, con la oportunidad de compartir experiencias con personal altamente calificado en un ambiente de trabajo profesional, productivo y motivador.
Nota: Serán bienvenidas las postulaciones de personas que cumplan con el perfil y que residan o tengan condición migratoria permanente en Brasil.
Desde CAF promovemos o impulsamos la diversidad étnico racial, de género, la inclusión de personas con discapacidad y otros grupos diversos. Por lo cual nos encantaría recibir sus postulaciones.
