Assistant(e) Administratif(ve) & Logistique

  • Posted on 5 February 2018

Job Description

RÉSUMÉ DU POSTE À POURVOIR

IntraHealth dirige le projet « Hub régional francophone d’Afrique de l’Ouest pour la planification familiale post-grossesse, la nutrition et l’ensemble des soins essentiels à apporter au nouveau-né », financé par la Fondation Bill et Melinda Gates. Ce projet vise à renforcer les capacités des services intégrés Planification familiale / Santé Maternelle, Néonatale et Infantile et des services de nutrition dans les neuf pays francophones d’Afrique de l’Ouest, notamment en établissant un hub de ressources techniques et financières destiné à offrir une assistance technique, un soutien financier et une coordination pour les services intégrés.

L’Assistant(e) Administratif et Logistique aura pour rôle de fournir une assistance opérationnelle, administrative et logistique pour assurer la mise en œuvre du projet et le fonctionnement optimal du Hub. Il/Elle devra assurer une exécution efficace et à temps opportun des tâches qui lui sont confiées conformément aux politiques et procédures d’IntraHealth et du bailleur de fonds.

L’Assistant(e) Administratif(ve) et Logistique travaillera sous la supervision directe du Responsable Administratif et Financier et en collaboration étroite avec les membres de l’équipe de projet.

PRINCIPALES MISSIONS/RESPONSABILITES

  1. Exécuter toutes les opérations administratives et logistiques du Projet y compris la gestion du courrier, la préparation et la coordination des visites de terrain, des voyages et missions du personnel du Projet et des partenaires, des réunions de coordination du Projet, des réunions avec les partenaires et le suivi des recommandations,
  2. Assister les employés et leurs personnes à charge en traitant les demandes de visa, de permis de travail, de carte d’identité et d’autres documents conformément aux exigences du gouvernement national.

  3. Réceptionner et traiter, dans les délais requis, les requetés pour l’acquisition de biens/services, s’occuper de la préparation et du suivi des achats des biens et services (spécifications, factures pro forma, mémos, requêtes de paiements, contrats, etc.).

  4. Recevoir, contrôler et vérifier toutes les livraisons d’équipements, de meubles et fournitures consommables et organiser leur affectation aux utilisateurs.

  5. S’occuper des formalités de dédouanements, préparer et soumettre toute la documentation nécessaire et assurer leur suivi auprès des autorités nationales.

  6. Surveiller et évaluer la performance des contrats de services et les services externes du bureau (sécurité et nettoyage) afin de garantir une performance optimale et le respect des termes contractuels.

  7. S’assurer que les locaux sont bien entretenus et que les travaux d’entretien et de maintenance sont effectués avec toute la diligence requise.

  8. Assurer le classement de tous les documents administratifs, les contrats de services et autres contrats (eau, électricité, téléphone, gardiennage, entretien etc…), et s’assurer qu’ils sont renouvelés en temps opportun.

  9. Superviser la tenue et la mise à jour de tableaux de bord, des registres de véhicules et préparer les projets de rapports sur l’historique des véhicules et de plans de maintenance.

  10. Assurer la tenue et la mise à jour du fichier d’inventaire des mobiliers, équipements, matériels et stocks du projet en veillant à l’identification des équipements dès leur livraison et au suivi de leur mouvement et participer à l’inventaire physique annuel.

  11. Veiller au respect de procédures administratives et financières et de gestion des ressources humaines de l’Organisation

  12. Exécuter toute autre tâche opérationnelle, administrative et logistique confiée par le supérieur hiérarchique dans le cadre du fonctionnement et de la mise en œuvre du projet.

EXIGENCES MINIMALES REQUISES

Education & Expérience

  • Etre titulaire d’un diplôme de premier cycle universitaire (DUT, DUG, BTS) en Gestion, Administration des Affaires, Administration publique, logistique, Economie, Gestion de Projets. La possession d’une licence professionnelle ou universitaire serait un atout
  • Avoir au moins quatre (04) années d’expérience de travail administratif et/ou logistique dans une grande entreprise, dans des programmes/projets de développement, dans des organisations internationales, des Organisations non gouvernementales.

Autres Prérequis

  • Maîtrise courante du Français à l’écrit comme à l’oral
  • Maitrise de l’anglais à l’écrit comme à l’oral
  • Aptitude confirmée dans la manipulation de l’outil informatique et des logiciels tels que Windows, Word, Excel, Access, Powerpoint.

COMPETENCES

Respect des engagements - Veille au respect des engagements (les siens et ceux des autres) pour l’ensemble des activités et des actions et décisions personnelles, assure le suivi des engagements et se focalise sur les activités ayant l’impact le plus élevé sur l’atteinte des résultats et la réussite d’IntraHealth.

Innovation - Développe des idées, des méthodes, des solutions ou des initiatives nouvelles, meilleures et fondamentalement différentes ayant pour résultats une amélioration de la performance de l’organisation et la réalisation des divers objectifs et engagements à l’échelle mondiale.

Excellence - Connaissance des concepts et des techniques relatifs au service clientèle et capacité à les mettre en application ; capacité à satisfaire les attentes ou les besoins internes ou externes des clients ou à les dépasser et à dispenser d’excellents services de manière directe ou indirecte

Communication efficace (orale & écrite) - Capacité à comprendre les différents concepts, outils et techniques de communication efficace. Aptitude à transmettre et à expliquer des concepts techniques compliqués/complexes dans un langage simple, clair et précis approprié à l’audience. Aptitude à recevoir et à interpréter avec précision et clarté des idées, des informations dans un langage approprié, à travers une communication et un comportement adéquats

Résolution de problèmes - Connaissances des approches, outils et techniques pour identifier ou anticiper sur un problème, trouver les données pertinentes, élaborer une solution, la mettre en œuvre, puis corriger la situation selon les résultats obtenus. Aptitude à appliquer ses connaissances de façon appropriée aux diverses situations de travail, problèmes opérationnels.

Gestion des relations interpersonnelles - Aptitude à interagir efficacement et de manière responsable, constructive et collaborative dans le cadre de relations interpersonnelles de service à l’intérieur d’un(e) équipe / groupe / service / département / division / direction / bureau

Gestion du temps et des priorités - Habileté à gérer simultanément différents objectifs, projets, groupes ou activité tout en respectant les délais fixés ; à faire preuve de jugement, de méthodes, d’organisation, de hiérarchisation des priorités, de gestion rationnelle du temps et des ressources allouées

Compétences spécifiques au poste

  • Circuits et procédures administratifs et financiers
  • Procédures de passation des marchés de biens/services
  • Objectifs et fonctions d’un programme technique
  • Approche de planification et de gestion axée sur les résultats
  • Organisation et de gestion du temps,
  • Bonne connaissance dans la gestion et le suivi des projets
  • Gestion et suivi des partenaires, des partages de coûts

About the Organization

POURQUOI REJOINDRE INTRAHEALTH ?

A IntraHealth, nous sommes une équipe mondiale d'humanitaires engagés et créatifs dans une mission. Nous sommes des défenseurs, des techniciens, des agents de santé et des professionnels de la communication. Chargés de programmes, Experts en Finances, en Ressources Humaines, Responsables Techniques, nous sommes passionnés et diversifiés. Et nous sommes unis dans notre conviction que tout le monde devrait avoir les soins de santé dont ils ont besoin pour prospérer. C'est pourquoi nous travaillons tous les jours pour améliorer les performances des agents de santé dans le monde entier et renforcer les systèmes dans lesquels ils travaillent.


Depuis près de 40 ans dans plus de 100 pays, IntraHealth s'est associée aux communautés locales pour s'assurer que les agents de santé sont présents là où ils sont les plus nécessaires, prêts à faire le travail, connectés à la technologie dont ils ont besoin et en sécurité pour faire le meilleur de leur travail .

Nos programmes sont conçus avec une compréhension et une appréciation profondes du contexte des droits humains, de l'équité et l’égalité genre sans discrimination aucune, de l'autonomisation économique et de l'évolution de la population. Et les relations de longue durée que nous avons établies avec les partenaires gouvernementaux, les partenaires du secteur privé et les membres de la société civile rendent nos efforts plus solides et plus efficaces.


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RESUME DES AVANTAGES

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