Chargé d’Appui Programme - Program Officer

  • Posted on 5 February 2018

Job Description

RÉSUMÉ DU POSTE À POURVOIR

IntraHealth dirige le projet « Hub régional francophone d’Afrique de l’Ouest pour la planification familiale post-grossesse, la nutrition et l’ensemble des soins essentiels à apporter au nouveau-né », financé par la Fondation Bill et Melinda Gates. Ce projet vise à renforcer les capacités des services intégrés Planification familiale / Santé Maternelle, Néonatale et Infantile et des services de nutrition dans les neuf pays francophones d’Afrique de l’Ouest, notamment en établissant un hub de ressources techniques et financières destiné à offrir une assistance technique, un soutien financier et une coordination pour les services intégrés.

Le/La Chargé(e) d’Appui Programmatique aura pour rôle de contribuer en tant que membre de l’équipe technique, à la planification, la gestion, la coordination, la mise en œuvre, au suivi des activités, à l’élaboration des rapports techniques et financiers, au suivi du plan de travail annuel et de l’exécution budgétaire. Il/Elle devra assurer une exécution efficace et à temps opportun des missions et responsabilités qui lui sont confiées conformément aux politiques et procédures d’IntraHealth et du bailleur de fonds.

Il/Elle aura en charge de fournir une assistance opérationnelle et organisationnelle au personnel technique du hub régional et participera à la gestion des opérations, de l’administration, des finances et de la logistique du projet ; au développement et à la mise en œuvre des systèmes de gestion du projet.

Il/Elle travaillera sous la supervision directe du Conseiller Technique pour l’intégration des services et en étroite coopération et collaboration avec l’équipe de projet et l’équipe de support basée au siège pour assurer une exécution opportune et effective du projet conformément aux objectifs, stratégies et priorités définis.

PRINCIPALES MISSIONS/RESPONSABILITES

  1. Assister l’équipe programmatique dans la gestion, la coordination et le suivi de toutes les activités opérationnelles, administratives et logistiques quotidiennes y compris la préparation des ébauches des correspondances de routine, les réponses aux requêtes, le suivi des dossiers techniques, l’organisation et la facilitation des rencontres avec les partenaires et bénéficiaires, la préparation et la coordination des visites, voyages et missions d’évaluation et de suivi des activités par les partenaires techniques et financiers du projet).

  2. Assister l’équipe programmatique dans la mise en œuvre et la coordination de l’exécution du projet dans tous les aspects liés à l’élaboration et l’exécution des plans de travail, au suivi et à l’évaluation des activités sur le terrain, à l’élaboration, à la revue et à la soumission des rapports techniques et financiers, à la mise en place de systèmes et outils de reporting et de de documentation complète des activités et interventions du Projet.

  3. Contribuer à la rédaction, la modification et la diffusion des rapports et documents liés au projet, notamment les stratégies du pays, les rapports d’avancement, les revues trimestrielles, les programmes, ainsi que les autres documents et rapports ; à la préparation des documents contractuels du projet (sous-contrats, sous-accords, commandes d’achat et protocoles d’accord) selon le besoin.

  4. Appuyer l’équipe programmatique dans la préparation et la revue du budget du Projet et celui des partenaires, au suivi de son exécution y compris les budgets détaillés des activités, les demandes de paiement et demandes d’avance de fonds, le suivi financier des activités en assurant la conformité des requêtes et demandes de paiement ou d’avance de fonds avec les procédures et les plans de travail, en vérifiant la disponibilité des ressources, l’imputation des changements nécessaires sur les lignes budgétaires, en analysant les dépenses du projet à l’aide de Serenic par rapport aux prévisions budgétaires et en alertant les responsables techniques les dépenses sont excessives ou insuffisantes.

  5. Assurer la finalisation, la consolidation et la transmission, dans le respect des délais requis aux services financiers, de la demande mensuelle de fonds (CASH REQUEST) du projet, s’assurer que les ressources financières à disposition à temps et servir d’interface sur toutes les questions relatives aux payements, avances de fonds, factures et remboursements.

  6. Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre des stratégies de mobilisation des partenariats et des ressources, notamment dans les aspects liés à l’analyse et à la compilation d’informations, la préparation de notes conceptuelles et techniques, les correspondances, les discours et allocutions, les rapports narratifs et financiers.

  7. Faciliter l’approbation des consultants et le travail administratif, notamment par l’identification, des entretiens et le recrutement des consultants, la gestion des rapports de dépenses et de factures de consultation, et le suivi du respect des contrats.

  8. Gérer les approvisionnements, les sous-contrats et les contrats de services pour les activités affectées.

  9. Accomplir, dans le cadre de ses compétences, toute autre mission et activité en fonction des besoins du projet confiée par le Superviseur direct.

EXIGENCES MINIMALES REQUISES

Education & Expérience

  • Etre titulaire d’un Diplôme de premier cycle universitaire (Licence / Bachelor) en en sciences du développement et sociales, administration, gestion/management, gestion de projet, économie, La possession d’un BAC+4ans serait un atout.
  • Avoir au moins cinq (05) années d’expérience de travail en tant que Chargé de projet/programme et/ou dans la gestion de projets, le développement et la mise en œuvre de plans de travail

  • Expérience en matière de finance, administration, élaboration et suivi de budgets, logistique et opérations.
  • Expérience fortement souhaitée dans des projets financés par les bailleurs de fonds.

  • Expérience souhaitée dans les domaines de la santé et du développement international et dans les programmes de planification familiale post-grossesse, de soins essentiels à apporter au nouveau-né et de nutrition.

Autres Prérequis

  • Maîtrise courante du Français à l’écrit comme à l’oral
  • Maîtrise de l’Anglais à l’écrit comme à l’orale
  • Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) et des applications Internet
  • Fortes capacités de communication orale et écrite, avec notamment une bonne qualité de rédaction.
  • Capacité à travailler et communiquer avec des personnes d’origines, de nationalités et de cultures différentes.

COMPETENCES

Respect des engagements - Veille au respect des engagements (les siens et ceux des autres) pour l’ensemble des activités et des actions et décisions personnelles, assure le suivi des engagements et se focalise sur les activités ayant l’impact le plus élevé sur l’atteinte des résultats et la réussite d’IntraHealth.

Innovation - Développe des idées, des méthodes, des solutions ou des initiatives nouvelles, meilleures et fondamentalement différentes ayant pour résultats une amélioration de la performance de l’organisation et la réalisation des divers objectifs et engagements à l’échelle mondiale.

Excellence - Connaissance des concepts et des techniques relatifs au service clientèle et capacité à les mettre en application ; capacité à satisfaire les attentes ou les besoins internes ou externes des clients ou à les dépasser et à dispenser d’excellents services de manière directe ou indirecte

Communication efficace (orale & écrite) - Capacité à comprendre les différents concepts, outils et techniques de communication efficace. Capacité à partager l’information de façon verticale et horizontale avec le personnel et les pairs ; à adapter son discours et sa façon de communiquer en fonction de son audience et de du contexte ; à écouter activement ses interlocuteurs en cherchant à comprendre ce qu’ils désirent exprimer et valider au besoin ; à diffuser efficacement l’information à des interlocuteurs variés en suscitant leur intérêt ; à s’assurer que le message qui est communiqué est bien compris ; à sélectionner l’information importante et se l’approprier ; à s’exprimer et négocier de façon crédible et convaincante ; à faire circuler l’information rapidement et sur une base régulière ; à établir et entretenir son réseau de relations professionnelles ; à écouter les préoccupations des membres du personnel et agir en conséquence ; à demander la contribution du personnel, des partenaires et des intervenants et les écouter ; à communiquer avec clarté et précision idées, informations dans un langage approprié, à travers une communication et un comportement adéquats ; à maîtriser efficacement la langue écrite et parlée ; à échanger des idées sur une base régulière avec l’équipe ; à représenter avec exactitude les préoccupations, les idées et les points de vue du personnel et de la haute direction ; à donner des directives et des conseils judicieux à ses collaborateurs ; à exprimer son désaccord ou son mécontentement de façon constructive, avec et respect et sans hésitation ; à transmettre clairement ses décisions, ses opinions et ses idées.

Planification et organisation - Capacité à définir les résultats à atteindre et cibler des objectifs réalistes en fonction des stratégies convenues, déterminer les activités, prévoir les étapes et les circonscrire dans un échéancier réaliste, répartir les responsabilités entre les différents acteurs, déterminer les ressources humaines, financières, technologiques, informationnelles, matérielles et en optimiser l’utilisation, considérer les risques et les contraintes qui peuvent influer dans la réalisation des opérations et des projets, élaborer des plans et des stratégies qui tiennent compte du temps et des ressources disponibles et qui visent à atteindre les objectifs fixés par le biais de mécanismes, d’activités ou de programmes appropriés, déterminer les limites et les besoins en ressources pour la charge de travail, adapter les procédures régulières avec souplesse pour atteindre les objectifs de la meilleure façon possible modifier des priorités et adapter les plans de travail pour tenir compte des changements, déterminer les actions à entreprendre afin de résoudre un problème ou de faire face à une situation si nécessaire.

Gestion des relations interpersonnelles - Aptitude à créer et en entretenir des liens professionnels avec différents acteurs (à l’interne et à l’externe de l’organisation), à interagir efficacement et de manière responsable, constructive et collaborative dans le cadre de relations de travail. Capacité à identifier les situations et participer à différents types de collaboration qui favorisent l’atteinte des résultats ; à faire preuve d’ouverture face aux différences et à participer à la réalisation des objectifs visés ; à contribuer au développement, à l’instauration d’une philosophie qui favorise et valorise la collaboration ; à identifier les modes de collaboration en fonction des résultats visés ; à identifier les conditions de succès dans la collaboration ; à privilégier les consultations pour mobiliser les différents intervenants afin qu’ils aient une vision commune ; à rallier les membres de son équipe vers la vision, des objectifs communs ; à savoir détecter des occasions intéressantes pour l’organisation, le projet et proposer des idées pour les concrétiser

Compétences spécifiques au poste

  • Circuits et procédures administratifs et financiers
  • Procédures de passation des marchés de biens/services
  • Objectifs et fonctions d’un programme technique
  • Approche de planification et de gestion axée sur les résultats
  • Organisation et de gestion du temps,
  • Gestion et suivi des partenaires, des partages de coûts
  • Notions en santé (Santé Maternelle, Néonatale et Infantile, Santé de la Reproduction, Planification familiale, Nutrition)

About the Organization

POURQUOI REJOINDRE INTRAHEALTH ?

A IntraHealth, nous sommes une équipe mondiale d'humanitaires engagés et créatifs dans une mission. Nous sommes des défenseurs, des techniciens, des agents de santé et des professionnels de la communication. Chargés de programmes, Experts en Finances, en Ressources Humaines, Responsables Techniques, nous sommes passionnés et diversifiés. Et nous sommes unis dans notre conviction que tout le monde devrait avoir les soins de santé dont ils ont besoin pour prospérer. C'est pourquoi nous travaillons tous les jours pour améliorer les performances des agents de santé dans le monde entier et renforcer les systèmes dans lesquels ils travaillent.

Depuis près de 40 ans dans plus de 100 pays, IntraHealth s'est associée aux communautés locales pour s'assurer que les agents de santé sont présents là où ils sont les plus nécessaires, prêts à faire le travail, connectés à la technologie dont ils ont besoin et en sécurité pour faire le meilleur de leur travail.

Nos programmes sont conçus avec une compréhension et une appréciation profondes du contexte des droits humains, de l'équité et l’égalité genre sans discrimination aucune, de l'autonomisation économique et de l'évolution de la population. Et les relations de longue durée que nous avons établies avec les partenaires gouvernementaux, les partenaires du secteur privé et les membres de la société civile rendent nos efforts plus solides et plus efficaces.

Rejoignez-nous et ensemble, nous pourrons faire des changements durables dans la santé mondiale - pour nous tous.

RESUME DES AVANTAGES

IntraHealth International, Inc. est un excellent endroit pour travailler et se targue de son ensemble complet d'avantages sociaux. Nous offrons des salaires compétitifs et un environnement de travail dynamique et inclusif qui soutient les agents de santé afin qu'ils puissent améliorer la vie des personnes à travers le monde.

IntraHealth International est fière d'être un employeur qui offre une opportunité de chances égales. Tous les candidats qualifiés recevront une considération pour l'emploi sans égard à la race, à la couleur, à la religion, au sexe, à l'orientation sexuelle, à l'identité de genre, à l'origine nationale, au statut d'invalidité, au statut de vétéran protégé ou à toute autre caractéristique protégée par la loi et nécessitant une action positive pour assurer l'égalité dans tous les aspects de l'emploi. Il s'agit également d'inclure une enquête sur la divulgation et la discussion de leur rémunération ou de la rémunération d'autres candidats ou employés.

Similar Jobs