Directeur des Finances et de l’Administration / Director of Finance and Administration

Job Description

Position Overview: The Director of Finance and Administration (DFA) will oversee the overall financial management, compliance, administration, human resources, and operations for Keneya Nieta, ensuring URC adheres to its and USAID’s policies, procedures, and regulations. S/he is responsible for ensuring that USAID requirements for budget planning, monitoring, and reporting are fully met in a timely manner. The DFA is responsible for the establishment and management of financial, operational, and administrative systems that support the Activity. S/he is also responsible for financial and operational compliance with USAID requirements, and running efficient project operations. S/he reports directly to the Chief of Party (COP) and is a member of the project’s Senior Management Team. Roles and Responsibilities: The Director of Finance and Administration’s (DFA’s) roles and responsibilities include, but are not limited to, the following:

• In close collaboration with the COP, provide oversight to the Activity’s finance, administration, logistics, and operations portfolio, covering financial and administrative issues at all levels of the project.
• Responsible for overseeing budgeting process, procurement, inventory, and forecasting, including developing Activity budgets with teams and monitors budget pipelines.
• Collaborate with USAID to ensure regular communication and timely response to Mission requests, schedules, and reporting requirements. Direct activities of project support staff and ensure sufficient assistance is given to all project staff.
• Provide timely and accurate financial reports to USAID and URC headquarters (HQ), as required.
• Prepare information as needed to provide the COP with a financial overview to support effective decision-making and ensuring efficient administrative and financial processes.
• Ensure that all project financial management, procurement and human resource practices are in compliance with URC policy and U.S. government regulations.
• Manage internal and external financial audits of the program.
• Track and analyze all costs incurred and oversee preparation and timely submission of monthly financial statements and reports.
• Liaise with other key technical personnel and local staff in targeted countries to ensure smooth financial processes are upheld.
• Stay abreast with donor policies, procedures, rules and regulations; compile and update applicable local policies; and train URC’s program staff in these policies.
• Ensure that expenditures are within budgets and in compliance with commitments made in grants and work plans.
• Supervise administrative, human resources, and logistics staff.
• Develop and monitor systems to mitigate risk, fraud, and waste.
• Conduct due diligence to ensure that USG funds are not diverted from their development purpose outlined in the contract and are not vulnerable to corruption, extortion or otherwise benefitting malign group.

Minimum Qualifications: Required Experience & Qualifications

• Master’s degree in Business Administration, Finance, Accounting, or a related field.
• At least 10 years’ progressive experience managing finance, procurement, contracts, logistics and/or human resource related matters for international development activities of similar scope, size, and dollar value, with at least five years in a senior management position.
• Prior experience with USAID funded projects and/or significant experience with USG and USAID financial procedures, rules, and regulations.
• At least 3 years grant program management experience.
• Proven ability to build and effectively supervise a diverse team of employees, with at least five years of experience supervising a finance team.
• Strong oral and written communication skills in French and English, demonstrating an ability to communicate with various audiences including stakeholders, partners, and donors.

Desired Experience & Qualifications:

• Experience in successful financial and administrative management of projects of similar scope and size.
• Ability to work in a complex environment with multiple tasks, short deadlines. and intense pressure to perform.
• Strong leadership skills and the ability to coach, mentor, and develop capacity in staff and stakeholders.
• Ability to communicate effectively, instilling trust and confidence.
• Excellent organizational, interpersonal, facilitation, team building, and coordination skills.

Only shortlisted candidates will be contacted. CVs submitted for this opportunity may be retained in our database for other/future opportunities, unless we are directed otherwise URC is proud to be an Equal Employment Opportunity employer. We value and seek diversity in our workforce. Project: URC va mettre en œuvre le Projet Santé des Ménages et des Communautés (HCH) de l’USAID Mali. Le but de cette intervention est de réduire durablement la mortalité maternelle, néonatale et infantile (MNC) et d’augmenter l’adoption par les individus et les ménages de comportements sains ainsi que la demande et l’utilisation des services de santé dans les régions de Sikasso, Mopti et Ségou par le renforcement des capacités des Maliens à planifier, financer et gérer leur propre santé aux niveaux individuel, des ménages et communautaire. Cette activité ciblera 26 districts des régions de Sikasso, Mopti et Ségou sur une période de cinq (5) ans. Vue d’Ensemble du Poste : Le directeur des finances et de l’administration (DFA) supervisera la gestion financière globale, la conformité, l’administration, les ressources humaines et les opérations de Keneya Nieta, en veillant à ce que l’URC adhère à ses politiques, procédures et réglementations de l’USAID. Il/elle est responsable d’assurer que les exigences de l’USAID en matière de planification budgétaire, de suivi, et de rapport sont pleinement satisfaites en temps opportun. Le DFA est responsable de la mise en place et de la gestion des systèmes financiers, opérationnels et administratifs qui soutiennent l’activité. Il/elle est également responsable de la conformité financière et opérationnelle aux exigences de l’USAID et de la gestion efficace des opérations du projet. Il/elle rapporte directement au chef de projet (COP) et est membre de l’équipe dirigeante du projet Rôles et responsabilités : Les principales responsabilités comprennent, sans s’y limiter :

• En étroite collaboration avec le COP, assurer la supervision du portefeuille des finances, de l’administration, de la logistique et des opérations du projet,
• Chargé de la supervision du processus de budgétisation, de l’approvisionnement, de l’inventaire et des prévisions, y compris l’élaboration des budgets d’activité avec les équipes et le suivi des pipelines budgétaires.
• Collaborer avec l’USAID pour assurer une communication régulière et une réponse rapide aux demandes, aux calendriers et aux exigences de rapport de la mission. Diriger les activités du personnel d’appui au projet et veiller à ce qu’une assistance suffisante soit fournie à tout le personnel du projet.
• Fournir des rapports financiers opportuns et précis au siège de l’USAID et de l’URC (HQ), selon les besoins.
• Préparer les informations nécessaires pour fournir au COP un aperçu financier pour soutenir une prise de décision efficace et assurer des processus administratifs et financiers efficaces.
• S’assurer que toutes les pratiques de gestion financière, d’approvisionnement et de ressources humaines du projet sont conformes à la politique URC et aux réglementations gouvernementales américaines.
• Gérer les audits financiers internes et externes du programme.
• Suivre et analyser tous les coûts encourus et superviser la préparation et la soumission en temps opportun des états financiers et des rapports mensuels.
• Assurer la liaison avec d’autres membres du personnel technique clé et le personnel local dans les pays ciblés pour assurer le bon fonctionnement du système financier.
• Se tenir au courant des politiques, procédures, règles et réglementations des donateurs ; compiler et mettre à jour les politiques locales applicables ; et former le personnel du programme de l’URC à ces politiques.
• S’assurer que les dépenses respectent les budgets et sont conformes aux engagements pris dans les subventions et les plans de travail.
• Superviser le personnel administratif, des ressources humaines et de la logistique.
• Développer et surveiller des systèmes pour diminuer les risques, la fraude et le gaspillage.
• Faire preuve de diligence raisonnable pour s’assurer que les fonds du gouvernement américain ne sont pas détournés de leur objectif de développement décrit dans le contrat et ne sont pas vulnérables à la corruption, à l’extorsion ou au profit d’un groupe malveillant.

Qualifications minimales : Expérience et qualifications requises

• Maîtrise en administration des affaires, finance, comptabilité ou dans un domaine connexe.
• Au moins 10 ans d’expérience progressive dans la gestion des finances, des achats, des contrats, de la logistique et/ou des questions liées aux ressources humaines pour des activités de développement international de portée, de taille et de valeur en dollars similaires, avec au moins cinq ans dans un poste de direction.
• Expérience préalable avec des projets financés par l’USAID et/ou une expérience significative avec les procédures, règles et réglementations financières du gouvernement américain et de l’USAID.
• Au moins 3 ans d’expérience en gestion de programmes de subventions.
• Aptitude avérée à constituer et à superviser efficacement une équipe diversifiée d’employés, avec au moins cinq ans d’expérience dans la supervision d’une équipe financière.
• Solides compétences en communication orale et écrite en français et en anglais, démontrant une capacité à communiquer avec divers publics, y compris les parties prenantes, les partenaires et les donateurs.

Expérience & qualifications souhaitées

• Expérience de la gestion financière et administrative efficace de projets de portée et de taille similaires.
• Capacité à travailler dans un environnement complexe avec des tâches multiples, des délais courts, et une pression intense pour performer.
• Solides compétences en leadership et capacité d’encadrement, de mentorat et de développement des capacités du personnel et des parties prenantes.
• Capacité à communiquer efficacement, instillant la confiance et la confiance.
• Excellentes compétences organisationnelles, interpersonnelles, de facilitation, de constitution d’équipe et de coordination.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les CV soumis pour cette opportunité peuvent être conservés dans notre base de données pour d’autres opportunités / futures, sauf indication contraire de notre part. URC est fier d’être un Employeur Offrant des Chances égales à l’emploi. Nous apprécions et recherchons la diversité dans nos rangs.

About the Organization

University Research Co., LLC (URC) Guided by a strong vision of equitable and resilient systems that respond to people’s needs and emerging threats, URC helps countries and local actors to build, implement, and sustain science-driven, scalable solutions. Established in 1965, URC offers a range of technical expertise to empower governments, communities, and service providers toward strengthening their own health and social systems and improve service quality. We aim to expand access to and improve the quality of services, addressing maternal, newborn, child, and adolescent health; global health security and infectious diseases, including HIV/AIDS, TB, and malaria; reproductive health and family planning; nutrition and water, sanitation, and hygiene. In our interactions with each other and our clients, we stay true to our values for transformative change by focusing on:

• Creativity: by unleashing our creativity, we enhance engagement and interaction to improve problem-solving.
• Collaboration: not only our work towards the same vision and mission instill staff with a strong sense of purpose, but also enables us to complement each other’s skills and allocate work to maximize everyone’s strengths.
• Accountability: we hold ourselves responsible for accomplishing goals, completing assignments, and making decisions.
• Diversity, equity, and inclusion: we embrace the importance of a diverse, equitable, and inclusive environment, where our leadership and staff model behavior that enriches our organization, demonstrates respect for all people, and supports opportunities for all staff.

• Transparency: we understand that when employees deeply trust one another and their leaders, they will be more engaged in their roles because they will not be worried about unfair treatment.