Emergency Unit Assistant Intern

Job Description

Principales responsabilités

Opérations

• Support au Responsable de Programmes (RP) et son adjoint (ARP) pour l’analyse de contexte
• Rédaction et corrections de rapports/propositions d’interventions, en lien avec le RP/ARP
• Recherches sur des thématiques spécifiques aux missions (rapports, évaluations etc.)
• Résumés, compilations et mises en page pour des présentations internes et externes
• Soutien et suivi spécifique selon les besoins de la cellule et du terrain, par exemple :
• Commande de cartes et suivi des travaux en cours avec l’unité GIS de MSF
• Suivi bailleurs de fonds institutionnels : soutien à la rédaction des demandes de subventions et rapports finaux/annuels
• Centralisation des documents de gestion de projets.
• Suivi des enregistrements légaux et renouvellements

Ressources humaines

• Support à la Responsable Ressources Humaines Opérationnelle (RHOp) selon les besoins de la cellule et des missions :
• Assure la mise à jour et mise à disposition des documents opérationnels, RH et documents de mission clefs pour le personnel international (Welcome File et One drive)
• Soutient l’organisation des briefings (documents stratégiques, contexte, RH) et débriefings des expatriés et assure leur accueil et orientation
• Participation aux briefings du personnel international
• Suivi des points RH hebdomadaires et préparation/participation à la réunion hebdomadaire avec les gestionnaires de pool

Tâches organisationnelles liées au fonctionnement du Desk

• Point focal pour le Knowledge Management au sein de la Cellule, en charge du logiciel Kompas et de son alimentation (archivage et mise à jour des documents)
• Gestion et archivage des documents (RH, Opé, Log, Fin) sur le serveur central
• Traduction de documents en fonction des besoins et des demandes
• Comptes rendus des diverses réunions hebdomadaires ou ponctuelles (MiniDesk, CoPro, etc.)
• Organisation d’évènements pour la cellule (interdesk, cell au vert, e-pool days, formations…)
• Support aux autres cellules, selon besoin
• Participe au suivi des visites terrain des différents acteurs et centralise les informations

Logistique et supply :

• Préparation et suivi des équipements destinés aux missions (gestion « casier départ »)

Profil recherché

• Être au bénéfice d’une convention de stage
• Cursus intra- ou extra-académique, ou selon mesure fédérale d’insertion professionnelle : de préférence Santé Publique, Relations Internationales, Gestion des Ressources Humaines ou management, cursus en droit ou équivalent
• Intérêt avéré pour l’aide humanitaire
• Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit), autre langue un atout ; excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais
• Esprit d’équipe, capacité à collaborer avec des équipes multiculturelles
• Gestion des priorités, proactivité, rigueur, organisation
• Bonnes connaissances de l’environnement Windows (Word, Excel, PowerPoint)

Comment postuler

Les candidats sont invités à soumettre leur candidature via uniquement notre plateforme de recrutement en respectant les conditions suivantes.

• CV (maximum 2 pages)
• Lettre de motivation (maximum 1 page)
• Les documents doivent être rédigés en français ou en anglais.

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 20 juillet 2025