Expert Technique « Pilotage et Coaching » (H/F)

Job Description

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• paix, stabilité et sécurité ;
• climat, agriculture et développement durable ;
• santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

DESCRIPTION DE LA MISSION DE L’EXPERT TECHNIQUE ASSISTANT A MAITRISE D’OUVRAGE

L’expert technique « Pilotage et Coaching »/Assistant à maîtrise d’ouvrage (AMO), spécialiste en gestion de projet, aura comme responsabilité d’appuyer l’UGP et la mobilisation d’AT dans la mise en œuvre du projet via l’appui au renforcement du pilotage du projet (coaching adapté aux différentes fonctions, programmation et suivi des activités, suivi des réformes, mobilisation des acteurs concernés, introduction d’outils et méthodes, en lien avec le manuel de procédures,…) et le renforcement des capacités générales de maîtrise d’ouvrage par le MFBSB – en référence aux missions décrites et aux points nécessitant une rapide montée en compétences.

Les experts résidents du projet seront étroitement impliqués dans ces interventions – et plus particulièrement, l’expert principal, dont le rôle en matière d’AMO reste essentiel.
Il sera rattaché au chargé.e de projets siège d’EF.

Sur le plan technique, l’expert appuiera l’UGP dans les tâches suivantes :

1. Appui à la mise en œuvre globale des activités du projet (toutes les composantes) via le renforcement du pilotage (planification et coordination de sa mise en œuvre) :

• Appuyer la préparation des comités de pilotage, et y prendre part si besoin,
• Appuyer l’organisation transverse du travail au sein de l’UGP, entre l’UGP et le SG et l’UGP et les services bénéficiaires,
• Appuyer la structuration des stratégies d’intervention par composante/sous-composante et la conception de certaines activités clés (y compris TDR) – Appuyer, en relation avec l’UGP, les points focaux et les services bénéficiaires et les experts principaux, des plans opérationnels du projet. Il veillera à leur bonne application et ou actualisation tout au long du projet,
• Appuyer le suivi et l’actualisation du chronogramme global / plan pluriannuel d’activité du projet PAGF et des chronogrammes de chacune des composantes,
• Accompagner le cadrage et l’organisation des exercices de production et le suivi des Plans de travail annuel et du budget annuel du projet ainsi que le plan de passation des marchés – y compris conseil technique et revue-qualité.

1. Appui des activités de S&E/reporting:

• Accompagner le RSEC dans la formalisation et l’opérationnalisation du dispositif de S&E du projet (y compris outils et procédures),
• Appuyer l’UGP dans la production des rapports d’activités semestriels du projet – y compris conseil technique et revue-qualité.

1. Appui dans le suivi financier du projet :

• Assister l’UGP dans le respect des dispositions du manuel de procédure du Projet – et proposer si besoin des actualisations/compléments,
• Veiller à la disponibilité d’outils appropriés pour garantir la bonne gestion financière du projet et l’efficacité/régularité des processus de passation de marchés. En particulier, développer et finaliser avec l’UGP un tableau de bord financier du projet (base engagements et base paiements) et s’assurer de son appropriation et sa mise à jour régulière.

1. Appui à la qualité du processus de passation de passation des marchés
   
   
2. Participer et/ou identifier les participants au niveau de l’AMO, en appui à la MOA, à certaines étapes des appels d’offres (TDR, production du DAO, évaluation des offres) qui seront passés dans le cadre des besoins du projet et qui bénéficieraient utilement des contributions des experts mobilisables par l’ATMO.
   
   
3. Soutien transverse à la démarche d’AMO :

• Veiller à la planification des missions d’expertises, en cohérence avec la stratégie d’intervention et la programmation du projet
• Accompagner les experts résidents dans la formalisation/suivi de leurs plans de travail, en cohérence avec l’ensemble de la démarche d’AT et la stratégie du projet.
• Accompagner l’expert principal, dans la mise en œuvre de ses fonctions d’AMO et sa montée en puissance progressive sur ces fonctions.
• Contribuer à la rédaction du rapport annuel de l’AMO.

METHODOLOGIE ET PRINCIPAUX LIVRABLES A PRODUIRE

Les principaux appuis de l’expert AMO seront axés sur :

• Le pilotage, la programmation et le suivi-évaluation du projet
• La Planification de l’assistance technique
• La Participation aux instances de coordination et de pilotage du projet
• Le Plan de travail semestriel de l’assistance technique
• le Reporting (techniques et financier annuels, missions,…)

Pour cela, cet expert interviendra sur

1. Lors de séquences spécifiques clés comme les phases de lancement et de finalisation de l’élaboration du PTAB (fonction d’appui-conseil), la préparation de la documentation des COPIL (fonction de contrôle de qualité) ou encore la préparation de TDR (fonction de facilitation et contrôle qualité). Il s’agira à la fois d’intervenir sur les contenus (présentation du PTAB, rapport d’exécution, présentations pour le COPIL, etc.) et sur l’amélioration des outils (ex : note de cadrage des travaux de préparation du PTBA, ateliers thématiques de programmation, PTAB, travail sur les indicateurs et le tableau de bord, documentation renforcée sur les procédures).
2. Au fil de l’eau en appui aux 6 fonctions clés du projet (fonction de coaching) auprès des principaux personnels (temps plein ou quasi temps plein) mobilisés dans le cadre du projet : l’expert principal AMO (AT C1/C2), l’expert formation (AT C3), le Coordonnateur national, le Responsable Administratif et Financier, la Responsable Passation des Marchés et le Responsable Suivi-Evaluation et relations avec les partenaires. Les plans de travail individualisés constitueront la base de ces échanges.

L’intervention alternera des appuis présentiels et à distance.

De façon prévisionnelle, un rythme de missions tous les 3-4 mois sera suivi. Les missions s’étaleront sur une durée de 7 à 10 jours ouvrés.

Chaque mission donnera lieu à une séance de restitution en présence du SG/UGP et de l’AFD. Par ailleurs, l’expert rédigera à destination du chargé(e) de projets siège d’EF un rapport narratif après chaque mission (à distance comme sur place) qui retracera l’évolution de la mission, les perspectives de la mission et les contraintes rencontrées. Ce rapport sera soumis à l’appréciation du SG/UGP et définira une trajectoire de progression de l’appui qui constituera la base de la prochaine mission sur place, assortis d’indicateurs de suivi.

Les documents issus de ces séquences mentionnées ci-avant et les rapports de mission constitueront les livrables de l’expert.

Le projet d’Appui à la Gouvernance Economique (PAGF) ET CONTEXTE DE LA MISSION

En réponse à la demande du gouvernement comorien, l’Agence Française de Développement (AFD), a mobilisé une subvention de 7,8 millions d’euros, cofinancé par l’Union Européenne, pour le financement d’un projet d’assistance technique aux Comores d’une durée de 48 mois (2020 –25) : le Projet d’Appui à la Gouvernance Financière (PAGF).
L’exécution de ce projet, dans sa dimension assistance technique et appui à Maitrise d’Ouvrage (ATMO) a été confiée à Expertise France

Le projet d’appui à la gouvernance financière (PAGF) vise à améliorer la gestion des finances publiques, avec des objectifs spécifiques d’accroissement de la mobilisation des recettes fiscales, d’amélioration de la chaîne de la dépense (programmation, exécution, suivi et contrôle du budget de l’Etat) et enfin de renforcement des compétences professionnelles des personnels de l’administration des finances publiques avec la mise en place de filières de formation en finances publiques.

Le projet comprend trois composantes « métiers » liées à chacun des objectifs spécifiques mentionnés plus haut :

1. L’appui à l’amélioration de la performance de l’AGID dans la mobilisation des recettes ;
2. L’appui à une programmation, une exécution, un suivi et un contrôle plus efficace des dépenses publiques ;
3. L’appui à l’accroissement des compétences professionnelles des personnels de l’administration en charge des finances publiques.

Une quatrième composante regroupe les activités de pilotage et de gestion du projet. Elle inclut aussi les activités liées à la communication, à l’audit et à l’évaluation.

La date limite prévisionnelle de mise en œuvre du projet est fixée au 15 juin 2024 (sous réserve d’éventuelle prorogation).

Après un (1) an de mise en œuvre, le projet connait des difficultés dans son pilotage et dans sa mise en œuvre, avec très peu d’activités engagées à ce jour. Faute de processus de planification, programmation, coordination et suivi suffisamment encadrés et effectifs, la logique d’intervention du projet peine à se matérialiser, ce qui fait peser des risques importants sur l’atteinte des résultats visés.

Un accompagnement de l’équipe projet, en interaction forte avec les services bénéficiaires, dans le renforcement du pilotage (accompagnement des réformes ; gestion du changement) et de ses capacités à effectuer ses taches/activités fondamentales apparait nécessaire pour permettre au projet d’avoir une mise en œuvre fluide et à impact.

Intervenants et mode opératoire

La maîtrise d’ouvrage (MOA) est le Ministère des Finances, du Budget et du Secteur bancaire comorien (MFBSB). Cette fonction de MOA est ancrée au niveau du Secrétariat Général du MFBSB. Le PAGF appuie principalement les Directions Générales et services associés à ces dernières au sein du MFBSB mais également des structures externes (Commission des finances de l’Assemblée Nationale et la Section des Comptes de la Cour Suprême). Chaque structure est responsable de la planification de ses activités, de la définition de ses besoins et de la mise en œuvre des actions pour l’atteinte des objectifs identifiées ci-dessus. A ce titre, elles devront rédiger un plan opérationnel annuel et pluriannuel, assortis d’éléments de budgétisation, et des termes de référence pour chaque mission souhaitée dans le cadre du PAGF.

• Unité de Gestion de Projet (UGP) au sein du Secrétariat Général

Une unité d’exécution dénommée “Unité de Gestion du Projet” (UGP) est en place au sein du Secrétariat Général pour appuyer le Secrétaire Général du MFBSB dans la bonne exécution technique et financière du projet et - de manière plus structurelle – pour accompagner les services bénéficiaires au sein du MFBSB, en vue de la mise en œuvre effective des activités prévues. L’UGP est l’organe d’exécution permanente en charge de mettre en œuvre les orientations, décisions et plans d’action validés par le comité de pilotage (COPIL). Elle assure ainsi la gestion administrative et financière du projet, passe et suit les marchés, gère le dispositif de suivi-évaluation et de reporting périodique du projet.

L’UGP est responsable de la préparation des documents du projet (PTAB, rapport annuel) et facilite partout où cela sera possible la collaboration entre les experts recrutés et les structures de mise en œuvre. Enfin, un comité de pilotage (COPIL) réunissant les ministres concernés se réunira au moins une fois par an pour fixer les orientations du projet, valider les rapports d’exécution et le PTAB de l’année à venir.

L’UGP est dirigée par un Coordonnateur National, responsable de la gestion du projet. Elle comprend également un responsable administratif et financier (RAF), un responsable de la passation des marchés (RPM), un responsable du suivi-évaluation et des relations avec les partenaires (RSE), un secrétaire et un chauffeur.

• Expertise France (EF)

Expertise France assure l’assistance à maîtrise d’ouvrage (ATMO) internationale pendant toute la durée du projet (48 mois). EF est en charge de mobiliser une assistance technique multiforme à la mise en œuvre des différentes activités prévues au titre du PAGF, ayant trait aux différentes composantes citées ci-avant. L’AMO a pour objectif global d’appuyer la mobilisation des experts techniques les plus adéquats pour assurer le renforcement des capacités nationales dans les domaines métiers couverts par le PAGF. L’assistance technique visera également dans le cadre du projet à : :

• appuyer l’UGP dans ses missions (i) de planification des activités du projet, (ii) de gestion et coordination du projet, et (iii) de suivi-évaluation du projet,
• apporter son expertise technique à l’UGP pour soutenir la mise en œuvre au quotidien du projet (pilotage technique, administratif et financier),
• contribuer, à travers l’appui apporté à l’UGP, à renforcer la collaboration des services, la cohésion des pratiques et la coordination des activités au sein du MFB, et développer ainsi la capacité de pilotage interne du Secrétariat Général du ministère.

L’AMO est composée notamment de deux experts résidents :

• Un expert principal, en charge d’appuyer plus directement la mise en œuvre des C1 et C2 et d’appuyer la MOA dans la coordination et la réalisation des activités du projet dans son ensemble,
• Un expert formation, en charge principalement d’appuyer la mise en œuvre de la C3.

En complément, l’ATMO assure la mobilisation d’expertises perlées et court-termes, pour un volume d’environ 1.000 H/J, en soutien aux différentes activités du projet.

En termes de livrables, outre les rapports de missions d’expertise et études dont elle assure la mise en œuvre, l’ATMO produit annuellement un rapport de l’assistance technique, qui décrit les appuis apportés, les avancements et les difficultés rencontrées, les enjeux de RC à prendre en compte, les propositions de mesures correctrices, et une proposition de plan de travail de l’AT pour la période à venir.

L’ATMO propose à l’UGP tous les semestres une programmation trimestrielle qui fait l’objet d’une discussion et validation par le Coordonnateur du projet et d’un ANO de l’AFD.

L’ATMO contribue également activement aux exercices d’élaboration du PTAB et des rapports annuels du projet, dans le cadre d’un appui technique.

• Être titulaire d’un diplôme au moins de niveau Bac + 5 dans un domaine pertinent pour le projet et justifier d’une expérience,
• professionnelle de plus de 8 ans en matière de pilotage, de gestion ou de direction de projets de développement (chef de projet, chef de mission, expert pilotage),
• Expérience dans la conduite de projets dans le domaine de la gestion des finances publiques et maîtrise d’ensemble des principaux enjeux de la GFP,
• Expérience en matière de coaching et d’accompagnement du changement,
• Justifier d’expériences réussies de direction ou de coordination de projets de PTFs, (un projet AFD ou UE serait un atout),
• Faire preuve de qualités de rigueur, de communication, d’écoute et de dialogue,
• Il/elle devra disposer d’une première expérience majeure dans la gestion de projets de coopération internationale, de préférence en Afrique subsaharienne. D’autres expériences professionnelles à l’étranger dans des pays émergents ou en développement, seraient des atouts.

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Expertise France est l'agence publique de conception et de mise en oeuvre de projets internationaux de coopération technique. L'agence intervient autour de quatre axes prioritaires : - gouvernance démocratique, économique et financière ; - paix, stabilité et sécurité ; - climat, agriculture et développement durable ; - santé et développement humain. Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d'ingénierie et de mise en oeuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l'expertise technique et joue un rôle d'ensemblier de projets faisant intervenir de l'expertise publique et des savoir-faire privés.