Finance and Administration Manager, OTI Colombia Program

Job Description

Project Summary:

The USAID/OTI Colombia Program seeks to address emerging factors of instability through support to the Government of Colombia (GOC) and communities for robust peace accord implementation, thus helping to demonstrate that an integrated, comprehensive approach to the conflict also provides solutions to some of the country’s biggest problems to include rural insecurity and illicit economies. Implicit in this approach is support to the GOC in understanding the unique post- accord drivers of instability and support for piloting innovative solutions. The program will also focus on increasing the capacity and co-responsibility of both GOC and community actors for accord implementation.

**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.**

Position Summary:

The Finance and Administration Manager will oversee all financial, information technology, human resources, and administrative areas. This role will ensure that accounting, budgeting, and financial activities are carried out in a manner consistent with the objectives of the project, and in compliance with Colombian law, USAID regulations, and MSI policies and procedures. The Manager will also ensure that all administrative requirements are operating to support program implementation. The position is a fixed-term labor contract. This role will report to the Deputy Chief of Party (DCOP) and will be based in Bogota.

Responsibilities:

• Work closely with Headquarters (HQ) Project Manager and DCOP to establish and oversee the management of the project financial systems.
• Support the supervision of the administration, financial, human resources, technology, and work safety and health of the Colombia Transforma 3 program.
• Ensure availability of funds, manage, and reconcile any differences with local currency bank accounts.
• Manage and support the payment process for program activities, carry out monitoring of advances, and ensure the proper use and management of the financial resources of the program, in line with the requirements of USAID/OTI and MSI.
• Review all payment documentation and verify information prior to approval, signature of the DCOP, and payment processing.
• Ensure that accounting and finance actions are compliant with MSI and USAID procedures and regulations.
• Advise the DCOP / Chief of Party (COP) on policies and regulations related to finance and administration.
• Support the program with local administrations (social security, tax authorities, landlord, etc.) and its accomplishments with local requirements.
• Work closely with the Social Insurance Office and Tax Department to ensure that all required documents are accurate and updated and compliant with the up-to-date local regulations and laws governing taxes, contracts, administration, and accounting.
• Ensure that the project accounting is properly done in both of the program’s accounting systems (QuickBooks and Helisa) systems using the appropriate accounting codes in coordination with the Finance Coordinator.
• Support and monitor requests for funds for the implementation of the program in coordination with the Finance Coordinator.
• Monitor and support proper management and continuous updating of the asset inventory of the program, including transfer of property, disposition plan, and any other specific use.
• Support finance team to remain compliant with local accounting laws.
• Monitor final payments for labor contracts under Colombian Law requirements in coordination with the Human Resources Coordinator.
• Lead projecting processes with DCOP, COP, and HQ.
• Supervise all administrative areas, provide support to the administrative coordinator in process related with the regional and main offices.
• Ensure compliance of the program’s policies and procedures Actively.
• Support the needs of the area contributing to achievement of program objectives in coordination with the Information Technology Officer.
• Perform other tasks as requested by the DCOP and COP.

Perfil de la Compañía:

Management Systems International (MSI), una empresa de Tetra Tech, es una consultora de gestión del área metropolitana de Washington, D.C., con una trayectoria de 40 años de resultados para nuestros clientes. Nuestra experiencia se encuentra en los campos de seguimiento y evaluación; democracia y gobernabilidad; paz y estabilidad; estado de derecho y responsabilidad; educación; género e inclusión; comunicaciones estratégicas; y liderazgo y desarrollo organizacional. MSI ha implementado proyectos en 90 países de todo el mundo, como Colombia, Indonesia, Jordania, Kenia, México, Nigeria, Pakistán, Siria y Ucrania, y trabaja a nivel nacional. Apoyamos a clientes que van desde el gobierno de los Estados Unidos (por ejemplo, la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, los Departamentos de Estado y Trabajo de los Estados Unidos y la Corporación del Desafío del Milenio) hasta grandes donantes bilaterales y multilaterales (por ejemplo, el Banco Mundial y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo). También trabajamos con gobiernos nacionales y locales, organizaciones no gubernamentales (ONG), think tanks, fundaciones y universidades. Para obtener más información, visite nuestro sitio web en www.msiworldwide.com.

Resumen del Proyecto:

El Programa USAID/OTI Colombia tiene como objetivo abordar los factores emergentes de inestabilidad a través del apoyo al Gobierno de Colombia (GDC) y las comunidades para la implementación sólida de los acuerdos de paz, ayudando así a demostrar que un enfoque integrado e integral del conflicto también proporciona soluciones a algunos de los mayores problemas del país como inseguridad rural y economías ilícitas. Implícito en este enfoque está el apoyo al Gobierno de Colombia para comprender los impulsores únicos de inestabilidad posteriores al acuerdo y el apoyo para la puesta a prueba de soluciones innovadoras. El programa también se enfocará en aumentar la capacidad y corresponsabilidad tanto de los actores comunitarios como de los actores comunitarios para la implementación del acuerdo.

**Por favor tenga en cuenta: Solo los ciudadanos colombianos son elegibles para este cargo.**

Resumen del Cargo:

El Gerente de Finanzas y Administración supervisará las áreas administrativa, financiera, tecnología y recursos Humanos del Programa. Asegurará que las operaciones contables, presupuestarias y financieras cumplen con los requerimientos locales. Se asegurará de que las actividades contables, presupuestarias y financieras se lleven a cabo de manera consistente con los objetivos del proyecto y de conformidad con la ley colombiana, las regulaciones de USAID y las políticas y procedimientos de MSI. El puesto tendrá un contrato laboral a término fijo, su sede en Bogotá y reportará al Deputy Chief of Party.

Responsabilidades:

• Gestionar en estrecha colaboración con el administrador de proyectos de Casa Matriz y Deputy Chief of Party para establecer y supervisar la administración de los sistemas financieros del proyecto.
• Apoyar la supervisión de la administración, los recursos financieros, los recursos humanos y la tecnología del programa Transforma de Colombia.
• Asegure la disponibilidad de fondos, administre y reconcilie cualquier diferencia con las cuentas bancarias en moneda local.
• Gestionar y respaldar el proceso de pago de las actividades del programa, realizar un seguimiento de los avances y garantizar el uso y la gestión adecuados de los recursos financieros del programa, en línea con los requisitos de USAID / OTI y MSI.
• Revise toda la documentación de pago y verifique la información antes de la aprobación, la firma de la Deputy Chief of Party, y el procesamiento de pagos.
• Asegurarse de que las acciones contables y financieras cumplan con los procedimientos y regulaciones de MSI y USAID; Asesorar a la Chief of Party sobre políticas y regulaciones relacionadas con finanzas y administración.
• Representar el programa ante las administraciones locales (seguridad social, autoridades fiscales, arrendador, etc.).
• Trabajar en estrecha colaboración con la Revisoría Fiscal para que todos los documentos requeridos sean precisos y estén actualizados y cumplan con las regulaciones y leyes locales actualizadas que rigen los impuestos, contratos, administración y contabilidad.
• Asegúrese de que la contabilidad del proyecto se realice correctamente en los sistemas de los sistemas de contabilidad del programa (QuickBooks y Helisa) utilizando los códigos contables apropiados en coordinación con el coordinador de finanzas.
• Respaldar y monitorear las solicitudes de fondos para la implementación del programa en coordinación con el coordinador de finanzas.
• Liderar el proceso de proyección de fondos en coordinación con Deputy Chief of Party / Chief of Party para Casa Matriz.
• Supervisar y respaldar la gestión adecuada y la actualización continua del inventario de activos del programa, incluida la transferencia de propiedad, el plan de disposición y cualquier otro uso específico.
• Apoyar al equipo de finanzas para que cumpla con las leyes contables locales.
• Supervisar los pagos finales de los contratos laborales según los requisitos de la ley colombiana en coordinación con el coordinador de recursos humanos.
• Brindar apoyo al proceso del coordinador administrativo relacionado con las oficinas regionales y principales.
• Asegurar activamente el cumplimiento de las políticas y procedimientos del programa.
• En coordinación con el oficial de tecnología de la información, respaldar las necesidades del área que contribuyen al logro de los objetivos del programa.
• Realizar otras tareas según lo solicitado por la Deputy Chief of Party / Chief of Party.

Qualifications:

• Bachelor’s degree in finance, business administration, or related field is required.
• Minimum four years of experience working in project financial management for non-governmental organizations is required.
• Experience managing the finances and administration of a USAID-funded project is required.
• Experience supervising multidisciplinary teams is required.
• Strong knowledge of international donor requirements required.
• Knowledge of USAID policies and business practices required.
• Familiarity with grants management and project finance management, including financial controls, accounting, auditing, as well as reporting on accruals, pipelines, and expenses., etc.
• Advance knowledge of all Microsoft Office programs (Word, Access, Excel, PowerPoint, Outlook and FrontPage).
• Strong communication, proactive problem-solving, service oriented, and inter-personal skills.
• Ability to work effectively and harmoniously under pressure in a stressful environment and with colleagues from different cultural and professional backgrounds.
• Fluency in Spanish is required.

MSI is an equal opportunity employer that values diversity and inclusion. We strive to develop and maintain a culture that honors the perspectives and identities of our employees, our communities and those impacted by our work.

We do not discriminate on the basis of any protected attribute, including race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital or veteran status, pregnancy or disability, or any other basis protected under applicable law. In accordance with applicable law, we make reasonable accommodations for applicants’ and employees’ religious practices and beliefs, as well as any mental health or physical disability needs.

MSI is an Equal Opportunity Employer/Affirmative Action/Americans with Disabilities/Veterans Employer.

Reasonable Accommodations:

MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please visit Tetra Tech’s Disability Assistance Page. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

Competencias:

• Se requiere un título en finanzas, administración de empresas o un campo relacionado.
• Experiencia de al menos cuatro años sustancial relacionada con el trabajo en gestión financiera de proyectos para ONG con un sólido conocimiento de los requisitos de los donantes internacionales es requerido.
• Se requiere experiencia en la supervisión de equipos multifuncionales.
• Se requiere conocimiento de las políticas y prácticas comerciales de USAID y experiencia directa en el manejo de las finanzas y la administración de un proyecto financiado por USAID.
• Familiaridad con la gestión de subvenciones y la gestión de proyectos financieros, incluidos los controles financieros, contabilidad, auditoría, así como la presentación de informes sobre acumulaciones, canalizaciones y gastos, etc.
• Avanzar en el conocimiento de todos los programas de Microsoft Office (Word, Access, Excel, PowerPoint, Outlook y FrontPage).
• Excelentes habilidades de comunicación, así como: a) habilidades proactivas de resolución de problemas de forma independiente y con equipos, b) una fuerte orientación al servicio, yc) habilidades interpersonales, autoconciencia e inteligencia emocional.
• Capacidad para trabajar de manera eficaz y armoniosa bajo presión en un ambiente estresante y con colegas de diferentes orígenes culturales y profesionales.
• Dominio del Español es requerido.

MSI es un empleador con igualdad de oportunidades que valora la diversidad y la inclusión. Nos esforzamos por desarrollar y mantener una cultura que honre las perspectivas e identidades de nuestros empleados, nuestras comunidades y los afectados por nuestro trabajo.

No discriminamos por ningún atributo protegido, como la raza, la religión, el color, el origen nacional, el género, la orientación sexual, la identidad de género, la expresión de género, la edad, el estado civil o de veterano, el embarazo o la discapacidad, o cualquier otro motivo protegido por la ley aplicable. De acuerdo con la ley, hacemos ajustes razonables para las prácticas y creencias religiosas de los solicitantes y empleados, así como para cualquier necesidad de salud mental o discapacidad física.

MSI es un empleador de igualdad de oportunidades/acción afirmativa/empleador de estadounidenses con discapacidades/veteranos.

Adaptaciones para Personal Discapacitado:

MSI se dedica a contratar una fuerza de trabajo inclusiva. Si desea solicitar adaptaciones razonables durante el proceso de solicitud, visite la página de asistencia para personas con discapacidad de Tetra Tech. Nuestro equipo de contratación espera participar en un proceso interactivo para proporcionar adaptaciones razonables a los candidatos.

Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

About the Organization

Company Profile:

Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.