An English Description Will Follow:
L’International Rescue Committee (IRC) est l’un de plus grands fournisseurs d’aide et d’assistance en développement en République Démocratique du Congo (RDC). Avec un budget annuel d’environ 70 millions USD, et un personnel de plus de 900 employés, l’IRC soutient directement les communautés et les institutions congolaises dans quatre provinces affectées par les conflits dans les domaines de la bonne gouvernance et le développement communautaire, de la santé, de la violence basée sur le genre, de l’éducation, et de la réponse aux urgences a travers un réseau de neuf bureaux et une gamme de partenariats institutionnels et communautaires. L’IRC est présent en RDC a travers ses programmes directes et des programmes en partenariat dans neuf sur 11 province de la RDC.
ETENDUE DU TRAVAIL
L’IRC-RDC travaille avec environ 20 subventions actives demandant la production d’environs 100 rapports pour les bailleurs par an. L’unité de subventions est actuellement composée de quatre gestionnaires et un coordinateur. Chaque gestionnaire est responsable d’un portefeuille de subventions déterminé par le Coordinateur. Il/elle facilite la production de propositions de projets, demandes d’avenants et rapports aux bailleurs de fonds de qualité et ponctuels, soutient les collègues avec des conseils sur les règlements des bailleurs et d’IRC de manière proactive et est responsable pour la gestion des documents contractuels. Les Gestionnaires travaillent en étroite collaboration avec les Directeurs techniques au niveau de Kinshasa, le staff de support d’IRC Kinshasa et les collègues de bureaux provinciaux d’IRC RDC.
RESPONSABILITES
1) Coordonner tout aspect de rapportage pour les différents bailleurs de fonds afin d’assurer des rapports des qualités soumis à temps :
* Le Gestionnaire des subventions est le point focal principal pour la production des rapports aux bailleurs de fonds de son portefeuille, y compris pour la liaison avec les équipes d’IRC RDC et aux sièges de New York et de Londres, pour ce qui concerne l’écriture, la revue et la soumission des rapports par l’interlocuteur approprié.
* Les exigences de reporting de chaque bailleur de fonds sont communiquées au personnel de programme et support pertinents de manière ponctuelle et sont suivis afin de tout soumettre à l’heure ;
* Les rapports pour les bailleurs sont relus pour assurer l’exactitude et la qualité des informations. Cela peut comprendre la réécriture, la traduction et une contribution à l’écriture ;
* Les questions des bailleurs sont communiquées aux collègues appropriés et les réponses sont envoyées aux bailleurs dans les meilleurs délais ;
* Les fonctions de représentation ou de liaison avec les bailleurs sont remplies en fonction des besoins et / ou en l’absence de points focaux habituels pour la communication avec chaque bailleur.
2) Veiller sur la conformité avec les règlements des bailleurs de fonds
* Une compréhension approfondie et large des politiques, règlements et procédures des bailleurs de l’IRC RDC est développée et maintenue par le Gestionnaire des subventions. Les collègues des programmes et de support sont formés dans ces domaines avec le soutien du Coordinateur des subventions;
* Les risques par rapport à la conformité avec les règlements des bailleurs de fonds du portefeuille du Gestionnaire sont identifiés de manière proactive et des conseils sont fournis aux points focaux des subventions et au personnel de l’IRC RDC (direction, finance, achats, etc.) ;
* Le système de gestion des informations et de classement est respecté et tous les documents contractuels relatifs aux relations avec les bailleurs de fonds, rapports, correspondances etc. sont tenus à jour de manière appropriée dans les archives des bureaux de l’IRC RDC.
3) Assurer la soumission des propositions de projet de qualité et ponctuelles et soutenir l’identification d’opportunités de financement
* Le système pour la gestion de développement de propositions de projets avec la direction et les départements de programmes, finances et opérations afin de produire des soumissions de qualité et dans les temps est compris et respecté;
* Le développent de propositions de projet et de demandes d’avenants (distribution et gestion du planning et processus de développement, écriture, relecture et correction, liaison avec les rédacteurs et relecteurs etc.) est coordonné et réalisé effectivement en fonction des demandes du Coordinateur ;
* Une veille, des recherches et des analyses des stratégies des bailleurs de fonds sont effectués et partagés avec les collègues de programmes.
EXIGENCES
* Licence/BA requis ; Masters en relations internationales, études humanitaires ou un autre domaine pertinent préférable
* Au moins un an d’expérience dans le domaine humanitaire ou développement international
* Des compétences prouvées d’écriture et de relecture de documents de projets ;
* Bon communicateur avec des compétences fortes d’organisation, de gestion de temps et d’analyse ;
* Des capacités élevées de relationnel et de diplomatie ;
* Français et anglais courants, à l’écrit et à l’oral ;
* Capacité de jongler avec des priorités concurrentes, tenir des délais rigides et travailler sous pression dans des conditions instables
* Aisance en informatique ; doit être compétent en Windows MS (Word, Excel), email, etc. ;
* Une expérience professionnelle précédente de préférence en Afrique dans un pays post-conflit ou en conflit ;
* La familiarité avec les règlements des bailleurs (en particulier DFID et USAID est un avantage) ;
* Une expérience avérée dans la gestion de subventions ou le développement de programmes est préférée.
SITUATION SECURITAIRE SPECIFIQUE/LOGEMENT
SITUATION SÉCURITAIRE / LOGEMENT
Ce poste non-accompagné est basée à Bukavu, au Sud-Kivu. Un logement partagé confortable et sécuritaire est fourni par l’IRC. La situation sécuritaire actuelle dans l’Est de la RD Congo est imprévisible et complexe, mais toutes les mesures possibles sont prises par l’IRC pour assurer la sécurité du personnel.
******
The International Rescue Committee is one of the largest providers of relief and development assistance in the Democratic Republic of Congo with a projected annual budget of over US$ 70 million and over 900 staff. In four of DRC’s provinces, IRC directly implements programs in the sectors of health, governance & community development, women’s protection & empowerment, education, and emergency response through a network of nine field offices and a range of institutional and community partnerships. IRC is present through its direct programs and through partners in a total of nine out of eleven provinces in DRC.
SCOPE
IRC DRC currently has a portfolio comprised of over 20 grants requiring the development and submission of approximately 100 donor reports annually. The Grants Unit is currently composed of four Managers and one Coordinator. Each Grants Manager is responsible for a portfolio of grants determined by the Grants Coordinator. He/she facilitates the production of timely, high quality proposals, amendment requests and reports to donors and provides colleagues with proactive advice on donor and IRC regulations compliance for that portfolio. The Manager is also responsible for contractual document management. The Managers work closely with the Kinshasa-based Technical Directors, Kinshasa-based support staff and the provincial heads of offices.
ESSENTIAL JOB FUNCTIONS:
RESPONSIBILITIES
1) Coordinate all aspects of donor reporting to ensure quality and timely donor report submissions
* The Manager serves as IRC DRC focal point for the production of donor reports in their portfolio; this includes liaison with IRC DRC teams and IRC HQ for production, review and submission of reports via the relevant donor interlocutor;
* Donor reporting requirements are communicated to relevant program and support staff in a timely manner and tracked to yield timely submissions;
* Donor reports are reviewed for accuracy and quality. This may involve substantial editing, translation and contributing to writing.
* Donor queries are communicated to relevant team members and addressed in a timely manner;
* Liaison or representation requirements to donors as the need arises and/or in the absence of regular donor focal points are fulfilled.
2) Compliance Monitoring
* A broad and deep understanding of the policies and grant agreements in the grant portfolio as well as IRC regulations and procedures is developed and maintained by the Grants Manager. Relevant program and support staff are trained in these areas with the support of the Grants Coordinator;
* Compliance risks/issues within the Manager’s portfolio are proactively identified and advice is offered to grants focal points and other IRC DRC staff (senior management, finance, procurement, etc.);
* The IRC DRC grants information management and filing system is respected and all donor contractual documents, reports, key correspondence etc. are appropriately filed in up-to-date and consistent soft and hard libraries.
3) Ensure quality and timely proposal submissions and support opportunity identification
* The IRC DRC system for handling proposal developments with management, programs, finance and operations departments to yield timely and quality submissions is understood and respected;
* Project proposal development & revisions (issuing and management of timelines and development processes, writing and editing, review, liaison with writers and reviewers etc) are coordinated and completed effectively as requested by the Grants Coordinator;
* Monitoring, research and analysis into donor strategies is carried out and shared with program staff.
REQUIREMENTS
* BA/BS/University degree required; Master’s in international affairs or related subject preferred
* At least one year experience working in relief or development programs
* Good communicator with strong organizational, time management and analytical skills
* Excellent inter-personal, cultural and diplomatic skills
* Fluency in French and English, spoken and written, is essential
* Superior writing and editing skills
* Ability to meet juggle competing priorities, meet demanding deadlines and work under pressure
* Strong computer skills: must be competent in the use of Windows MS office programs (Word, Excel), email programs, etc.
* Prior professional experience, preferably in Africa in a post-conflict and/or conflict setting;
* Demonstrated experience in grants management or program development preferred;
* Prior knowledge of donor regulations (in particular DFID & USAID) is an advantage.
* Specific Security Situation/Housing:
SECURITY SITUATION / HOUSING
This is an unaccompanied post based in Bukavu, South Kivu. Comfortable and secure shared housing is provided by IRC. The current security situation in eastern DR Congo is unpredictable and complex, but all possible measures are taken by IRC to ensure staff safety and security.
The International Rescue Committee (IRC) is one of the world’s leading humanitarian relief and development organizations. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC today responds to the world’s worst humanitarian crises and helps uprooted people survive, recover and rebuild their lives in the aftermath of armed conflict and natural disaster. We are committed to a culture of bold leadership, innovation in all aspects of our work, creative partnerships and thorough accountability to those we serve
