Grants Manager

NDjamena, Chad
Apply by 24 May 2018
Mid-level , Full-time staff position
Posted on 25 April 2018

Job Description

Requisition ID: req1659

Job Title: Grants Manager

Sector: Awards Management

Employment Category: Fixed Term

Employment Type: Full-Time

Location: Chad-N’Djamena

Job Description

Background/IRC Summary:
International Rescue Committee (IRC) is an apolitical, non-profit, and non-religious humanitarian organization that provides assistance to refugees around the world. IRC implements programs to promote durable solutions for displaced persons, refugees and host communities through public health, sanitation, shelter, rehabilitation and education projects. IRC has been serving refugees since 1933 and is present in 40 countries in Europe, Africa and Asia, as well as through a resettlement support program in the United States. IRC is an organization committed to freedom, human dignity and self-reliance. This commitment translates into well-planned resettlement assistance, emergency global relief, rehabilitation and advocacy for refugees.

IRC started operations in Chad in 2004 to respond to the humanitarian crisis caused by the influx of refugees from Darfur to eastern Chad, with intervention in the Ouré Cassoni refugee camp. Assistance to Sudanese refugees has now expanded to the management of the ten camps in the East and one camp in the West with assistance to refugees and local communities in health, nutrition and water, hygiene and sanitation.

In 2012, to respond to drought and food insecurity, IRC expanded its geographic coverage in the Guéra region. IRC is currently working in three health districts Mongo, Mangalmé and Melfi and is providing prevention and treatment of malnutrition to the local population.

In May 2016, IRC opened an office in the Lac region to respond to the Boko Haram crisis. IRC implements assistance projects in health, nutrition as well as protection and response to gender-based violence.

IRC Chad is committed in its 2015-2020 Strategic Action Plan, to continue to provide essential humanitarian services in health, nutrition and protection / GBV, while improving the economic well-being and building the resilience of beneficiaries, especially women and girls. IRC Chad will continue to work with and closely support states actors/ Ministries for key areas of intervention so that IRC’s actions fit into national policies to ensure better ownership of actions taken towards.

Job Overview/Summary:
The Grants Manager (GM), in conjunction with the Deputy Director for Programs (DDP), will provide strategic and operational direction, lead resource mobilization efforts to meet annual growth targets, and support the diversification of revenue from institutional donors and non-traditional funding sources to achieve IRC’s strategic objectives in Chad. He/she will operate as a member of the Extended Senior Leadership and Management Team (E-SLMT), providing direct support to strategic growth opportunities as well as helping to strengthen Business Development and Grants Compliance-related systems, processes, relationships and staff capacities. Along with the second Grants Manager, he/she acts as focal point for proposal development, donor reporting, and information and grants management capacity-building efforts within the portfolio. Reporting to the Deputy Director of Programs, the Grants Manager provides critical support in programmatic and budgetary monitoring, compliance with donor and internal IRC rules and regulations and other key functions as required.

Major Responsibilities:
The GM will maintain competitive positioning for and pursuit of institutional donor resources for IRC Chad, with an emphasis on competitive funding mechanisms. He/she will define, monitor and update the business pipeline and ensure that IRC is best positioned to pursue relevant opportunities.

With a core function of leading the production of high quality applications for donor funding, and providing analysis and oversight to ensure compliance with grant specific requirements, this position will also provide specialized assistance in other dimensions of the grants management cycle, including :
* Provide guidance and leadership to the E-SLMT for strategic growth planning
* Serve as a resource for staff of grant funded programs for fiscal and programmatic compliance matters
* Prepare and/or review information and reports for internal and external stakeholders
* Leverage IRC’s competitive position and program results to attract new funding
* Collaborate with functional teams to identify and capture funding opportunities
* Incorporate best practices into growth-related business processes and proposals
* Build relationships with current and prospective donors
* Develop/manage strategic alliances and/or coalitions with other organizations
* Monitor donor trends, including corporate and other non-traditional sources
* Capture Planning and Proposal and Concept Note Development
* Grants Management & Compliance
* Sub-award management
* Documentation of results, reporting and marketing
* Other responsibilities as needed

Specific responsibilities:

* Support effective internal communication and information management processes to ensure access and use of Business Development information by relevant stakeholders within the organization, including maintaining an up-to-date opportunities matrix
* Lead the country program’s opportunity pipeline tracking and analysis, including portfolio trends, proposal submissions and performance, and growth projections.
* Support key staff to develop and maintain key relationships with donors, collaborating organizations, and private sector actors with an eye toward opportunity identification, shared value creation, strategic alliance formation, and global brand positioning.

Capture Planning and Proposal and Concept Note Development
* Provide BD skills and capacity to guide and/or lead teams in opportunity analysis, capture planning, proposal preparation, proposal development, proposal review, and after action review.
* Assist or lead proposal development including traveling to field sites to work directly with program staff on proposal development as requested
* Draft high quality donor proposals and other grant documentation both as a lead writer and in collaboration with the Technical Coordinators, Program Managers and Technical Advisors, ensuring that IRC’s Strategy Action Plan (SAP) priorities, and budgeting for M&E and other relevant guidelines are incorporated into proposals and projects.
* Provide internal reviews of technical and cost applications prepared by other staff, reviewing for clarity, responsiveness, presentation, and compliance, in coordination with the program and operations teams
* Manage the submission approval process through IRC’s electronic award management database, OTIS, and coordinate revisions to the proposal based on HQ feedback

Grants Management & Compliance
* Develop and modify policies/procedures/systems in accordance with donors’ regulations and organizational needs and objectives.
* Develop and maintain grants management tools, such as funding trackers, reporting calendars, templates, and compliance guideline documents; and ensure the team is aware of these timelines
* Organize grant opening, review and closing meetings
* Support production of donor reports and ensure that reports are of high quality and submitted on time
* Support the Program and Operations team Grants Coordinator in the preparation and follow-up of grants operations meetings, and lead the meetings in Ndjamena and/or at the field level
* Assist in preparations for external monitoring visits, reviews, and audits, and cross-site evaluations and participate as appropriate.
* Build grant management capacity of field staff by facilitating training, and providing one-on-one follow up support, in report writing, proposal development and other topics.
* With support from IRC’s HQ grants staff, address donor compliance questions from IRC Chad program and finance staff to ensure compliance with donor regulations
* Maintain hard and soft files on IRC Chad grant portfolio.
* Assist the Program and Operations team in preparing, reviewing and modifying memoranda of understanding and contracts of grant agreements as needed by the IRC Chad Country Program
* Establish and maintain electronic and hard copy files for each grant-funded project to be used for tracking and reporting purposes.
* Conduct routine compliance reviews of grant programs.

Sub-award management
* Work with the DDP, country Technical Coordinators and regional colleagues to identify international partners and negotiate IRC’s role in proposal consortia, ensuring a competitive position for IRC Chad that adheres to the organization’s partnership principles and strategic direction.
* Ensure quality sub-award management in compliance with the IRC’s Sub-award Partner Management System (SPMS), including sub-award start-up, sub-award implementation monitoring, management and accountability, and appropriate sub-award close-out.
* Track sub-award partners’ deliverables and ensure that partners’ contractual reports are reviewed and feedback is provided.
* Process sub-awards modifications in a timely manner ensuring that relevant IRC units provide their inputs and approve the modification.
* Organize sub-award opening, review and closing meetings with partners and IRC relevant units to ensure that partners’ program implementation is on track according to work plan and log frame approved by the donor.
* Provide guidance in interpreting and executing applicable regulations and sub-recipient award terms and conditions.

Documentation of results, reporting and marketing
* Work with relevant staff to leverage IRC programmatic and operational results for marketing, positioning, and direct fundraising purposes, including maintaining data on past performance and organization capacity, publications and dissemination, and donor visits.
* Participate in quarterly program reviews and evaluations to ensure systematic documentation of program best practices and lessons learned by program staff, maintain a centralized system with access by all staff and disseminate as appropriate.
* Conceptualize and oversee the production of appropriate marketing materials for the IRC Chad portfolio in collaboration with program and operations staff. This is likely to include the Annual Report and other interested parties, project and country fact sheets, sectoral and/or geographic focus brochures, past performance documentation, and others.
* In collaboration with the Programs and Operations teams, establish effective systems to ensure timely reporting to donors, support other staff in understanding funder requirements and ensure reports themselves are in the correct format, and edit sections of reports as needed.

Key Working Relationships:
Position Reports to: Deputy Director for Programs

Position directly supervises: N/A

Indirect Reporting: DDP

Other Internal and/or external contacts: describe the nature of departments or groups the position influences or requires support from to accomplish objectives.

Country Program : Grants Manager, Communication Manager, M&E Manager, Operations, Program Coordinators, Finance, Supply Chain and Human Ressources.

Regional /Global Level : Regional Program Officers, Regional Budget and Compliance Coordinator, regional Technical Advisors.

External: sub-award partners and donors.

Job Requirements:
* Bachelor’s degree in relevant field and applicable experience in nonprofit governance, administration, grants management, including BD and compliance
* 5 years of experience in a grant management role, preferably with an NGO
* Prior grants management experience and familiarity with USG (USAID/OFDA, BPRM), European (DFID, ECHO, SIDA), and UN (UNHCR, UNFPA, UNICEF, CHF) donor regulations, procedures and requirements;
* Demonstrated experience with coordinating funding proposals and progress reports from institutional and private donors;
* Ability to efficiently deal with competing priorities;
* Excellent oral and written communications skills and demonstrated ability to produce and edit documents under deadline pressure
* Working knowledge of budget development and management
* Experience working in a multi-cultural setting and preferably in Africa
* Competence with Windows, Microsoft Office
* Ability to work in unstable security environments
* Fluent written and spoken English and French

Working Environment:
This position is based in Ndjamena with frequent travels to the field offices. Security in Chad is level II (yellow). [ARC1] This position is unaccompanied. Lodging is in a shared IRC guesthouse.

IRC values
* Integrity: we are open and honest with our beneficiaries, partners and co-workers
* Service: we are responsible to the people we serve
* Accountability: we are responsible for our actions and results

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire apolitique, à but non lucratif et non religieux qui fournit une assistance aux réfugiés à travers le monde entier. L’IRC met en œuvre des programmes pour promouvoir les solutions durables chez les personnes déplacées, les réfugiés et les populations hôtes à travers des projets de santé publique, d’assainissement, d’abris, de réhabilitation et d’éducation. L’IRC intervient auprès des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique, en Asie, ainsi qu’à l’Etats Unies, dans le cadre d’un programme d’appui à la réinstallation. L’IRC est une organisation engagée dans la liberté, la dignité humaine et l’autonomie. Cet engagement se traduit par une assistance de qualité à la réinstallation, une aide globale d’urgence, la réhabilitation et le plaidoyer pour les refugies.

L’IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux de réfugiés du Darfour vers l’est du Tchad, avec une intervention dans le camp de réfugiés d’Ouré Cassoni. L’assistance aux réfugiés soudanais s’est maintenant étendue à la gestion de dix camps dans l’Est et d’un camp dans l’Ouest avec l’assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement.

En 2012, pour répondre à la sécheresse et à l’insécurité alimentaire, l’IRC a étendu sa couverture géographique dans la région du Guéra. L’IRC travaille actuellement dans trois districts de santé, Mongo, Mangalmé et Melfi, et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale.

En mai 2016, IRC a ouvert un bureau dans la région du Lac pour répondre à la crise de Boko Haram L’ IRC met en œuvre des projets d’assistance en matière de santé, de nutrition ainsi que la protection et la réponse aux Violences Basées sur le Genre.

L’IRC Tchad s’engage dans son plan d’action stratégique 2015-2020 à continuer à fournir des services humanitaires essentiels en santé, nutrition et protection / VBG, tout en améliorant le bien-être économique et en renforçant la résilience des bénéficiaires, en particulier des femmes et des filles. L’IRC Tchad continuera à travailler avec et à soutenir étroitement les acteurs étatiques / ministères de tutelle des domaines clés afin que les actions de l’IRC s’intègrent dans les politiques nationales pour assurer une meilleure appropriation des actions entreprises.

Le/la Responsable des Subventions, en collaboration avec la Directrice Adjointe des Programmes (DDP), donnera une direction stratégique et opérationnelle, dirigera les efforts de mobilisation des ressources pour atteindre les objectifs annuels de croissance et appuiera la diversification des revenus en provenance des donateurs institutionnels et des sources de financements non traditionnels pour atteindre les objectifs stratégiques de l’IRC au Tchad. Il / elle exercera ses activités en tant que membre de l’équipe senior élargie de gestion (Extended Senior Leadership Management Team, E-SLMT) fournissant un soutien direct aux opportunités de croissance stratégique et contribuant à renforcer les le respect de la conformité aux systèmes, processus, relations des subventions et des capacités du personnel.

Avec le deuxième Responsable de subventions, il / elle agit comme point focal pour le développement de propositions, la rédaction des rapports aux bailleurs de fonds et les efforts de renforcement des capacités de gestion de l’information et des subventions au sein du portefeuille. Relevant du Directeur Adjoint des Programmes, le gestionnaire des subventions apporte un soutien essentiel en matière de suivi programmatique et budgétaire, de respect des règles et règlementation internes de l’IRC et des bailleurs de fonds et assume d’autres fonctions clés, selon les besoins

Principales responsabilités
Le/ La Gestionnaire des subventions maintiendra un positionnement compétitif pour la continuité des bailleurs de fonds institutionnels de l’IRC Tchad, en mettant l’accent sur des mécanismes de financement compétitifs. Il / elle définira, surveillera et mettra à jour l’état des financements et s’assurera que l’IRC soit le mieux placé pour poursuivre les opportunités pertinentes.

Ayant pour fonction principale de produire des rapports de haute qualité pour le financement des bailleurs et d’assurer une analyse et une supervision pour assurer le respect des exigences spécifiques des subventions, ce poste fournira également une assistance spécialisée dans d’autres dimensions du cycle de gestion des subventions :
* Fournir des conseils et un leadership à l’équipe de gestion élargie pour la planification de la croissance stratégique
* Servir de ressource pour le personnel dont les programmes sont subventionnés pour les questions de conformité fiscale et programmatique
* Préparer et / ou réviser les informations et les rapports pour les parties prenantes internes et externes
* Tirer parti de la position concurrentielle d’IRC et des résultats du programme pour attirer de nouveaux fonds
* Collaborer avec des équipes fonctionnelles pour identifier et saisir les opportunités de financement
* Incorporer les meilleures pratiques dans les processus et les propositions liés à la croissance du programme
* Établir des relations avec les bailleurs actuels et potentiels
* Développer / gérer des alliances stratégiques et / ou des coalitions avec d’autres organisations
* Surveiller les tendances des bailleurs, y compris les entreprises et autres sources non traditionnelles
* Planification et élaboration des notes conceptuelles
* Gestion des subventions et conformité
* Gestion des sous-subventions
* Documentation des résultats, rapports et marketing
* Autres responsabilités au besoin

Responsabilités spécifiques:

* Soutenir des processus efficaces de communication interne et de gestion de l’information pour assurer l’accès et l’utilisation de l’information sur le développement des affaires par les intervenants pertinents au sein de l’organisation, y compris le maintien d’une matrice d’occasions à jour.
* Diriger le suivi et l’analyse du portefeuille d’opportunités du programme de pays, y compris les tendances du portefeuille, les soumissions de propositions et le rendement, ainsi que les projections de croissance.
* Soutenir le personnel clé pour développer et maintenir des relations clés avec les bailleurs, les organisations collaboratrices et les acteurs du secteur privé en vue de l’identification d’opportunités, la création de valeur partagée, la formation d’alliances stratégiques et le positionnement global d’IRC.

Planifier et coordonner l’élaboration des propositions et notes conceptuelles
* Apporter des compétences et capacités en matière de développement stratégique pour guider et/ou superviser les équipes dans l’analyse des opportunités, la planification, la rédaction et révision de propositions et dans « l’analyse après action ».
* Assister ou superviser l’élaboration des propositions, y compris assurer le déplacement vers des sites sur le terrain pour travailler directement avec le personnel du programme sur l’élaboration des propositions, si nécessaire.
* Rédiger des propositions et autres documents de subvention de haute qualité, en tant qu’auteur principal et en collaboration avec les coordonnateurs techniques, les gestionnaires de programme et les conseillers techniques, en s’assurant que les priorités du plan d’action stratégique (PAS) et la budgétisation du suivi évaluation sont bien prises en compte dans les propositions et des projets.
* Produire une revue interne des propositions à la fois sur les aspects techniques et budgétaires préparées par d’autres membres du personnel, en examinant la clarté, la réactivité, la présentation et la conformité, en coordination avec les équipes du programme et des opérations.
* Gérer le processus d’approbation des propositions par le biais de la plateforme de gestion des subventions en ligne d’IRC -OTIS, et coordonner les révisions de la proposition en fonction des commentaires du siège.
* Manage the submission approval process through IRC’s electronic award management database, OTIS, and coordinate revisions to the proposal based on HQ feedbac

Gestion des subventions et conformité :
* Développer et modifier les politiques / procédures / systèmes conformément à la réglementation des donateurs et aux besoins et objectifs organisationnels.
* Développer et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des outils de suivi de financement, des calendriers de rapports, des modèles et des documents de lignes directrices sur la conformité ; et s’assurer que l’équipe est au courant de ces délais
* Organiser les réunions d’ouverture, de suivi et de clôture des subventions.
* Appuyer la production des rapports aux bailleurs et s’assurer qu’ils soient de haute qualité et soumis à temps
* Appuyer les équipes du programme et des opérations dans la préparation et le suivi des réunions sur les subventions et diriger ces réunions à Ndjamena ou sur le terrain
* Aider à la préparation des visites de suivi externes, des examens et des audits, et des évaluations intersites et participer si nécessaire.
* Renforcer la capacité de gestion des subventions du personnel de terrain en facilitant la formation et en fournissant un soutien de suivi individuel, dans la rédaction de rapports, le développement de propositions et d’autres sujets.
* Avec le soutien du personnel de l’IRC affecté aux subventions du Siège, adresser les questions de conformité des bailleurs de fonds du programme IRC Tchad et du personnel des finances pour assurer le respect de la réglementation des bailleurs de fonds.
* Maintenir des fichiers durs et souples sur le portefeuille de subventions IRC Tchad.
* Aider l’équipe du Programme et des Opérations à préparer, réviser et modifier les protocoles d’accord et les contrats de conventions de subvention, selon les besoins du Programme pays de l’IRC au Tchad.
* Établir et tenir à jour des fichiers électroniques et papier pour chaque projet financé par une subvention à des fins de suivi et de production de rapports.
* Effectuer des examens de conformité systématiques des programmes de subventions

Gestion des sous-subventions
* Travailler avec la directrice adjointe aux programmes, les coordinateurs techniques et les collègues régionaux pour identifier les partenaires internationaux et négocier le rôle de l’IRC dans les consortiums, assurant une position concurrentielle pour l’IRC Tchad qui adhère aux principes de partenariat et à l’orientation stratégique de l’organisation.
* Assurer une gestion de qualité des sous-subventions conformément au système de gestion des partenaires (SPMS) de l’IRC, y compris leur démarrage, suivi, mise en œuvre, gestion et reddition de comptes.
* Suivre les produits livrables des sous-bénéficiaires et s’assurer que les rapports contractuels des partenaires sont examinés et que les commentaires sont fournis.
* Traiter les sous-subventions en temps opportun en veillant à ce que les unités pertinentes de l’IRC fournissent leurs contributions et approuvent la modification.
* Organiser les réunions ouverture, de suivi et de clôture des sous-subventions avec les partenaires et les unités de l’IRC concernées afin de s’assurer que la mise en œuvre du programme des partenaires est conforme au plan de travail et au cadre logique approuvés par le bailleur.
* Fournir des conseils pour l’interprétation et l’exécution des règlements applicables et des conditions et modalités d’attribution des sous-subventions.

Documentation des résultats, rapportage et communication
* Travailler avec le personnel concerné pour tirer parti des résultats programmatiques et opérationnels de l’IRC à des fins de marketing, de positionnement et de collecte de fonds directs, y compris le maintien et la diffusion des données sur les performances passées, la capacité organisationnelle, les publications et les visites des bailleurs.
* Participer aux examens et aux évaluations trimestriels des programmes afin d’assurer une documentation systématique des pratiques exemplaires et des leçons tirées du programme par le personnel, maintenir un système centralisé auquel tout le personnel a accès et le diffuser, au besoin.
* Conceptualiser et superviser la production de matériel de marketing approprié pour le portefeuille d’IRC Tchad en collaboration avec le personnel du programme et des opérations. Cela comprendra le rapport annuel et d’autres parties intéressées, des fiches d’information sur les projets et les pays, des brochures sectorielles et / ou géographiques, des documents de performance antérieurs, etc.
* En collaboration avec les équipes des programmes et des opérations, établir des systèmes efficaces pour informer les donateurs en temps opportun, aider les autres membres du personnel à comprendre les exigences des bailleurs de fonds et veiller à ce que les rapports soient dans le bon format et modifier les sections selon les besoins.

Key Working Relationships:
Superviseur Hiérarchique : Deputy Director for Programs

Position sous supervision directe : N/A

Indirect Reporting: Deputy Director for Programs.

Autres contacts internes et / ou externes : décrire la nature des départements ou des groupes pour lesquels le poste influence ou nécessite un soutien pour atteindre les objectifs


Programme de pays: Gestionnaire des subventions, responsable de la communication, responsable du suivi et de l’évaluation, opérations, coordinateurs de programme, finances, chaîne d’approvisionnement et ressources humaines.

Niveau régional / mondial: Agents régionaux de programme, coordonnateur régional du budget et de la conformité, conseillers techniques régionaux.

Externes : partenaires de sous-subvention et donateurs

* Licence dans un domaine pertinent et expérience dans la gouvernance à but non lucratif, l’administration, la gestion des subventions, y compris la mobilisation de ressources et la conformité
* 5 ans d’expérience dans un rôle de gestion des subventions, de préférence avec une ONG
* Expérience préalable en matière de gestion de subventions et familiarité avec les règlements, procédures et exigences des donateurs des Nations Unies (USAID / OFDA, BPRM), européens (DFID, ECHO, SIDA) et des Nations Unies (HCR, FNUAP, UNICEF, CHF);
* Expérience avérée de la coordination des propositions de financement et des rapports d’étape des donateurs institutionnels et privés ;

Capacité à gérer efficacement les priorités concurrentes ;
* Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite et capacité démontrée de produire et d’éditer des documents sous la pression en respectant les délais
* Connaissance pratique de l’élaboration et de la gestion du budget
* Expérience de travail dans un environnement multiculturel et de préférence en Afrique
* Compétence avec Windows, Microsoft Office
* Capacité à travailler dans des environnements de sécurité instables
* Courant écrit et parlé anglais et français.

Valeurs de l’ICR
* Intégrité : nous sommes ouverts, honnêtes et dignes de confiance auprès de nos bénéficiaires, partenaires et collègues.
* Service : notre responsabilité principale envers les individus que nous servons : bénéficiaires - Responsabilité : Nous sommes responsables de notre comportement, de nos actions et de nos résultats.

About the Organization

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries and 27 U.S. cities, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure.

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