Grants Officer

Kinshasa, Congo, The Democratic Republic of
Apply by 7 September 2018
Mid-level , Full-time staff position
Posted on 9 August 2018

Job Description

Requisition ID: req2529
Job Title: Grants Officer
Sector: Grants
Employment Category: Fixed Term
Employment Type: Full-Time
Location: DRC-Goma

Job Description

Grants officer
With headquarters in Kinshasa and field offices in the provinces of North Kivu, South Kivu, and Tanganyika, the International Rescue Committee (IRC) is one of the largest humanitarian actors in the Democratic Republic of Congo (DRC). The IRC aims to save lives, to strengthen Congolese institutions and to reinforce social cohesion through carefully designed and professionally-implemented programs. The IRC has been working in the DRC since 1996 and currently operates in six core areas – primary health care, community-driven reconstruction and local governance, economic recovery and development, women’s empowerment and the prevention and mitigation of gender-based violence, education, and emergency preparedness and response. All IRC programs reflect the organization’s guiding principles of capacity-building, participation, partnership, protection and promotion of human rights, as well as holistic programming.

IRC DRC currently has a portfolio comprised of over 20 grants and contracts. The Grants Unit is currently composed of three Grants Managers and one Grants Coordinator. Each Grants Manager is responsible for a portfolio of grants determined by the Grants Coordinator. The IRC is seeking a Grants Officer to assist the Emergency Grants Manager in the production of timely and quality reports, amendment requests, sub-award agreements, and provide colleagues with proactive advice on donor and IRC regulations for the Emergency grants portfolio. More specifically, the Grants Officer will assist the Grants Manager in the overall grant and sub-award lifecycle. Grant management responsibilities include: project start-up, grant monitoring and management (tracking expenditure and program progress against project documents, organizing grants review meetings, donor reporting, processing grant modifications, and filing grants documents), and grant closing. Sub-award and partnerships management responsibilities include: sub-award partner vetting, sub-award partner agreement development, sub-awards management, monitoring and accountability and sub-award close-out. The Grants Officer will report to the Emergency Grants Manager based in Kinshasa and will work closely with the province-based Senior Program Coordinators, and Kinshasa and province-based support staff and Field Coordinators. This position will be based in Goma, North Kivu Province, with travels within Eastern DRC and limited travel to Kinshasa. The grants portfolio currently covered by the Emergency Grants Manager focuses on emergency health, nutrition, protection, non-food items (NFI)/cash, Water, Sanitation and Hygiene (WASH), education and peacebuilding, but this is subject to change.

Essential job functions

Responsibilities

Grants Compliance Monitoring and Management
* Support the production of donor reports; this includes liaison with IRC DRC teams and IRC HQ for production, review and submission of reports via the relevant donor interlocutor;
* Communicate donor reporting requirements to relevant program and support staff in a timely manner and track reports’ progress to yield timely submissions;
* Review donor reports for accuracy and quality; this may involve substantial editing, translation and contributing to writing.
* Communicate donor queries to relevant team members to be addressed in a timely manner;
* Maintain a broad and deep understanding of donors’ rules and regulations and grant agreements in the grant portfolio as well as IRC regulations and procedures. Train program and support staff in these areas with the support of the Grants Manager;
* Compliance risks/issues within the portfolio of grants are proactively identified and advice is offered to the Grants Manager and other IRC DRC staff (senior management, finance, procurement, etc.);
* Track project indicators, expenditure and other grant essential information and support the Grants Manager with the organization of monthly Grants Review Meetings. Grants opening and closing meetings are also organized according to the grant timeline. Create and share essential documents for project planning and tracking with relevant IRC staff and partners.
* Manage budget realignments and project amendments. Ensure appropriate spending in line with contractual requirements.
* Ensure that the IRC DRC grants information management and filing system is respected and all donor contractual documents, reports, key correspondence etc. are appropriately filed in up-to-date and consistent electronic libraries

Sub-award management
* Ensure quality sub-award management in compliance with the IRC’s Sub-award Partner Management System (SPMS), including sub-award start-up, sub-award implementation monitoring, management and accountability, and appropriate sub-award close-out.
* Track sub-award partners’ deliverables and ensure that partners’ contractual reports are reviewed and feedback is provided.
* Process sub-awards modifications in a timely manner ensuring that relevant IRC units provide their inputs and approve the modification.
* Organize sub-award opening, review and closing meetings with partners and IRC relevant units to ensure that partners’ program implementation is on track according to work plan and log frame approved by the donor.

Requirements :
* Bachelors’ degree in International Development, Social Studies or equivalent is required;
* Good communicator with strong organizational, time management and analytical skills;
* Excellent inter-personal, cultural and diplomatic skills;
* Fluency in French and English, spoken and written, is essential;
* Excellent writing and editing skills. At least one year of previous experience preparing donor reports;
* Demonstrated experience in grants management is required;
* Good understanding of donor compliance and reporting mechanisms (in particular UNICEF, DFID, EU, OFDA, World Bank and USAID) is an advantage;
* Technical expertise in emergency programming would be advantageous;
* Prior emergency response technical writing, reporting and donor liaison experience is an advantage;
* Ability to juggle competing priorities, meet demanding deadlines and work under pressure;
* Strong computer skills: must be competent in the use of Windows MS office programs (Word, Excel), email programs, etc.;
* Prior professional experience, preferably in Africa in a post-conflict and/or conflict setting.

Specific Security Situation/ Housing : The designated base location for this position is Goma in North Kivu Province. Crime and theft are common so there is limited freedom of movement. Civil conflict is ongoing in parts of the Eastern DRC and the area is considered unstable. Strict adherence to security guidelines is requested of all IRC staff. The Grants Officer will be housed in shared housing with other expatriate IRC staff. This position is NOT accompanied.

Officier de subventions
L’International Rescue Committee (IRC) est l’un des plus importants acteurs humanitaires de la République Démocratique du Congo (RDC), avec le siège basé à Kinshasa et des bureaux provinciaux basés au Nord-Kivu, Sud-Kivu, et Tanganyika. L’IRC vise à sauver des vies, à renforcer les institutions congolaises et à renforcer la cohésion sociale par des programmes soigneusement conçus et mis en œuvre par des professionnels. L’IRC travaille en RDC depuis 1996 et opère actuellement dans six domaines de programmation de base - soins de santé primaires, reconstruction communautaire et gouvernance locale, relèvement économique et développement, autonomisation des femmes et prévention et atténuation de la violence basée sur le genre, éducation et réponse d’urgence. Ces programmes reflètent les principes directeurs de l’IRC en matière de renforcement des capacités; participation; partenariat; la protection et la promotion des droits de l’homme; et la programmation holistique.

ETENDUE DU TRAVAIL
L’IRC RDC dispose actuellement d’un portefeuille composé de plus de 20 subventions et contrats. L’Unité de Subventions est actuellement composée de trois Gestionnaires de Subventions et d’une Coordinatrice de Subventions. Chaque Gestionnaire est responsable d’un portefeuille de subventions fixées par la Coordinatrice de Subventions. IRC RDC est à la recherche d’un/e Officier/ére de Subventions pour soutenir la Gestionnaire de Subventions du portefeuille Urgence dans la production de rapports de qualité destinés aux bailleurs de fonds, dans l’élaboration des avenants aux accords/contrats, dans la gestion des sous-subventions de partenariat, et dans le rôle de conseil sur le respect des règles de conformité des bailleurs et celles de l’IRC pour le portefeuille Urgences. Plus précisément, l’Officier/ère de Subventions appuiera la Gestionnaire de Subvention dans la gestion globale des subventions et la gestion globale des sous-subventions de partenariat. Les responsabilités en termes de gestion de subventions incluent : le démarrage du projet, le suivi et la gestion des subventions (suivi des dépenses et progrès du programme, organisation des réunions d’examen de subventions, rapportage bailleurs, traitement de modifications aux subventions et archivage de documents de subvention), et la clôture des subventions. Les responsabilités en termes de gestion des sous-subventions incluent : la vérification préalable des partenaires de sous-subvention, le développement de sous-subventions de partenariat, la gestion, le suivi et la redevabilité des sous-subventions de partenariat, et la clôture de sous-subventions. L’Officier/ère de Subventions sera supervisé/e par la Gestionnaire de Subventions du portefeuille Urgences basée à Kinshasa, et travaillera en étroite collaboration avec les coordinateurs seniors de programme basées dans les provinces, le personnel de support de Kinshasa et des provinces et les responsables des bureaux provinciaux. Ce poste sera basé à Goma, province du Nord Kivu, avec certains voyages à l’Est de la RDC et des voyages limités à Kinshasa. Le portefeuille de subventions à la charge de la Gestionnaire de Subventions Urgence concerne essentiellement les domaines de santé, nutrition, protection, articles ménagers essentiels (AME)/Cash, Eau, Hygiène et Assainissement (EHA), éducation et construction de la paix, mais cela peut changer.

FONCTIONS ESSENTIELLES:

RESPONSABILITÉS

Suivi de la conformité des subventions
* Soutenir la production de rapports des bailleurs de fonds dans le portefeuille urgence; ceci inclut la liaison avec les équipes de l’IRC en RDC et du siège pour la production, revue et la soumission des rapports via l’interlocuteur correspondant du bailleur;
* Communiquer les exigences des bailleurs de fonds sur les rapports aux staffs concernés des programmes et de support et faire le suivi pour s’assurer que les rapports sont soumis à temps;
* Revoir les rapports reçus des programmes et de la finance pour garantir l’exactitude et la qualité. Ceci peut impliquer des modifications importantes, la traduction et la contribution à la rédaction des rapports.
* Communiquer les questions posées par les bailleurs de fonds aux membres de l’équipe concernés et s’assurer qu’elles sont traitées à temps;
* Développer une compréhension large et profonde des règles et exigences des bailleurs inscrites dans les accords de subvention ou dans les politiques des bailleurs, ainsi que des règles et procédures de l’IRC. Former les staffs programmes et des unités de support sur les exigences bailleurs et sur les procédures d’IRC avec le soutien de la Gestionnaire de Subventions
* Identifier de manière proactive des risques ou toutes autres préoccupations de conformité dans le portefeuille urgence et offrir des conseils aux points focaux de subventions et autres staffs clé de l’IRC RDC (la direction, les finances, la logistique, etc.);
* Suivre les indicateurs de projet, les dépenses et d’autres informations essentielles liées aux subventions et appuyer la Gestionnaire de Subventions dans la tenue de réunions de revue des subventions sur une base mensuelle. Des réunions d’ouverture et de clôture de subventions sont également organisées selon le calendrier des subventions.
* Gérer des réalignements budgétaires, des amendements et des extensions, au besoin, et maintenir des relations positives avec les bailleurs et les partenaires.
* S’assurer que le système de gestion et classement de l’information des subventions de l’IRC RDC est respectée et que tous les documents contractuels des bailleurs, les rapports, courriels importants, etc. sont sauvegardés dans un système électronique de classement de manière cohérente et régulière.

Gestion de sous-subventions
* Assurer une gestion de sous-subventions de qualité en conformité avec le système de gestion de sous-subventions de l’IRC, y compris le démarrage des sous-subventions, le suivi, la gestion des sous-subventions et la redevabilité des partenaires, ainsi que la clôture des sous-subventions.
* Suivre la soumission de livrables de la part des partenaires et veiller à ce que les rapports contractuelles des partenaires soient examinés et des commentaires leurs soient fournis.
* Traiter les modifications des sous-subventions en temps opportun en veillant à ce que les départements de l’IRC fournissent leurs inputs et approuvent la modification.
* Organiser des réunion d’ouverture, revue et clôture de sous-subventions avec les partenaires afin de s’assurer que la mise en œuvre du programme est sur la bonne voie conformément au plan de travail et au cadre logique approuvé par le bailleur.

CONDITIONS REQUISES
* Licence en Développement International, Sciences Sociales ou équivalent, est exigée ;
* Bon communicateur/Bonne communicatrice avec des fortes compétences d’organisation, de la gestion du temps et d’analyse ;
* Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques ;
* Très bonne maîtrise du français et de l’anglais, écrit et parlé, est indispensable ;
* Grandes aptitudes de rédaction et d’édition. Au moins un an d’expérience précédente dans la préparation des rapports destinés aux bailleurs ;
* Une bonne connaissance des exigences des bailleurs de fonds et des mécanismes de rapportage (en particulier UNICEF, DFID, EU, Sida, World Bank, OFDA et USAID) est un avantage ;
* Expérience confirmée dans la gestion des subventions est exigé ;
* L’expertise technique en matière de programmation urgence serait avantageuse ;
* Expérience dans l’écriture de rapports et propositions pour des projets d’urgence est un avantage ;
* Capacité à concilier des priorités concurrentes, respecter des délais très serrés et à travailler sous pression ;
* Solides compétences en informatique: doit être compétent dans l’utilisation des programmes MS Windows Office (Word, Excel), messagerie, etc. ;
* Une expérience professionnelle préalable, de préférence en Afrique dans une situation post-conflit et / ou dans un environnement de conflit.

Situation sécuritaire spécifique / Logement:
Ce poste est basé à Goma dans la province du Nord Kivu. La criminalité et le vol sont fréquents, il y a donc une liberté de mouvement limitée. Les conflits civils sont toujours récurrents dans certaines parties de l’Est de la RDC, et la région est considérée comme instable. Le strict respect des normes de sécurité est exigé à tout le personnel l’IRC. Le/La Officier/ère des Subventions sera hébergé/e dans un logement partagé avec d’autres staffs expatriés de l’IRC. Ce poste est NON accompagné.

About the Organization

From emergency response through post-conflict development work, in a great variety of roles around the world, the International Rescue Committee’s 8,000-plus staff is a force for humanity and hope. If you’re skilled and passionate, we’d like to add your energy to ours.

Careers at the IRC are as wide-ranging and far-reaching as our work. Encouraging staff development through promotion, transfer and rehire, the IRC nurtures long-term career paths and helps employees grow within the organization.

At any given moment, on any given day, all around the world, IRC staff members are restlessly and effectively working for the sake of the most vulnerable among us—to restore and renew hope, dignity and freedom.

The IRC and IRC workers must adhere to the values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. These are Integrity, Service, and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Beneficiary Protection from Exploitation and Abuse, Child Safeguarding, Anti Workplace Harassment, Fiscal Integrity, and Anti-Retaliation.

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