Job Description
Para la versión en español, consulte abajo por favor.
Title: Operations Manager
Hiring Manager: Program Officer
Location: Ángel Albino Corzo, Chiapas, Mexico
General Responsibilities:
This manager-level position reports to the CES Executive Director, overseeing all the systems required to deliver on the organization’s mission. The position is envisioned as managing continual internal quality improvement, and CES’ ability to deliver on ambitious initiatives. This position is intended for a minimum of one year, with a preference for 2-3 years or more.
This position has the potential to grow and join the executive leadership of CES. The executive leadership is comprised of two on site and two international staff: Executive Director and Clinical Director on site, and the Program Officer and Chief Strategist international.
The candidate should possess strong critical thinking and management skills. This person will need to be able to proactively identify weaknesses in CES systems and work across the team to address them. The candidate should enjoy and feel comfortable working collaboratively, seeking input and agreement from a range of colleagues.
Specific Responsibilities:
The Operations Manager will serve as the primary responsible planner and decision-maker in the following areas. This position will directly manage four staff members: Administrative Coordinator, Polyvalent, Volunteer Coordinator, Community Programs Coordinator, and in conjunction with the clinical director, Clinical Supervisors.
Monitoring, Evaluation and Quality
- Create and improve data collection processes for CES’ monitoring and evaluation indicators by collaborating with managers and staff
- Perform quantitative data analysis and create quarterly reports on indicators for presentation to the staff
Operational Planning
- Work with leaders to set monthly priorities and determine key tasks
- Manage staff and to create feasible work plans that harmonize with one another
- Supervise volunteer coordinator to set volunteers’ goals and work plans
- Collaborate across the team to create and present timelines and GANTT charts for key initiatives to facilitate planning and decision making
Financial Management
- In coordination with Program Officer, monitor and review monthly spending against budget
- Develop fluent understanding of operations components of budget and make day-to-day spending decisions within guidelines provided by the Executive Director
Supply Chain
- Create and manage systems to ensure an efficient medical supply chain system that minimizes stockouts and waste
- Oversee selection and procurement of equipment, capital items, and imported goods
- Supervise the Administrative Coordinator’s work to place orders and manage stocks
Logistics
- Serve as the primary point person for organization logistics, working across the team to optimize use of vehicles and staff
- Supervise and support driver/polyvalent staff member to optimize his time and respond to unforeseen issues
Schedule:
Monday-Saturday 9-18 hrs hours (office). Sundays off plus four days at the end of the month, comprising a long weekend, for a total of 7 standard days off per month.
Benefits:
- Private health insurance
- Round trip to PIH site or PIH headquarters for professional development purposes (in addition to any required work-related travel)
- 14 vacation days per year plus “winter break” between Christmas and New Years
- Optional no-cost housing at CES offices in shared room
Qualifications:
- Mexican citizen
- BA in relevant field, Masters preferred
- Minimum two years work experience
- Proven ability to manage people and projects
- Proactive, clear, and compassionate communicator
- Strong ability to understand and manage data
- High proficiency with Microsoft Office Suite, with particularly high Excel proficiency
- Willingness to relocate to rural Chiapas and to make regular visits to field sites
- A commitment to health equity and social justice
- English proficiency preferred
- Adaptability to work in a rapidly changing environment and flexibility with schedules
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Convocatoria: Gerente de operaciones
Descripción del Puesto:
Este puesto a nivel gerente está encargado de la supervisión de los sistemas necesarios para implementar la misión de la organización; le reporta directamente al Director Ejecutivo de CES. El puesto se proyecta como la administración continua de la mejora de la calidad y la habilidad de CES para implementar iniciativas ambiciosas. Esta posición se ofrece por un mínimo de un año, con preferencia de 2-3 años.
Este puesto dirige directamente a 4 miembros del personal: Coordinador Administrativo, Polivalente, Coordinador de Voluntarios y Coordinador de Programas Comunitarios, y conjuntamente con el director clínico a los Supervisores Regionales.
Esta posición tiene el potencial de crecer y unirse a la dirección ejecutiva de la CES. La dirección ejecutiva está formado por dos miembros en sitio y dos miembros internacionales: Director Ejecutivo y Director Clínico en sitio; y Oficial de Programas y Jefe de Estrategia en EEUU.
El candidato debe contar con habilidades de pensamiento crítico y de administración. Necesitará ser capaz de identificar debilidades en los sistemas de CES y proponer soluciones de manera proactiva, trabajando con el equipo. El candidato debe disfrutar y sentirse cómodo con el trabajo colaborativo, buscando participación y acuerdos entre los miembros del equipo. El puesto tiene oportunidades de crecimiento profesional en distintas áreas.
Responsabilidades Principales:
El Gerente de Operaciones deberá fungir como el planeador principal y el responsable de la toma de decisiones en las siguientes áreas:
Monitoreo, Evaluación y Calidad
- Crear y mejorar procesos de recolección de datos para los indicadores de monitoreo y evaluación, colaborando con el resto del equipo
- Realizar análisis cuantitativos de datos y crear reportes cuatro veces al año sobre los indicadores para presentar al resto del personal.
Planeación Operacional
- Trabajar con los líderes para establecer las prioridades mensuales y determinar las tareas clave.
- Administrar el personal y crear planes de trabajo factibles que armonicen entre sí
- Supervisar al Coordinador de Voluntarios para establecer las metas y los planes de trabajo de los voluntarios.
- Colaborar con el equipo para crear y presentar líneas de tiempo y gráficas de GANTT para las iniciativas, de manera que se facilite la planeación y la toma de decisiones.
Administración Financiera
- En coordinación con el Oficial de Programas, monitorizar y revisar el gasto mensual de acuerdo al presupuesto.
- Tener una amplia comprensión de los componentes operacionales del presupuesto y tomar decisiones del gasto diario de acuerdo a las guías establecidas por el Director Ejecutivo.
Cadena de Suministros
- Crear y manejar sistemas para asegurar una cadena de suministros eficiente, que minimice el desabasto y el desperdicio.
- Administrar la selección y existencia de equipo, material indispensable y bienes importados.
- Supervisar el trabajo del Coordinador Administrativo para realizar pedidos y administrar los suministros.
Logística
- Fungir como la persona encargada de la organización logística y el trabajo en equipo para optimizar el uso de vehículos y el trabajo del personal.
- Supervisar y apoyar al Polivalente/chofer para optimizar su tiempo y responder a eventos inesperados.
Horario:
Lunes a sábado de 9 a 18 horas (en oficina). Domingos libres más 4 días al final del mes, comprendiendo un fin de semana largo, por un total de 7 días libres al mes.
Beneficios:
- Compensación competitiva.
- Seguro médico privado.
- Viaje a algún sitio de PIH o a la sede de PIH para efectos de desarrollo profesional (además de cualquier viaje de trabajo necesario) .
- 14 días vacacionales al año más vacaciones de inverno entre Navidad y Año Nuevo.
- Hospedaje sin costo opcional en las oficinas de CES, en cuarto compartido.
Requisitos:
- Ciudadano(a) mexicano(a).
- Estudios de licenciatura en el área; preferentemente maestría.
- Experiencia laboral mínima de dos años.
- Habilidad para administrar proyectos y recursos humanos.
- Proactivo(a), claro y con habilidades para comunicarse con amabilidad y empatía.
- Habilidad para entender, manejar y analizar datos.
- Habilidad para trabajar con Microsoft Office Suite, con habilidad especial para Excel.
- Dispuesto a vivir en una zona rural de Chiapas y realizar visitas regulares a comunidades marginadas.
- Comprometido con la equidad en salud y la justicia social.
- Dominio del idioma inglés.
- Capaz de adaptarse al trabajo en un ambiente de constante cambio y flexibilidad de horario.
Para mayor información acerca de Compañeros En Salud, visite www.cesmexico.org.
Para entregar una solicitud, contacte a lpalazuelos@pih.org y hflores@pih.org.
