Operations Officer

Job Description

Overview

Management Sciences for Health recrute un responsable des opérations avec le programme des médicaments, technologies, et services pharmaceutiques (MTaPS) financé par USAID.

Le responsable des opérations est principalement chargé de veiller à ce que les opérations de MSH au Mali fonctionnent de manière efficace et efficiente et s’alignent pour contribuer à l’atteinte des résultats du projet et aux attentes des clients. Ce poste travaillera en étroite collaboration avec l’analyste financier principal et son équipe sur des fonctions clés de bureau, notamment un soutien précis en matière de passation des marchés et un soutien en matière d’administration, des contrats, et de l’approvisionnement. Le responsable des opérations se conformera aux procédures MSH en matière de finance, d’approvisionnement et d’administration, et soutiendra activement tout audit interne et externe, le cas échéant, et travaillera en étroite collaboration avec l’analyste financier principal pour identifier les domaines de contrôle interne à renforcer.

Il / elle s’assure que la gestion administrative et le soutien du programme sont effectués conformément à la politique MSH, aux procédures standard d’exploitation MSH, aux réglementations des donateurs et aux bonnes pratiques commerciales. Il doit accomplir des tâches en maintenant un niveau élevé de qualité. Il / elle contribuera à atteindre les objectifs du projet. Il / elle comprend le domaine de la révision des demandes d’achat, des conseils pour l’établissement du budget des événements, le calcul de l’indemnité journalière, la tenue des dossiers, l’organisation d’ateliers, de formations, de séminaires et de réunions (à l’intérieur et à l’extérieur du bureau) avec les homologues et les parties prenantes sur les activités du projet.

Il / elle est responsable de l’organisation de tous les événements en anticipant les besoins du projet, en discernant les priorités de travail et en respectant les délais avec une supervision étroite de plusieurs événements de projet, sous la direction du directeur de projet du pays et en coordination avec l’équipe du programme.

Specific Responsibilities

Responsabilités générales (15%)

• Développer et exécuter de manière adaptée et responsive la gestion de bureau, les achats locaux, la gestion de flotte et de la logistique, l’administration de consultants et sous-traitants, etc. conformément aux lois et réglementations locales, aux politiques MSH, aux procédures opérationnelles standards et aux exigences des donateurs.
• Veiller à ce que tous les projets MSH dans le pays reçoivent un soutien opérationnel et administratif équitable, efficace, rapide, et économique, dans le respect des lois locales et des ressources disponibles, et dans un environnement avec des contrôles internes adéquats, le respect des réglementations en matière de contrats / attributions, les politiques MSH et les procédures opérationnelles standards.
• Participer aux réunions de routine de l’équipe des opérations et de l’administration
• Coordonner et collaborer avec le responsable des finances et de l’administration (Côte d’Ivoire) et l’analyste financier principal (Mali) afin de résoudre les problèmes opérationnels en suspens, les questions, et les demandes d’assistance pour les opérations au bureau de siège.
• Préparer / rassembler la documentation précise et complète relative à l’argent mobile au personnel, aux participants et aux bénéficiaires pour approbation.
• Maintenir le minimum de petite caisse de bureau en veillant à ce que le rapprochement des comptes en espèces soit effectué au moins une fois par semaine.

Opérations (25%)

• Gérer l’achat de biens et services commerciaux conformément aux exigences de MSH et des donateurs.
• Aider l’analyste financier principal à mener des évaluations de risque régulières et approfondies dans le pays et à surveiller le succès des activités d’atténuation et de contrôle des risques.
• S’assurer que des systèmes sont en place pour garantir que les opérations sont gérées et que le personnel agit en conformité totale avec les lois locales, respecte les exigences des contrats / adjudications et des donateurs et se conforme aux politiques et procédures standards de MSH.
• S’assurer que le personnel et les fournisseurs sont payés en temps voulu, conformément aux jours de paie hebdomadaires convenus.
• Recevoir et examiner les demandes préalables approuvées, les factures, les formulaires de dépense de voyage (TEF), les formulaires de rapprochement préalable et les autres demandes de paiement, en veillant à ce que les documents soient complets conformément à la liste de contrôle définie.

Gestion de la sécurité (15%)

• Garantir le respect des procédures de sécurité de MSH Mali
• S’assurer que les bureaux et les installations de MSH constituent un environnement de travail sûr, efficace, et approprié pour tout le personnel.
• S’assurer que les mesures de sécurité appropriées sont en place dans les bureaux et les véhicules MSH

Gestion de flotte (10%)

• Superviser les activités d’assurance, d’inspection, d’immatriculation, et d’exploitation de tous les véhicules MSH dans le pays.
• Gestion et planification de l’entretien des véhicules.
• Location et formation des chauffeurs et surveillance de leurs performances.
• Gestion des chauffeurs MSH.
• Analyser et surveiller l’utilisation et les normes d’utilisation des véhicules et des carburants, et signalez les problèmes éventuels.
• Planifier l’utilisation de flotte conformément aux politiques MSH.
• Superviser et s’assurer que l’engagement du service de transport pour les voyages dans le pays des membres du personnel, des visiteurs, et des consultants est conforme à la politique et aux procédures de MSH en matière de location de véhicules; créer et surveiller le journal de bord des véhicules loués.

Logistics and Travel (10%)

• Rester au courant des règles et des règlements des donateurs et de MSH
• Veiller à ce que les lois et règlements locaux en vigueur dans le pays soient respectés, y compris le versement en temps voulu des retenues obligatoires aux organismes gouvernementaux, comme l’autorité fiscale interne et les fonds de sécurité sociale.
• Organiser des billets d’avion nationaux et internationaux; fournir un soutien pour le traitement des visas; fournir des réservations de transport et d’hébergement; préparer des lettres d’invitation pour le personnel national et international et pour les voyages d’assistance technique à courte terme (STTA), les consultants locaux, et le traitement des autorisations requises pour les voyages internationaux.

Soutien aux achats (25%)

• En collaboration avec l’équipe du Mali, gérer les achats des bureaux extérieurs le cas échéant ; recevoir des demandes d’achat (PR) approuvées pour l’achat de biens et de services; suivre tous les demandes d’achat ; identifier les sources, collecter les devis dans le pays, sélectionner et négocier avec les fournisseurs.

Qualifications & Experience

Education:

Requise:

• Baccalauréat en comptabilité, commerce administration ou un domaine similaire

Préférée :

• Maîtrise en administration des affaires ou en comptabilité

Experience:

Requise:

• 4-6 années d’expérience dans un poste indépendant d’administration et de comptabilité avec des responsabilités de tenue de livres avancées.

Requise:

• Expérience de travail avec des projets financés par des donateurs et compréhension générale de leurs règles et réglementations.

Connaissances et Capacités:

• Expérience professionnelle acquise dans le cadre de projets soutenus par des organisations internationales.
• Maîtrise de Microsoft Excel, de préférence niveau avancé.
• Expérience dans l’organisation d’ateliers et de cours de formation.
• Expérience dans les achats.
• Expérience de l’élaboration et de l’interprétation de rapports financiers standard (bilan, compte de résultat, flux de trésorerie) et de la création d’entrées de journal requises.
• Maîtrise du français et maîtrise de l’anglais requises
• Excellentes aptitudes à la communication.

Compétences:

• Capacité à travailler de manière indépendante, à hiérarchiser les tâches et à respecter les délais.

Physical Demands:

• Conditions de voyage, utilisation du clavier, tiroirs, tiroirs de levage <10lbs

About the Organization

Management Sciences for Health, an international nonprofit organization, is dedicated to closing the gap between what is known and what is done about public health problems. MSH saves lives and improves health by helping public and private organizations throughout the world to effectively manage people, medicines, money, and information. Working from more than 30 country offices and our US headquarters, our staff from 65 nations is highly regarded for its technical expertise, integrity, and commitment to making a lasting difference in health.

Management Sciences for Health (MSH) is a nonprofit international health organization composed of more than 2,000 people from 73 nations. Their mission is to save lives and improve the health of the world’s poorest and most vulnerable people by closing the gap between knowledge and action in public health. Together with their partners, they are helping managers and leaders in developing countries to create stronger management systems that improve health services for the greatest health impact.

EXPERTISE

MSH takes an integrated approach to building high-impact sustainable programs that address critical challenges in leadership, health systems management, human resources, and medicines. Simply put, they support stronger health systems for greater health impact.

Their expertise in these areas falls into the broad categories of management functions—for example, leadership and governance or pharmaceutical management—and health areas like tuberculosis or maternal, newborn, and child health. They apply their expertise by

• Partnering with governments, local organizations, and communities in developing nations to build their own capacity for long-term health impact;
• Providing global leadership in critical areas of health management and health care delivery;
• Bringing the best of MSH from around the globe to the people we serve, working as One MSH with a focus on lasting health system improvements.

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Leadership, Governance, & Management

They work with in-country partners to build stronger health systems to improve:

• the management and leadership of priority health programs, health organizations, and multisectoral partnerships such as The Global Fund to Fight AIDS, Tuberculosis and Malaria, developing a critical mass of managers at all levels of the health system who can lead and inspire teams to achieve results;
  
• the management systems of health organizations in the public and private sector, transferring practical approaches and skills to ensure that management structures contribute to sustainable organizational success;
  
• the governance and management of health organizations and multisectoral partnerships, facilitating change and transferring knowledge to enable organizations to administer their resources efficiently and scale up their services.

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Health Service Delivery

MSH combines extensive public health expertise, proven service delivery approaches, and evidence-based interventions in five critical areas:

• HIV & AIDS
• Tuberculosis
• Maternal, newborn, and child health
• Family planning and reproductive health
• Other communicable diseases, including malaria and pandemic and avian influenza

Human Resources for Health

MSH helps governments develop multisectoral strategies and policies to plan and manage their health workforces. We use a comprehensive approach that addresses all the facets of human resources for health needed to achieve an adequate supply of well-trained and motivated health workers. MSH offers capabilities in leadership, human resource management, education, partnerships, policy, and finance to achieve these goals.

Pharmaceutical Management

Vital to our success is a participatory approach to project design and implementation, which cultivates broad-based support from all stakeholders. We also build and improve infrastructure and local capacity to effectively purchase, store, deliver, and use quality essential medicines.

Health Care Financing

MSH helps governments and NGOs assess their current financial situation and systems, understand service costs, and develop initiatives to use existing funds more effectively and generate additional revenue—all with the goal of supporting a nation’s health priorities.

Health Information

MSH has developed proven methods for rapidly strengthening the analysis and use of existing health data—normally at the province, district, and facility levels—without revising existing recording and reporting requirements. With an emphasis on learning through action, district teams undertake assessments of health services, identify gaps in performance, and design solutions to support better decision-making and, therefore, better management of improved services.

MSH has worked closely with the Health Metrics Network of the WHO to develop a comprehensive approach for enhancing the performance of health information systems and data by employing a practical, strategic planning process that can be carried out by national working groups.