Notre société a été retenue dans la liste retreinte pour présenter une offre au projet en objet (financement UE) et qui devrait démarrer début juin 2008. A cet effet nous cherchons deux experts ayant le profil ci après. Les personnes interessées sont priées d’envoyer une copie du CV à_ . Expert principal 1: Responsable technique au sein de l’UTG pour une intervention de 42 mois sur la durée de la période d’exécution des travaux de 45 mois. La durée de la période d’exécution de la convention de financement est de 54 mois.
Le responsable technique au sein de l’UTG aura les qualifications et compétences suivantes : ? diplôme d’ingénieur en travaux publics / génie civil / architecte ou équivalent, ? au minimum 15 années d’expérience dans la réalisation de programmes similaires en pays ACP ou PTOM, ? expérience de construction/renovation et aménagement de bâtiments, ? parfaite maîtrise et expérience de plusieurs années des procédures du FED, notamment des devis-programmes, ? expérience de management et de gestion d’équipe, ? expérience de formation, ? parfaite maîtrise de la langue française (lue, écrite, parlée). ? la connaissance l’environnement socio- culturel océanien constituerait un avantage.
Expert principal 2: L’expert pour les ports. La durée de présence effective de l’expert pour les infrastructures portuaires sera de 25 mois sur la durée de la période d’exécution des travaux de 27 mois.
L’expert pour les ports aura les qualifications et compétences suivantes : ? diplôme d’ingénieur en travaux publics / génie civil / architecte ou équivalent, ? au minimum 10 années d’expérience comme maître d’œuvre ou comme entrepreneur au sein d’un projet de construction de ports, ? une expérience de formation constituerait un avantage, ? parfaite maîtrise de la langue française (lue, écrite, parlée). ? la connaissance de l’environnement socio- culturel océanien constituerait un avantage, ? la connaissance des procédures du FED constituerait un avantage.
ANNEXE II TERMES DE REFERENCE 1. INFORMATIONS GÉNÉRALES 1.1. Situation actuelle dans le secteur concerné Le Document Unique de Programmation (DOCUP) de l’aide communautaire en faveur de Wallis et Futuna pour le 9ème FED signé le 16 Août 2005 par la Commission Européenne pour la période 2004-2007, précise, notamment, que les actions à mener regroupent à la fois une composante « infrastructures scolaires » et une composante « infrastructures portuaires ».
Le DOCUP prévoit de mettre en place une assistance technique au bénéfice de l’Ordonnateur Territorial sous la forme d’une Unité Technique de Gestion (UTG) intitulée Cellule Europe, en vue d’appuyer le Territoire dans la mise en œuvre du 9ème FED, et, en général dans la gestion optimale des enveloppes budgétaires communautaires, nationales et territoriales mises à disposition de la Collectivité. Le programme proposé, d’un montant d’environ 21,0 M€ (16,3 M€ du FED et 4,7 M€ du Territoire) met en œuvre les orientations et les priorités stipulées dans le DOCUP, à savoir création de l’UTG, rénovation d’infrastructures scolaires du primaire, construction d’un port de pêche et rénovation / agrandissement d’un port de commerce. Jusqu’à présent, les actions du FED étaient gérées par l’OT avec ses collaborateurs au sein de l’Administration du Territoire. En raison de la durée des contrats des fonctionnaires métropolitains (2 ans renouvelables une fois), le suivi et la continuité des projets du FED ainsi que l’archivage approprié des dossiers antérieurs n’étaient pas facilités. Par ailleurs, les efforts de formation ponctuels des fonctionnaires aux procédures FED perdaient leurs bénéfices trop rapidement. Dans ce contexte, l’UTG, véritable cellule d’appui à l’OT, permettra de remédier à cette situation.
1.2. Programmes liés et autres activités des bailleurs de fonds ° Unité Technique de Gestion: Le programme du 9ème FED financera la construction de locaux pour l’UTG – Cellule Europe. Deux agents permanents issus de l’administration supérieure seront affectés pour le fonctionnement de l’UTG (le correspondant local de la future UTG vient d’être recruté par l’Ordonnateur Territorial) qui deviendra au terme de ce programme un service des affaires européennes et de la coopération internationale. De jeunes agents techniques locaux seront recrutés par l’UTG pour participer à la surveillance des travaux et bénéficier ainsi d’une formation au quotidien.
° Port de pêche de Halalo : Le programme du 9ème FED financera la construction du nouveau port de pêche de Halalo. La gestion des infrastructures et des prestations de service du port sera confiée, selon des modalités inspirées des concessions de service public, à la Chambre Interprofessionnelle de Wallis et Futuna (signature d’une convention entre la CIP et le Territoire). Cette instance consulaire créée en 2002 regroupe la représentation professionnelle habituellement répartie entre la Chambre de Commerce et d’Industrie, la Chambre des Métiers et la Chambre d’Agriculture. Elle sera chargée de fixer les conditions d’utilisation du port de pêche, l’adoption des normes sanitaires, d’hygiène et de sécurité, de mettre en place et faire appliquer une réglementation portuaire afin d’en améliorer les conditions d’exploitation. Cette réglementation se fondera sur l’expérience des pays voisins en matière d’exploitation portuaire.
Le Territoire mettra en place, en liaison avec l’Etat membre, les outils de financement nécessaires au développement de l’initiative privée, en particulier dans la filière pêche. Pour développer des capacités locales d’exploitation du port de pêche, il est attendu que des mesures d’accompagnements soient mises en œuvre dans le cadre du contrat de développement comme par exemple la mise en place de formations pour pêcheurs ou entrepreneurs/exploitants de pêche. L’organisation de ces actions de formation se fera avec l’appui technique de l’UTG.
De plus, il est nécessaire que cette nouvelle structure portuaire puisse dynamiser le secteur privé et que celui-ci puisse être impliqué dans la constitution d’une flottille (achat ou construction de bateaux soutenu par le Territoire). L’UTG sera chargé de déterminer, en accord avec l’Ordonnateur Territorial, les priorités et les modalités de lancement de cette seconde phase (qui n’est pas couverte par le programme proposé). Des partenariats seront également possibles avec les pays et territoires limitrophes pour le développement de cette filière et l’exportation des produits de la mer (création de partenariats avec la Polynésie, la Nouvelle Calédonie, Samoa, Fidji …).
°Port de commerce/pêche de Mata’Utu : Le programme du 9ème FED financera la rénovation et l’agrandissement du port de commerce de Mata’Utu. La gestion des infrastructures et des prestations de service sera également confiée, selon des modalités inspirées des concessions de service public à la Chambre Interprofessionnelle de Wallis et Futuna (signature d’une convention entre la CIP et le Territoire). Elle sera chargée de fixer les conditions d’utilisation du port de commerce, de mettre en place et faire appliquer une réglementation portuaire afin d’en améliorer les conditions d’exploitation.
° Bâtiments scolaires : Le programme du 9ème FED financera la rénovation d’infrastructures scolaires sur les îles de Wallis et Futuna. Une convention relative à l’enseignement du premier degré, adoptée par la DEC et le Vice-Rectorat (Ministère de l’Education Nationale), permettra la mise en œuvre d’une politique d’entretien du bâti scolaire pour mieux assurer la pérennité des travaux réalisés. La participation élargie de tous les acteurs concernés est nécessaire : Direction de l’Enseignement Catholique (DEC), Vice-rectorat, personnel administratif et technique des écoles, enseignants, représentants des parents d’élève, etc. Dès le lancement des appels d’offres, ces différents acteurs auront pris connaissance et seront régulièrement informés par la DEC et le Vice-rectorat des actions et opérations qui seront entreprises grâce au financement du FED.
En dehors de l’Etat membre, il n’y a pas d’aide d’autres bailleurs de fonds.
2. CHAMP D’INTERVENTION 2.1. Généralités 2.1.1. Présentation du projet L’UTG assurera les fonctions d’assistance technique au maître d’ouvrage, l’OT, et aux maîtres d’œuvres pour les travaux d’infrastructures – le maître d’œuvre pour les infrastructures scolaires est le vice-rectorat, celui pour les ports est le service territorial des travaux publics – le responsable technique au sein de l’UTG sera l’assistant technique qui assurera également la supervision des infrastructures scolaires. Elle sera également constituée d’un expert pour les travaux portuaires et de personnel local, pour le fonctionnement administratif de l’UTG et pour la supervision technique des travaux. Les activités à mettre en œuvre pour atteindre les résultats escomptés sont :
? l’assistance à l’OT pour la gestion et la mise en œuvre du programme, ? la formation technique du personnel local dans le cadre du fonctionnement de l’UTG, ? l’assistance technique au maître d’œuvre pour la surveillance des travaux pour la rénovation des infrastructures scolaires, ? l’assistance technique au maître d’œuvre pour la surveillance des travaux pour la réalisation ou l’amélioration d’infrastructures portuaires, ? la formation des agents techniques locaux au métier de la supervision des travaux de bâtiments et d’infrastructures portuaires.
2.1.2. Zone géographique à couvrir Les zones géographiques couvertes par l’ensemble des travaux de ce programme sont :
? l’île de Wallis (Construction du bâtiment de l’UTG et son fonctionnement à Mata’Utu, Construction du port de pêche à Halalo, Rénovation / agrandissement du port de commerce à Mata’Utu, rénovations scolaires / construction internats). ? l’île de Futuna (Rénovations scolaires).
2.1.3. Groupes cibles ? Les parties prenantes pour l’UTG incluent : les personnels locaux mis à disposition et les experts techniques de l’UTG, les personnels identifiés au sein de chaque service devant être formés, les services de l’Administration supérieure, les services territoriaux, les services de l’Assemblée Territoriale, la Chambre interprofessionnelle, le Groupement des pêcheurs, les investisseurs publics (FED, Etat français, Territoire de Wallis et Futuna), et tout autre personne jugée utile.
? Les parties prenantes pour les bâtiments scolaires incluent : la Direction de l’Enseignement Catholique (DEC), le Vice-rectorat, le personnel administratif et technique des écoles, les enseignants, les représentants des parents d’élèves, les investisseurs publics (FED, Etat français, Territoire de Wallis et Futuna), et tout autre personne jugée utile.
? Les partie prenantes pour le port de commerce de Mata’Utu incluent : les services territoriaux (travaux publics et douanes), la population environnante du district de Hahake, les autorités coutumières, la Chambre interprofessionnelle, les compagnies assurant la desserte maritime, le(s) importateur(s) actuel(s), les commerces locaux, les associations de protection de l’environnement, les équipages des bateaux de pêche hauturière, la communauté des pêcheurs lagonaires, les établissements financiers, les investisseurs publics (FED, Etat français, Territoire de Wallis et Futuna), et tout autre personne jugée utile.
? Les partie prenantes pour le port de pêche à Halalo incluent: la communauté des pêcheurs lagonaires, les investisseurs privés (locaux et extérieurs au territoire), les distributeurs, la population environnante du district de Mua, les autorités coutumières, la Chambre interprofessionnelle, les acteurs de la desserte aérienne et maritime, le(s) importateur(s) actuels de produits de la mer, les commerces locaux, les associations de protection de l’environnement, les établissements financiers et les investisseurs publics (FED, Etat français, Territoire de Wallis et Futuna), et tout autre personne jugée utile.
2.2. Activités spécifiques
4.2.1. Missions du responsable technique au sein de l’UTG
? coordination globale du programme et gestion financière et administrative de ses différentes composantes, en appui à l’OT, ? encadrement du personnel technique de l’UTG et organisation d’éventuelles formations ponctuelles complémentaires de la formation au quotidien du personnel local, ? assistance technique du maître d’œuvre pour tous les marchés de travaux et de fournitures, ? appui au régisseur et au comptable des devis-programmes (DP) pour la préparation, l’exécution et la validation des dépenses desdits DP, ? secrétaire du comité du suivi du projet – qui se réunira chaque fois qu’il sera nécessaire et au moins une fois par an – dont il présentera le rapport annuel d’exécution et préparera le programme annuel suivant, ? surveillance des travaux pour la rénovation des infrastructures scolaires et formation sur le terrain des agents techniques locaux, (le détail indicatif des missions de surveillance est annexé aux termes de références), 4.2.2. Missions de l’expert pour les ports
? assistance technique du maître d’oeuvre pour la réalisation des travaux / amélioration des infrastructures portuaires et formation sur le terrain des agents techniques locaux, ? respect des mesures environnementales durant l’exécution des travaux,
(le détail indicatif des missions de surveillance est annexé aux termes de références),
4.2.3. Rapports
Les rapports seront rédigés en langue française. Ils seront transmis en 5 exemplaires à l’administration (OT/1 exemplaire, maîtres d’œuvre/2 exemplaires, CE/2 exemplaires + 1 version électronique) par le responsable technique au sein de l’UTG.
Il s’agit de :
? Rapports trimestriels d’avancement dans les 15 jours suivant la période correspondante, dont 1 sur 4 sera annuel ? Rapports définitifs dans le mois suivant la fin des travaux d’infrastructures scolaires et de chaque infrastructure portuaire, ? Rapport final de l’ensemble de l’assistance technique dans les deux mois suivant le départ du dernier expert. L’approbation de ces rapports conditionnera le paiement de la période concernée. Chaque rapport trimestriel sera structuré de manière à intégrer les éléments suivants :
? Résumé cumulatif des principaux aspects techniques et financiers du projet : sources de financement, dates d’entrée en vigueur des conventions, planning prévisionnel et réel d’exécution des travaux, synthèses des travaux réalisés, des problèmes majeurs rencontrés et les recommandations faites par le titulaire pour la période considérée, ? Activité du projet : description des travaux exécutés, résultats des inspections et du contrôle, modifications éventuelles apportées à la conception et incidences financières, description détaillée des difficultés rencontrées, délais constatés et prévisionnels, ? Aspects financiers : détails des acomptes payés à l’entreprise et comparaison graphique avec les prévisions initiales et l’avancement physique des travaux, ? Analyse des coûts : suivi analytique des coûts de réalisation des travaux, évolution du parc d’engins, définition et détermination des quantités réellement mises en œuvre par type d’ouvrages, analyse de la performance, comptabilité de leur temps d’utilisation, de leur rendement et la main d’œuvre par type d’ouvrage, ainsi que tous les éléments pertinents pouvant permettre par la suite à l’Administration d’avoir une meilleure maîtrise des coûts des travaux publics, ? Organigramme détaillé : de la mission de contrôle et description détaillée des activités, équipements et personnel mis à disposition dans le cadre du contrat, ? Description : du service prêté pendant la période concernée, les travaux réalisés antérieurement et les travaux restant à réaliser. Inscription des éventuels déplacements de service du personnel de la mission, en dehors du chantier, sur convocation de l’Administration.
2.3. Gestion du projet
2.3.1. Organe chargé de la gestion du projet
La responsabilité globale pour la mise en œuvre du programme du 9ème FED (Maîtrise d’ouvrage) est assurée par l’Ordonnateur Territorial du FED (le Préfet Administrateur Supérieur du Territoire des îles Wallis et Futuna). Le Secrétaire Général, le chef de cabinet, et le chargé de mission du Préfet seront associés au programme en tant qu’ordonnateurs délégués.
2.3.2. Structure de gestion
La Maîtrise d’œuvre du programme est assurée par:
? Pour la composante Unité Technique de Gestion (fonctionnement) : le Secrétaire Général de l’Administration Supérieure du Territoire de Wallis et Futuna.
? Pour les composantes portuaires : le Chef du Service des Travaux Publics (TP).
? Pour la composante infrastructures scolaires : le Vice Rectorat.
Selon les dispositions de l’Accord d’Association de 2001, le comité de suivi du 9ème FED est composé de membres de droits (maître d’ouvrage, maître d’oeuvre) et de membres consultatifs de la société civile du Territoire ainsi que du représentant de la Commission Européenne.
Le comité de pilotage qui sera mis en place dans les 30 jours ouvrables après la signature de la convention de financement, sera chargé de coordonner la mise en œuvre et la gestion du programme. Il se réunira au moins une fois par trimestre. Il sera composé de l’Ordonnateur Territorial, des maîtres d’œuvre et du responsable de l’UTG, en qualité de secrétaire du comité. Le représentant de la Commission Européenne, présent en tant qu’observateur, sera régulièrement informé par le maître d’ouvrage de l’état d’avancement du projet.
Les études réalisées par le Territoire et validées par l’expertise court terme serviront de base pour les deux experts principaux (études techniques, études environnementale et énergétique).
L’UTG mettra en œuvre les activités du programme en régie directe, sur base de devis-programmes annuels. Des engagements spécifiques sont envisagés sur la partie infrastructure du programme (un ou plusieurs appels d’offres seront lancés pour la réalisation des travaux). Le lancement des travaux pour la construction du bâtiment de l’UTG a débuté après une période d’un mois de préparation du chantier. L’assistance technique de longue durée sera recrutée par un contrat de service attribué suite à un appel d’offre international restreint (avec clause suspensive).
2.3.3. Moyens à mettre à disposition par l’autorité contractante Le matériel informatique du titulaire sera inclus dans ses prestations. Chaque expert devra disposer d’un ordinateur et d’une imprimante portables. En revanche, le matériel informatique nécessaire pour le fonctionnement de l’UTG sera acquis au travers de la régie du devis-programme de démarrage de l’UTG. Un forfait mensuel est inscrit dans le contrat du titulaire pour assurer les déplacements de ses experts. Le projet prévoit des indemnités en cas de déplacements hors de l’île de Wallis (Voir barêmes de la CE.). 3. LOGISTIQUE ET CALENDRIER 3.1. Lieu du projet
La base opérationnelle de l’UTG est Mata’Utu – Wallis où seront basés le responsable technique UTG et l’expert pour les ports. Des déplacements sont prévus à l’île de Futuna pour la surveillance de la réalisation des infrastructures scolaires situées sur cette île.
3.2. Date de début et période d’exécution Les prestations du titulaire pourraient démarrer au cours du second semestre 2008.
La durée de présence effective du responsable technique au sein de l’UTG sera de 42 mois sur la durée de la période d’exécution des travaux de 45 mois. La durée de la période d’exécution de la convention de financement est de 54 mois. La durée de présence effective de l’expert pour les infrastructures portuaires sera de 25 mois sur la durée de la période d’exécution des travaux de 27 mois. Les experts prendront soin de ne pas prendre leurs congés simultanément pour assurer une présence permanente au cours de la durée des travaux.
3.3. Ressources humaines 5.3.1 Experts principaux Les deux experts appelés à exercer une fonction importante dans l’exécution du contrat et faisant l’objet de l’évaluation sont désignés par le terme “experts principaux”. Ils doivent avoir le profil suivant :
Expert principal 1: Responsable technique au sein de l’UTG
Le responsable technique au sein de l’UTG aura les qualifications et compétences suivantes : ? diplôme d’ingénieur en travaux publics / génie civil / architecte ou équivalent, ? au minimum 15 années d’expérience dans la réalisation de programmes similaires en pays ACP ou PTOM, ? expérience de construction/renovation et aménagement de bâtiments, ? parfaite maîtrise et expérience de plusieurs années des procédures du FED, notamment des devis-programmes, ? expérience de management et de gestion d’équipe, ? expérience de formation, ? parfaite maîtrise de la langue française (lue, écrite, parlée). ? la connaissance l’environnement socio- culturel océanien constituerait un avantage.
Expert principal 2: L’expert pour les ports
L’expert pour les ports aura les qualifications et compétences suivantes : ? diplôme d’ingénieur en travaux publics / génie civil / architecte ou équivalent, ? au minimum 10 années d’expérience comme maître d’œuvre ou comme entrepreneur au sein d’un projet de construction de ports, ? une expérience de formation constituerait un avantage, ? parfaite maîtrise de la langue française (lue, écrite, parlée). ? la connaissance de l’environnement socio- culturel océanien constituerait un avantage, ? la connaissance des procédures du FED constituerait un avantage.
5.4 Bureaux Le bureau mis à la disposition des experts se situera au sein du bâtiment de l’UTG qui sera construit sur les fonds du projet (situé au sein du complexe de l’Administration Supérieure). Les coûts de fonctionnement de la structure seront également pris en charge par le 9ème FED jusqu’à l’exécution du programme.
5.5 Installations et équipement mis à disposition par le prestataire Le prestataire doit veiller à ce que les experts disposent du matériel nécessaire et de ressources satisfaisantes, notamment en matière d’administration, de secrétariat et d’interprétation, pour pouvoir se consacrer pleinement à leur mission. Il doit également transférer les fonds nécessaires au financement des activités prévues au titre du contrat et s’assurer que le personnel est rémunéré régulièrement et en temps voulu. Si le prestataire est un consortium, les dispositions contractuelles doivent accorder le maximum de souplesse pour la mise en œuvre du projet.
Le contrat de services pour le recrutement des deux experts principaux comprend un forfait pour le logement (location de deux villas), le déménagement et l’installation des familles des experts principaux, la location de deux véhicules et les dépenses en essence, un billet A/R Wallis / Europe par an pour chaque expert et sa famille (base 3 enfants) ainsi que la couverture des dépenses en téléphone. 6 SUIVI ET ÉVALUATION 6.1 Définition d’indicateurs
Au niveau des résultats, les indicateurs sont :
1. Nombre de personnel formé: 7 au minimum
2. Respect des délais prévus dans la convention de financement du 9ème FED
Au niveau des objectifs spécifiques, l’indicateur est :
Le respect du calendrier de mise en œuvre destiné à renforcer la capacité locale à gérer les ressources disponibles, y compris la maîtrise des procédures financière et contractuelle de l’aide financière extérieure.
6.2 Exigences particulières
Obligations de l’Administration
6.2.1 Cadre de la participation des agents de l’Administration
- Suite à la construction du bâtiment de l’UTG, un arrêté préfectoral portant création et organisation de l’UTG sera rédigé et publié.
- Concernant le choix des agents de l’Administration mis à disposition de l’UTG, leurs nominations relève de la compétence exclusive de l’Ordonnateur territorial, en concertation, autant faire se peut avec l’expert responsable technique UTG.
- Gestion et rattachement fonctionnel : Sous l’autorité hiérarchique directe de l’Ordonnateur territorial, un cadre supérieur issu de l’Administration locale assurera la direction de l’UTG. Les agents de l’Administration détachés au sein de l’UTG ainsi que l’expert seront placés sous son autorité en terme de congés, d’autorisation de déplacement, d’organisation des tâches et d’évaluation de la formation. Dans le cadre des tâches qui leur seront confiées, les agents de l’Administration mis à disposition de l’UTG auront accès à tous les dossiers relatifs au projet.
- Rémunération : Les agents de l’Administration travaillant pour le compte de l’UTG ne seront pas rémunérés par le titulaire. Ils continueront à percevoir leur rémunération de l’Administration. Par contre, sur proposition de l’UTG, les crédits européens pourront être utilisés pour financer leurs besoins complémentaires : frais de mission (per diems) liés au projet (sur présentation des justificatifs).
6.2.2 Objectifs de formation
L’Administration adressera au responsable technique de l’UTG, avant son arrivée effective sur le site, une fiche récapitulant les objectifs de formation souhaitée. Ce document sera communiqué pour information à la Délégation de la Commission européenne à Nouméa.
6.2.3 Privilèges accordés
Le territoire accordera aux experts internationaux recrutés dans le cadre du programme les privilèges repris aux articles 56.1 de la Décision du Conseil du 27/11/2001 et 11.1 du Règlement 2034/2002 du 20/12/2002 relative à l’Association des PTOM à savoir :
i) une exonération de tous droits de douanes et taxes d’importation sur les biens domestiques et personnels des employés expatriés du consultant dans le cadre de leur première installation; ii) le bénéfice de l’admission temporaire pour les véhicules et matériels importés aux fins du projet et conformément à la législation en vigueur.
En outre, en cas de crise internationale, les experts internationaux et leurs ayant droits bénéficieront de facilités de rapatriement. Le territoire accordera toutes facilités à l’entrée et au séjour pour eux-mêmes, leurs épouses et membres de leur famille à charge, pour toute la période d’exécution du programme et au-delà en cas d’avenant à celui-ci.
ANNEXE
Détail des activités de surveillance des travaux pour les infrastructures scolaires et portuaires
Les prestations à fournir par le Consultant, en qualité d’assistant technique du maître d’œuvre, pour la surveillance des travaux et la maîtrise d’œuvre comprendront principalement :
1) Contrôle pendant l’exécution des travaux Le Consultant devra assurer une parfaite continuité dans les prestations qu’il doit fournir et rechercher la meilleure coordination possible entre les divers services relatifs à sa mission. 1.1) En relation avec la surveillance et le contrôle des travaux d’exécution - L’examen, le contrôle et l’approbation des plans de construction, notes de calcul, formulations et autres documents soumis par l’entreprise, - L’analyse et l’avis à l’administration sur le calendrier et planning de l’entreprise et le programme général d’exécution pour l’ensemble des tâches, - La supervision de l’implantation matérialisée sur le terrain par l’entreprise, - La réalisation et la mise en place au frais de l’entreprise de panneaux d’affichage concernant l’origine du financement, - La surveillance, l’inspection et le contrôle de l’exécution des travaux réalisés par l’entreprise, dans le respect des termes et clauses du marché, en matière de qualité, coût et délai, - La planification, la surveillance et le contrôle des programmes de construction de l’entreprise opérant dans le cadre du projet, - Donner les instructions nécessaires à l’entreprise et formuler les adaptations propres à sauvegarder l’équilibre écologique, - L’étude ou l’analyse de toutes adaptation ou modification du projet et des plans d’exécution aux circonstances des travaux et données nouvelles, pouvant être recueillis pendant le déroulement de ceux-ci, - Prendre connaissance à l’avance des intentions et des programmes de l’entreprise afin de prévoir à temps, toute occurrence qui pourrait survenir, et informer immédiatement l’Administration de tout problème important pouvant affecter le bon déroulement du projet, - Effectuer au fur et à mesure de l’avancement des travaux, les attachements et levés contradictoirement avec l’entreprise de façon à déterminer pour chaque activité les quantités réellement mises en œuvre, - La supervision des essais in situ et en laboratoire éventuellement effectués par l’entreprise suivant plan de surveillance établi précédemment, pour vérifier si la qualité des matériaux et leur mise en œuvre sont conformes aux spécifications techniques prévues dans le contrat, - Le contrôle de l’équipement de laboratoire de chantier de l’entreprise et la qualification du personnel qui y est employé. Le représentant du maître d’œuvre pourra exiger tout changement ou renforcement qu’il jugera nécessaire, tant pour le personnel que pour l’équipement. Tout changement et/ou réduction du personnel d’encadrement affecté au chantier par l’entreprise doit recevoir l’accord préalable de l’Administration, - Réaliser tous les essais et levés nécessaires pour s’assurer de la qualité et de la quantité des travaux, - Le contrôle des rapports journaliers de l’entreprise exécutés aux conditions climatiques, à l’hydrologie et toutes autres informations importantes qui pourraient survenir sur le chantier, - Avant l’ouverture du Chantier, un Plan de prevention devra être réalisé avec toutes les entreprises extérieures (EE) y compris les sous traitants prévus sur ce chantier. Cette réunion devra réunir physiquement le chef de chantier de chaque EE. Le Consultant établira dans le cadre de cette un réunion un document de Prévention des risques définissant l’ensemble des opérations à risque et des zones de co-activités ainsi que les mesures de prévention mises en œuvre en indiquant les responsabilités de chaque partie (maître d’œuvre, EE). Ce document sera signé par chaque EE ainsi que par le maître d’œuvre. En cas d’arrivée ultérieure d’une nouvelle entreprise, ou d’un soustraitant, non identifié au moment de l’établissement du plan de prévention, celui-ci devra être mis à jour en prenant en compte les risques induits par et pour cette nouvelle entreprise et signé de nouveau par toutes les parties prenantes. Le cadre réglementaires pour cette partie de la mission est la Directive 89-391 de l’UE et sa transcription en droit français Loi du 31 décembre 1991. - La réalisation de contrôles de sécurité sur les chantiers pour vérifier le respect de la réglementation locale en vigueur ainsi que le respect du plan de prévention établi avant l’ouverture des chantiers. Ces contrôles devront être au moins hebdomadaires dans les périodes actives des chantiers (au moins une entreprise présente sur le chantier). 1.2) En rapport avec l’Administration - Etablissement et transmission à l’Administration (Maître d’œuvre pour transmission ultérieure à l’OT et la CE) des propositions de paiements de l’entreprise, - Préparer des bordereaux de prix supplémentaires et avenants éventuels et tout autre document y afférent, - Proposer les ordres de service et élaborer à l’intention de l’Ingénieur de l’Administration les notes écrites à l’entreprise nécessaires à la bonne exécution du contrôle et à la bonne marche du chantier, - Elaborer des recommandations à l’intention de l’Administration au cours des constructions ou litiges avec l’entreprise et pour autant qu’il soient notifiés endéans les six mois de la fin de la mission du représentant du maître d’œuvre, - Préparer des rapports d’avancement, ad hoc et spéciaux des travaux.
2) Maîtrise d’œuvre après exécution des travaux 2.1) Réceptions et Dossiers des Ouvrages Exécutés (DOE) Le Consultant aura pour mission à cette étape d’apporter l’assistance au maître d’ouvrage lors des opérations de réception ainsi que pendant la période de garantie de parfait achèvement, en particulier : Réception - d’organiser les opérations préalables à la réception des travaux, - d’assurer le suivi des réserves formulées lors de la réception des travaux jusqu’à leur levée, - de procéder à l’examen des désordres signalés par le maître d’ouvrage. DOE et garantie - de constituer le dossier des ouvrages exécutés nécessaires à l’exploitation de l’ouvrage, à partir des plans conformes à l’exécution remis par l’entreprise, des plans de récolement ainsi que des notices de fonctionnement et des prescriptions de maintenance des fournisseurs d’éléments d’équipement mis en œuvre, - d’assister le maitre d’ouvrage dans l’établissement de toutes les procédures et documents nécessaires à la mise en place des garanties de réalisation et en particulier des garanties décennale.
2.2) Rapport final du contrôle des travaux En étroite coopération avec les services de l’Ordonnateur territorial, le responsable technique remettra au plus tard un (1) mois après son départ, un rapport final d’éxécution qui comprendra : - la présentation générale du projet (sources de financement, entreprise, conventions marchés, etc.), - la comptabilité finale des travaux, - le bilan financier de chaque marché (travaux, contrôle) et l’historique correspondant (calendrier de réalisation, interruption, évolution des personnes engagées, le matériel utilisé, etc.), - description détaillées de toutes modifications techniques entreprises avec leurs justifications ainsi qu’une présentation exhaustive du projet final, - l’analyse économique des coûts de réalisation poste par poste, et des coûts des ouvrages, - rassembler et interpréter les résultats et les enseignements tirés du contrôle pour permettre par la suite à l’Administration de définir au mieux les programmes d’entretien et de réhabilitation futur, - rassembler toutes les photographies en couleur (originales) nécessaires pour illustrer les différentes étapes de la réalisation des projets, avec commentaires pour chaque photo, - faire apparaître dans quelle mesure les résultats obtenus répondent aux spécifications du cahier de charges, - définir les raisons éventuelles de leur divergence (carence de l’étude ou moyen ou normes inadaptés), - présenter des recommandations sur les méthodes de mises en œuvre ou à la modification de certaines prescriptions pour l’avenir, - joindre le rapport géotechnique des travaux (optionnel), - présenter les plans de recollement. Les prestations de la mission de contrôle se termineront à la présentation de la comptabilité finale des travaux approuvée par les parties contractantes.
