カバーレター（添え状）を書く：知っておくべきこと

仕事へ応募する者たちは自分自身を「強く印象づける」するためにカバーレターを利用し、彼らこそが提示されている役職に最適の人材であると雇用責任者たちを説得すべきである。写真：アントワーヌ・ルミーズ 全ての応募者は雇用者が履歴書とカバーレターの中に探しているものを知りたいと望んでいる。カバーレターの原則は雇用責任者たちの注目を集めることであり、毎年何千という応募書類を受け取っている彼らを退屈させることではない。すなわち、応募者は「要点を簡潔に述べる」をモットーとすべきである。 目的はあなたを「強く印象づけ」、あなたが提示されている役職に非常に適した人材であると雇用者を説得することである。雇用者はカバーレターの形式、構成及び内容について、いくつかの点で具体的な期待を持っている。 カバーレターは履歴書を補足する ほとんどの雇用者は、まず履歴書を見てからカバーレターを見るということを、志望者は覚えておく必要がある。これにより履歴書の情報とカバーレターの内容との間で良いバランスを見つけることが重要となる。 例えば、様々な役職名など、履歴書で述べたことを繰り返す必要はない。カバーレターは履歴書の情報のうち、その仕事に直接関連があるものを精選するべきである。 「履歴書だけでは、多くのことは本来そうであるべき程には明確にはならず、結局その仕事に関連がないことのように見えてしまう」と、マネージメント・システムズ・インターナショナルの採用ディレクターであるドーン・ジョンソンは言う。「カバーレターはそれを説明することが出来るべきである。もし複数の役職を経る過程であなたが技術を身につけてきたという側面があり、それをカバーレターの中で改めて注目させることが出来れば、それは紙面の真に有効な使い途である。」 カバーレターの目的 雇用者がカバーレターに期待するものとは結局何なのか。 「私はその人の気持ちを本当に感じさせてくれるカバーレターが好きである」と、ARD Inc.の採用担当者であるドンナ・リードは言う。「その人が何故このプロジェクトに真に興味を持っているかを、決まり文句をただ並べるのではなく述べる人が好きである。」 カバーレターは特定の役職についての志望者の見方や考え方を伝えるものであるべきだ。それはその人の個人的な流儀を伝えるべきである。 「鍵はそれを読みやすく、私を巻き込むものにすることである。要するに私は惹きつけられる必要がある。」リードは付け加えた。 外観と長さ 全ての雇用者たちはこのことに賛成しているように見受けられる：カバーレターは１ページを超すべきではない。また、章に文字を詰め込まないことも勧められている。リードによると、雇用者たちは常に「読むことが困難でないもの」を好む。 カバーレターはビジネスの形式を用いるべきであり、多くの色や仰々しいフォントを使用することは論外である。 「カバーレターは上質紙を用いて、非常に本格的で良い印象を与えるものでなければならない」と、英国国際開発省の人事部で働くアン・コリンズは強調した。「氏名、住所の詳細や日付が、正しく受け手を特定していることを確認することだ。カバーレターはその応募している職のために書かれたものであるように見えるべきである。」 しかしほとんどの会社や機関が、印刷又は郵送された応募書類を受け付けなくなったことから、上質紙は常に必要とされているものではなくなった。現在はウェブを介した手段-デベックスによって提供されているようなもの-が応募書類を受け取るために多く使用されている。 構成のヒント 雇用者を惹きつけるためには、物語を語る形式の方がより効果的である。しかし、これは義務ではなく、志望者の文体にも大きく左右される。 その他にも、関連性が高く鍵となる要素を探し、その１つずつにつき１章を割くのも良い考えだ。しかし繰り返すが、課題は簡潔にまとめることである。 ほとんどの雇用者たちにとって、良い導入部とはカジュアルである必要がある。また雇用者たちは、志望者がどこでその仕事の空席について聞いたのかを述べることを喜ぶ。 「私はかなり明確なものが好きなようだ」とジョンソンは言う。「例えば『採用責任者様、私はデベックスから紹介されたペルーのパーティーチーフという役職に応募します。私はペルーに１０年間住み、スペイン語を流暢に話し、その地域の経済事業に関わってきましたので、適任だと感じています。』それからあなたの適性を説明せよ。」 まとめの文も、明快で要点を押さえている必要がある。華美な言葉やあなたがどれほど仕事に対して情熱的かをあらわにする必要はそれほどない。しかし自身の連絡先や都合の良い時間帯について述べて終わるのは常に有用である。 リードは良いまとめの句を一例として挙げた。「もし私の技術と適性があなたの要求に合致しているとお考えで、あなたから連絡を頂けるとしたら、喜ばしいことです。もし更に情報が必要な場合はお知らせください。私は喜んで推薦状を提出致します。」 キーワードの重要性 内容は、志望者が仕事に直接関連する技術と経験を持っていることを雇用者に伝えるべきである。これは、志望者が提示されている地位に適当であると証明する手助けをする。 志望者は募集要項の中に鍵となる言葉を探し、カバーレターに含むべきである。１つのキーワードにつき1章を割くことは良い考えである。志望者にとっての課題はそれらを彼ら自身の議論へと統合することである。 「我々が常用する本当に良い表現がある。それは『私の痛みに話しかけよ』と呼ばれる。私が傷ついているところを探すことだ。私の募集要項を見て、私が真に傷ついているところを探すのだ」とリードは説明した。 「もしある人が経済に関わる仕事に応募していて、『経済』やそれに近い言葉をカバーレターの中で使わなければ、その人には適性がないと推測する」とジョンソンは付け加えた。 しかし志望者は、開発や貧困削減への情熱や世界をより良い場所にするという意思を、鍵となるセールスポイントにしないよう気をつけるべきである。競争は激烈であり、カバーレターは真に目指すものは、なぜ志望者が最も適性があるかを見せることである。 「カバーレターは、あなたがその仕事に何をもたらすことが出来るかに焦点を置くべきであって、その仕事があなたに何を出来るかは必ずしも必要ではない」とジョンソンは言った。 しかし、新卒者や最小の経験しか持たない年若い志望者は、応募書類を強化するために、開発に対する関心について言及し、彼らが学校で開発を学んだことを述べるのも良いだろう。 やるべきことと避けるべきこと ・ 綴り、文法、句点と文体を確認しなさい。文法の間違いと誤植は志望者を悪く見せる。リードによると、これらの間違いは「その人について多くのことを語る。」これは報告書を書くことを求められている人には特に致命的である。・ ２ページ、３ページに渡るカバーレターを書かない。・ 「私」を頻繁に使わない。下手な文章だと思われる。・ 「私は精力的で、活動的で、チームワークを重視する専門家である」などという表現を避けるようジョンソンは言う。「それらは嘘っぽく、『陳腐』に聞こえる。」・ あなたがある技術において最高だとおおげさな物言いをしない。「誇張法は即座に私をしらけさせる」とリードは注意した。・ あなたの開発における哲学や「感傷的な物語」を過剰に見せない。・ カバーレターを違う会社に宛てない。これは当然のことであるが、経験を積んだ志望者にもよく見られる間違いである。