Administration Senior Assistant

Job Description

Assurer le bon fonctionnement des bureaux en soutenant l’administration, la logistique et les services axés sur le client.

Le Bureau Multi-Pays de l’Afrique Centrale (CAMCO) de l’UNOPS couvre treize pays. Le bureau multi-pays est opérationnel dans neuf des treize pays à ce jour, y compris le Burundi; il dispose d’un portefeuille de plus de 30 projets et emploie plus de 260 personnes.

L’assistant administratif principal soutient les opérations de bureau en effectuant une série de tâches administratives standard, garantissant ainsi l’exactitude, l’efficacité et des résultats de haute qualité.

Soutien administratif

• Rechercher et extraire des données statistiques de sources internes et externes. Préparer des graphiques, des tableaux et des rapports statistiques en extrayant et en analysant des données provenant de sources multiples.
• Assurer le suivi des échéances, des engagements et des actions, en coordonnant la collecte et la soumission des rapports requis.
• Fournir un soutien administratif pour les conférences, les ateliers et les retraites.
• Compiler et organiser les informations en vue des audits périodiques.
• Gérer les transactions de petite caisse conformément aux procédures établies.

Voyages et logistique

• Traiter les opérations de voyage (autorisations et demandes de remboursement) dans le système ERP, y compris les demandes de visas, de cartes d’identité et autres documents pour le personnel, les fonctionnaires de l’ONU et les visiteurs, en veillant au respect des règles et réglementations de l’ONU.
• Fournir des informations sur les services aériens, les tarifs et les horaires pour des itinéraires spécifiques.
• Traiter les demandes de remboursement de frais de voyage, les bons de commande, les paiements et les contrats relatifs aux activités liées aux voyages.
• Organiser les expéditions et les formalités douanières, en veillant à la préparation de toute la documentation requise pour les expéditions de l’UNOPS (entrantes et sortantes) et aux actions de suivi effectuées en temps opportun.
• Préparer les documents nécessaires aux demandes d’habilitation de sécurité.
• Organiser les réservations d’hôtel et assurer la prise en charge à l’aéroport, l’accueil, le protocole, les formalités douanières et l’assistance en matière d’immigration pour les fonctionnaires de l’ONU/PNUD en visite.
• Assurer la délivrance ponctuelle des certificats protocolaires officiels et coordonner avec les départements de l’ONU la documentation relative aux visas, aux permis de travail, aux exigences de sécurité et aux autorisations sanitaires du personnel international.
• Assurer la coordination avec les départements des Nations Unies concernant l’importation, l’exportation ou le transfert de marchandises à des fins officielles.
• Entretenir des relations de travail étroites avec les ministères.
• Fournir au personnel des informations exactes et à jour sur les pièces justificatives requises pour eux-mêmes et leurs personnes à charge, notamment en matière d’importation/exportation ou de transfert. Suivre l’état d’avancement des dossiers soumis par le personnel et leurs personnes à charge grâce à des fiches de suivi individuelles, afin de garantir le respect des échéances.
• Fournir en temps opportun des mises à jour aux personnes ou aux unités sur les démarches administratives, l’état des dossiers de projet et les problèmes en suspens.
• Superviser les services de transport, en veillant à la qualité du service à la clientèle, à l’entretien régulier des véhicules, à la couverture d’assurance et au suivi de la consommation de carburant.
• Signaler et enquêter rapidement sur les accidents, dommages, pertes ou vols de véhicules et mettre à jour les rapports d’historique des véhicules.
• Superviser les prestataires de services de transport externes, y compris le suivi de leurs performances et le traitement des factures.

Soutien à la gestion des stocks et des installations

• Effectuer des inventaires physiques et préparer des rapports périodiques d’inventaire et d’actifs.
• Assurer la gestion des fournisseurs de fournitures de bureau, tenir à jour les listes de stock, distribuer les fournitures selon les besoins et conserver des registres de distribution détaillés.
• Réaliser et rédiger des rapports d’enquêtes évaluant les besoins en entretien des bureaux et la satisfaction des clients.
• Recueillir des informations pour les enquêtes administratives afin de soutenir l’organisation et l’amélioration des services communs.

Développement et partage des connaissances

• Fournir un soutien à la planification des sessions de formation et des initiatives d’apprentissage liées à la logistique, aux voyages, aux stocks et à la gestion des installations.
• Participer à la mise en œuvre et à l’animation d’activités de partage des connaissances afin de renforcer les capacités de l’organisation en matière de gestion administrative, logistique, de voyages, d’inventaire et d’installations.

About the Organization

United Nations Office for Project Services