Asistente de Finanzas y Administración de Clúster

Job Description

Research Triangle Institute International (RTI) tiene más de 30 años de experiencia ayudando a gobiernos, comunidades y el sector privado. Como instituto de investigación independiente sin fines de lucro con sede en Carolina del Norte, EE. UU., RTI tiene aproximadamente 5000 empleados con experiencia global en la implementación de proyectos en educación y otras disciplinas. La División de Educación Internacional de RTI lidera el Desarrollo de la educación alrededor del mundo mediante el fortalecimiento de las políticas, la gestión y la práctica de la educación para lograr una mejora cuantificable en la enseñanza y el aprendizaje. Desde nuestra bien establecida reputación fortaleciendo el Sistema Educativo hasta el trabajo innovador en la evaluación y aprendizaje de los primeros grados, RTI está mejorando la calidad, relevancia y eficiencia de la educación a través de la implementación de proyectos con fondos de USAID, DFID, FCDO, Fundación LEGO, Fundación Bill y Melinda Gates y otros donantes y otros clientes.

Descripción del Proyecto:

El Proyecto de 5 años de USAID “Progresa con Educación” en Honduras, tiene como objetivo aumentar el acceso a una educación básica segura y de calidad para los niños y jóvenes. Los objetivos de la actividad incluyen, mejorar las oportunidades socioeconómicas, contribuir a los impactos multisectoriales de los esfuerzos en prevención de la violencia y reducir la migración irregular. El Proyecto presenta un enfoque particular en los grados de transición (Grados 6-9). Progresa con Educación, trabaja en 40 municipios y comunidades de Honduras caracterizados por los altos niveles de migración e inseguridad.

Objetivo del puesto:

El Asistente Financiero y Administrativo de Clúster es responsable del apoyo financiero, administrativo, logístico, HHRR y de adquisiciones del proyecto. Apoyará la consecución de los objetivos del proyecto de forma constante con los principios financieros y mantendrá funciones tales como funciones financieras, de compras, coordinará el espacio de oficina para el personal/consultores de RTI, así como colaborará en el control de inventarios de la oficina regional. Se encargará del tratamiento de la correspondencia general, responderá a las llamadas telefónicas y realizará otras tareas administrativas que sean necesarias. Esta posición tiene su sede conforme el Clúster asignado: La Ceiba, Siguatepeque, Santa Rosa de Copán, San Pedro Sula y Tegucigalpa, Honduras.

Principales funciones:

• Gestionar procesos administrativos y logísticos necesarios para el cumplimiento de la ejecución de las actividades del proyecto, garantizando su generación, tramitación de forma ágil y oportuna.
• Apoyar a la Gerencia de Recursos Humanos en actividades específicas del área.
• Apoyar a la Gerencia Financiera en garantizar una gestión oportuna, conforme a las normas del RTI y del cliente en cuanto al cumplimiento de procesos para la óptima ejecución del proyecto.

Área 2: Funciones administrativas

• Asistir al equipo del proyecto en el desarrollo de las actividades administrativas teniendo en cuenta los procedimientos de RTI y del cliente, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva del proyecto.
• Elaborar los planes de adquisiciones y realizar los procesos de compras de acuerdo con las normas y procedimientos de RTI y del cliente.
• Elaborar requisiciones y gestión de pagos.
• Gestionar los avances y liquidaciones de viajes del equipo, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de documentos y presentaciones, según sea requerido.
• Llevar el registro diario de entradas y salidas de todo el personal del proyecto.
• Sistema de transporte: Recopilar y archivar los registros de movimiento y de mantenimiento de los vehículos.
• Proporcionar y archivar mensualmente las hojas de registro diario a los conductores.
• Mantener un sistema de archivo físico y digital de las operaciones administrativas del proyecto, manteniéndola de forma actualizada, ordenada, completa y segura.
• Mantener una base de datos actualizada de los contactos del proyecto.
• Realizar funciones de recepción de bienes y servicios, así como mantener actualizado el inventario oficial de activos y colaborar en el Plan de Disposición del proyecto.
• Ser responsable del área de recepción mediante la atención telefónica y presencial de clientes y visitas en general lo que implica atenderlos de manera receptiva y cortés.
• Recibir y distribuir mensajes de teléfono/correo electrónico según proceda, tomando nota de los mensajes claros y transmitiéndolos con prontitud al miembro adecuado del equipo, teniendo en cuenta la urgencia.
• Responder a las consultas con rapidez y amabilidad.
• Catalogar y mantener la biblioteca de recursos técnicos, es decir, manuales, libros de texto etc.
• Realizar otras funciones que le asigne el/la Gerente de Finanzas, de acuerdo con sus calificaciones, estos términos de referencias y los requisitos del Proyecto.

Tarea 3: Funciones financieras

• Asegurar el cumplimiento de las normas financieras del RTI y del cliente en las operaciones financieras y administrativas del proyecto.
• Llevar un control de cuentas por pagar y pagos a proveedores.
• Revisar las solicitudes de avances y liquidaciones de gastos, así como elaborar conciliaciones mensuales de cuentas de anticipos para evitar tener saldos vencidos.
• Preparar comprobantes relevantes de manera oportuna para resolver observaciones de cumplimiento que requiera la oficina regional/equipo de cumplimiento o auditorías externas.
• Apoyar en la actualización y revisión del reporte de Activos Fijos y su documentación soporte.
• Velar por la veracidad y exactitud de las operaciones de las oficinas regionales.
• Ser responsable del archivo de toda la documentación contable y administrativa, manteniéndola de forma actualizada, ordenada, completa y segura.
• Apoyar en la elaboración de informes contables y/o financieros.
• Elaborar reporte mensual de variación presupuestaria.
• Presentar oportunamente a las oficinas gubernamentales las declaraciones y pagos de retención de impuestos.
• Preparar la documentación de soporte para la exención y/o reclamo de IVA, según corresponda.
• Preparar conciliaciones mensuales de anticipos de gastos, registros de IVA (según corresponda), cuentas por pagar a proveedores y de impuestos sobre la renta, pensiones y retenciones.
• Apoyar en la liquidación de órdenes de compra exentas.

Realizar otras funciones que le asigne el Gerente de Finanzas, de acuerdo con sus calificaciones, estos términos de referencias y los requisitos legales del Proyecto

Competencias y requerimientos para el puesto:

Nivel medio completo en el área de Finanzas o Contabilidad legalmente autorizado y 3 años de experiencia relevante en áreas afines o su equivalente combinación de educación y experiencia

Habilidades y Destrezas

• 3 años de experiencia de trabajo comprobada en proyectos de USAID en cargos similares
• 2 años de experiencia en manejo de personal.
• Conocimiento en generación/liquidación de órdenes de compra exentas en sistema de la Dirección General de Franquicias Aduaneras de SEFIN
• 2 años de experiencia en manejo de inventarios.
• Excelente conocimiento de MS Word, Outlook PowerPoint, Excel.
• Habilidad para resolver problemas y situaciones difíciles, de manera efectiva

• Habilidad para entender e interpretar políticas y procedimientos, así como la habilidad para ponerlos en práctica de manera consistente
• Capacidad para trabajar de forma independiente y realizar actividades con poca supervisión
• Habilidad para comunicarse oralmente y por escrito en español.
• Habilidad para trabajar en equipo y capacitar a otros en áreas financiera y administrativa.

Descargo:

La información anterior sobre la descripción ha sido diseñada para indicar la naturaleza general y el nivel de trabajo realizado, no está diseñado para contener o ser interpretado como un inventario exhaustivo de todos los deberes, responsabilidades y cualificaciones requeridas en el puesto asignado

Se contactará unicamente a las personas seleccionadas

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