Asistente Financiero/a

Job Description

Background Information - Job-specific

En Guatemala, UNOPS tiene el propósito principal de fortalecer las capacidades instaladas del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social - IGSS en el área de adquisiciones públicas, especialmente con relación a medicamentos e insumos médicos. Para ello, durante 19 meses; el proyecto llevará a cabo un diagnóstico

de las capacidades actuales y propondrá medidas técnicas para mejorarlas, incluyendo procedimientos y procesos estandarizados, reorganización funcional, formación del personal en adquisiciones públicas y gestión de proyectos, así como herramientas de monitoreo.

Además de las actividades de fortalecimiento de capacidades, durante los primeros 12 meses de implementación a través del proyecto se realizará la adquisición de medicamentos e insumos médicos para el IGSS, a través de procesos competitivos internacionales, de acuerdo con los estándares y políticas de adquisiciones de UNOPS.

Bajo la orientación y supervisión de la Asociada Financiera, el/la Asistente Financiero/a es responsable de proporcionar apoyo administrativo y financiero para garantizar la alta calidad, precisión y ejecución efectiva de los servicios y procesos financieros y la utilización transparente de los recursos financieros. El/la Asistente Financiero/a promueve un enfoque orientado al cliente y consistente con las normas y regulaciones financieras de UNOPS.

Functional Responsibilities

Funciones clave esperadas:

1. Mantenimiento apropiado de los registros contables en el sistema
2. Manejo adecuado de correspondencia (física y electrónica)
3. Apoyo al área Financiera
4. Apoyo administrativo y contable

1. Mantenimiento del sistema de registros/archivos contables (o de la oficina)

• Apertura de nuevos registros cuando sea requerido y eliminación de registros antiguos de acuerdo a las instrucciones giradas por la gerencia;
• Mantenimiento de archivos, asegurando que sean almacenados y a la disponibilidad; y de la custodia adecuada de los documentos;
• Suministro de fotocopias del material de los archivos de registro, según requerimiento.
• Asistencia en la recopilación de material de referencia y sus antecedentes para los archivos de registro.
• Establecer y mantenimiento del movimiento de los archivos/registros de la oficina; y mantenimiento/control de los archivos en circulación y archivos de lectura.

2. Asegurar el manejo efectivo de la correspondencia enfocada en el logro de los siguientes resultados:

• Recepción, registro, codificación y reenvío de la correspondencia entrante, física y electrónica.
• Registro y distribución de la correspondencia saliente, y su seguimiento. Elaboración de resúmenes de los documentos adjuntos, documentación necesaria, y mantenimiento de los registros de archivos recibidos/saliente para garantizar su buen manejo.

3. Apoyo al área Financiera

• Revisión de las solicitudes de pago para ser completadas antes del procesamiento, para garantizar que la documentación esté completa y que toda información referente al pago sea proporcionada; utilización adecuada de los códigos de contabilidad; certificación de los servicios prestados / bienes entregados y que sea propiamente registrado en el documento de pago y debidamente autorizado por el/la funcionario autorizado. El pago a los subcontratistas bajo el cumplimiento con los términos y condiciones de los acuerdos suscritos.
• Revisión y confirmación de las transacciones operacionales procesadas a través de la interpretación y determinación de las políticas, regulaciones, y reglas aplicables, es decir, desembolsos dentro de los límites autorizados, nóminas, acuerdos contractuales, pago a proveedores, gastos de viajes, etc.
• Revisión y confirmación de la validez de los gastos verificando montos y asegurando la disponibilidad de presupuesto y fondos.
• Mantenimiento y control del fondo de caja chica y elaboración de informes para registro de gastos y reembolso de caja chica.
• Elaboración de registros de nóminas y proceso de nómina mensual.
• Contacto frecuente con el banco local para la obtención de información del día a día sobre tipos de cambio, tasas de interés, cambios en procedimientos y las regulaciones bancarias.

4. Proporciona apoyo administrativo y contable al área Financiera, enfocado en el logro de los siguientes resultados:

• Preparación de comprobantes y revisión de los documentos de soporte para garantizar la integridad, calidad, precisión y los cargos de los códigos de cuentas; ingreso de transacciones en el sistema contable y financiero.
• Elaboración de cronogramas de gastos mensuales y trimestrales y estados anuales.
• Análisis de informes, investigación y sus ajustes según sea necesario.
• Comunicación efectiva con colegas, clientes en áreas que requieran verificaciones correcciones, información adicional, etc. Para mejorar la calidad de los resultados y/o presentación de las cuentas, para así aumentar las bases de los conocimientos de los procesos.
  
  
  

Education/Experience/Language requirements

Educación

• Se requiere ser graduado/a de estudios de secundaria. Titulo técnico y/o universitario (licenciatura) en áreas financieras, administración de empresas o disciplinas equivalentes se considerarán un activo y pueden sustituir algunos de los años de experiencia requeridos.

Experiencia laboral

• Un mínimo de cinco (5) años de experiencia de experiencia relevante en finanzas en el ámbito nacional o internacional, público u organizaciones corporativas/privadas.
• Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software (MS Office) y conocimiento avanzado en hojas cálculo/electrónicas y paquetes de base de datos, experiencia en el manejo de sistemas de administración web.

Idiomas

• Dominio del español
• Se requiere conocimiento básico del idioma inglés.

About the Organization

UNOPS is an operational arm of the United Nations, supporting the successful implementation of its partners’ peacebuilding, humanitarian and development projects around the world. Our mission is to help people build better lives and countries achieve sustainable development.

UNOPS areas of expertise cover infrastructure, procurement, project management, financial management and human resources.

Working with us

UNOPS offers short- and long-term work opportunities in diverse and challenging environments across the globe. We are looking for creative, results-focused professionals with skills in a range of disciplines.

Diversity

With over 4,000 UNOPS personnel and approximately 7,000 personnel recruited on behalf of UNOPS partners spread across 80 countries, our workforce represents a wide range of nationalities and cultures. We promote a balanced, diverse workforce — a strength that helps us better understand and address our partners’ needs, and continually strive to improve our gender balance through initiatives and policies that encourage recruitment of qualified female candidates.

Work life harmonization

UNOPS values its people and recognizes the importance of balancing professional and personal demands.