Assistant (e ) Administratif (ve )/Receptionniste (01)

  • Executive-level, Full-time staff position
  • Posted on 3 July 2020
  • Niger
  • Closing on 10 July 2020

Job Description

AVIS DE RECRUTEMENT

CONTEXTE

Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. Sa mission est d’obtenir des progrès décisifs dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies. Elle travaille dans plus de 120 pays. SCI a une grande expérience dans le domaine des urgences. Elle est aussi une organisation de développement dont les programmes sont orientés dans les secteurs de la Santé, la Nutrition, la Sécurité Alimentaire et les Moyens d’Existence, la Protection de l’Enfant et l’Education. Pour le développement de ses services en faveur des enfants, SCI travaille avec les services de l’Etat, les ONG et institutions nationales et internationales, les structures locales et les communautés dans les pays dans lesquels elle travaille.

Le programme Wadata, qui se traduit par la « prospérité » en haoussa, améliorera durablement la sécurité alimentaire et la résilience des ménages extrêmement pauvres et vulnérables des départements de Gouré et Damagaram Takaya dans la région de Zinder par le biais d’interventions stratifiées ciblant les communautés, les ménages et les individus. Pour atteindre son objectif, Wadata mettra en œuvre des activités dans trois domaines d’intervention intégrés: une action collective renforcée pour faire face aux chocs et stress liés à la sécurité alimentaire, nutritionnelle et hydrique (objectif 1); un renforcement des capacités, des atouts et des moyens d’amélioration de l’accès à une nourriture adéquate et diversifiée à tout moment (objectif 2); et une amélioration de la nutrition, de la santé, de l’hygiène et de l’assainissement des femmes enceintes et allaitantes, des adolescents, des enfants de moins de cinq ans et de leurs familles (Objectif 3). Sur une période de cinq ans, Wadata impliquera directement plus de 27,000 ménages (189 000 personnes) dans les environ 700 villages et hameaux des quatre communes de Zinder (Guidiguir, Damagaram Takaya, Guidimouni et Mazamni).

Save the Children lance un avis de recrutement d’un (e ) candidat d’un e (01) Assistant (e ) Administratif (ve) /Receptionniste pour son programme Wadata dans la région de Zinder.

Assistant (e ) Administratif (ve )/Receptionniste

ÉQUIPE / PROGRAMME: Administration -RH LIEU : Zinder

SCI GRADE : 5 TYPE DE POSTE : CDD 12 mois renouvelable

Protection de l’enfance

Niveau 3 - Les responsabilités de ce poste peuvent nécessiter d’avoir des contacts réguliers ou de fréquenter régulièrement des enfants ou des jeunes gens en général

BUT/Mission DE LA FONCTION :

Appuyer le département l’Admin & RH dans le classement, l’archivage, la mise à jour des dossiers administratifs du personnel

PORTÉE DU RÔLE :

Sous la direction du : Admin Officer

Employés placés sous la direction de ce poste : N/A

Collaborateurs : Agents de ménage

DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :

  • Accueillir et orienter les visiteurs dans le bureau
  • Tenir un agenda des rendez-vous pour le bureau ;
  • Faire le standard (appeler à l’extérieur, recevoir les appels) ;
  • Noter les appels sur des fiches et les transmettre ;
  • Participer aux réunions ;
  • Veuillez à ce que l’espace d’accueil soit entretenu, propre et attrayant ;

  • Contribuer davantage à assurer la propreté du bureau,
  • Assister dans la gestion des produits de consommation courante du bureau (thé, café, lait, eau,)

  • Assurer la réception, l’expédition et classement des courriers et s’assurer aussi que toutes les correspondances entrantes et sortantes sont enregistrées dans le registre approprié et classées.

  • Assister dans l’approvisionnement des Guest House et bureau Save the Children Zinder Wadata en produit d’entretien ;
  • Assister dans la saisie des correspondances au besoin;
  • Sur demande de la hiérarchie, rédiger les correspondances administratives, saisir les comptes rendus des réunions et des lettres administratives ;
  • Maintenir les tableaux d’affichage du bureau à jour (Memos, informations, ct…) ;
  • Ainsi que le registre de présence du personnel ;
  • Assister dans la collecte et traitement des factures de fonctionnement.
  • Assurer que tout le personnel adhère aux procédures administratives de SCI ;
  • Introduire les demandes de signatures auprès des responsables des départements.

  • Tenir à jour la liste de contact ;

  • Réaliser les photocopies et les reliures ;

  • Assister dans l’édition du rapport mensuel de la gestion du magasin

  • Assister dans la gestion de stock des fournitures du bureau de Zinder/Wadata et veiller à son approvisionnement

  • Effectuer des demandes de paiement des perdiems

  • Remplacer un des membres de l’équipe admin en cas d’absence

  • Aider le Coordinateur RH dans l’accomplissement de ses tâches

  • Appuyer dans le processus des recrutements ;

  • Appuyer dans le processus des recrutements ;

- Appuyer l’organisation des test de recrutement
- Scanner les différents documents RH et les envoyer aux bases et ou coordination au besoin;
- Suivre l’enregistrement des contrats de travail et les carnets respectivement au niveau de l’ANPE et de la CNSS ;
- Appuyer dans le suivi et le classement des dossiers du personnel ;
- Préparer les réquisitions et les demandes des payements du département RH ;

  • Se comporter, tant professionnel que personnel, de façon à préserver l’image de marque de Save the Children

  • Accomplir d’autres tâches au besoin et à la demande de la hiérarchie

COMPÉTENCES ET COMPORTEMENTS (nos valeurs en pratique)

Responsabilités :

  • Endosse la responsabilité de prendre des décisions, de gérer les ressources avec efficacité, de mettre en œuvre et donner l’exemple des valeurs de Save the Children

  • Responsabilise son équipe et ses partenaires pour accomplir leurs fonctions - en leur donnant la liberté de les accomplir du mieux possible, de la façon qui leur convient, en leur fournissant de l’aide aux développements nécessaires pour améliorer leur performance et appliquer des mesures appropriées lorsque les objectifs ne sont pas atteints

Ambition :

  • Se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui (elle)-même, endosse la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à faire la même chose

  • Partage généreusement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres

  • Est concerné(e) par le futur, pense de façon stratégique

Collaboration :

  • Construit et maintien des relations efficaces dans son équipe, avec les membres et les partenaires externes et les sympathisants

  • Donne de l’importance à la diversité, la voit comme une source de force compétitive

  • D’un abord facile, sait écouter les autres, on peut lui parler facilement

Créativité :

  • Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes

  • Prêt(e) à prendre des risques calculés

Intégrité :

  • Honnête, encourage la clarté et la transparence

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ET ATTRIBUTS

  • Avoir un diplôme Bac+2 en administration, secrétariat de Direction ou en Ressources Humaines ;
  • Avoir au moins 2 ans d’expérience de gestion administrative, en Gestion Administrative des entreprises et ressources humaines de préférence avec une ONG internationale ;
  • Avoir une expérience manifeste et une bonne connaissance administrative des ONGs, gestion du personnel, services de support et les opérations.
  • Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) et une connaissance requise de l’informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, PowerPoint, etc.) et une bonne connaissance de la gestion de bases de données.
  • Une bonne capacité en négociation et représentation, spécialement avec les services publiques (gouvernement) et autres organismes en matière de bureaucratie.
  • Une excellente maîtrise du français et l’anglais (orale et écrite) avec une capacité de faire la traduction

Responsabilités supplémentaires du poste :

Les devoirs et responsabilités comme exposé ci-dessus ne sont pas exhaustifs et le détenteur de poste peut être appeler à effectuer des tâches supplémentaires en adéquation raisonnable de leur niveau de compétences et d’expérience.

Egalité d’opportunités

Le détenteur du poste est invité à accomplir sa fonction en conformités avec les procedures et

politiques d’égal opportunités et de diversité de SCI

Child Safeguarding:

Nous devons garder en sureté les enfants dans notre processus de sélection, qui inclus des

vérifications rigoureuses d’antécédents, afin d’assurer la protection des enfants de tous abus.

L’ORGANISATION

Nous employons environ 25.000 personnes dans le monde entier et travaillons sur le terrain dans plus de 100 pays afin d’aider les enfants touchés par des crises ou ceux qui ont besoin de meilleurs soins de santé, d’éducation et de protection de l’enfance. Nous faisons également campagne et défendons au plus haut niveau, pour réaliser le droit des enfants et pour faire entendre leur voix.

Nous travaillons sur trois avancées dans la façon dont le monde traite les enfants d’ici 2030:

  • Aucun enfant ne meurt suite à des causes évitables avant son 5e anniversaire

  • Tous les enfants ont une éducation de base de qualité

  • La violence à l’égard des enfants n’est plus tolérée

Nous sommes conscients que des personnes formidables font une grande organisation et que nos employés

jouent un rôle crucial en nous aidant à atteindre nos ambitions pour les enfants.

Informations pour Postuler:

Les dossiers de candidatures (CV + Lettre de motivation) doivent être envoyés uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne de Save the Children:

  • Candidats Externes :

  • Candidats Internes de SCI :

Au plus tard le 14 Juillet 2020 à 23H00 (GMT+1).

Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses

Les candidatures féminines sont vivement encouragées

Il est porté à la connaissance des candidats que Save the Children International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.

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