Auxiliar de Administração

Job Description

Dutystation: Brasilia, Brazil

Functional responsibilities

• Prestar apoio logístico na organização de conferências, workshops e retiros (reservas de sala, materiais, etc.).
• Apoiar na administração do petty cash, processando reembolsos e mantendo registros simples de acordo com os procedimentos.
• Manter e arquivar a documentação física e digital da unidade, seguindo os protocolos de confidencialidade estabelecidos.

• Auxiliar na manutenção e armazenamento adequado dos equipamentos de escritório.
• Manter listas de inventário atualizadas e apoiar a equipe durante as verificações físicas periódicas.
• Registrar a movimentação de equipamentos, garantindo que os formulários apropriados sejam preenchidos.
• Monitoramento cuidadoso da movimentação de equipamentos dentro da área de responsabilidade.
• Implementação de um sistema de gestão e contabilidade de equipamentos para todos os equipamentos e propriedades administrados pelo escritório, de acordo com a política de equipamentos do UNOPS.
• Processamento de requisições de fornecimento para escritórios.
• Administrar o recebimento de bens e equipamentos para o escritório, inspeção e elaboração de relatórios.
• Processar autorizações de viagem e solicitações de reembolso no sistema UNOPS, garantindo que toda a documentação necessária esteja anexada.

• Monitorar a prestação de serviços como limpeza e segurança, e comunicar qualquer incidente ao supervisor.
• Servir como ponto de contato para solicitações de manutenção do escritório e ajudar a coordenar os serviços necessários.

• Prestar apoio básico na gestão da agenda, como agendamento de reuniões internas.
• Auxiliar na preparação de correspondência e na organização de documentos para reuniões.

El/La Auxiliar de Administración trabaja en estrecha colaboración con el Equipo de Operaciones de la oficina de UNOPS en Brasil, así como con el liderazgo de la Oficina, para desempeñar las funciones clave a continuación:

• Prestar apoyo logístico en la organización de conferencias, talleres y retiros (reservas de sala, materiales, etc.).
• Apoyar en la administración de la caja chica (petty cash), procesando reembolsos y manteniendo registros simples de acuerdo con los procedimientos.
• Mantener y archivar la documentación física y digital de la unidad, siguiendo los protocolos de confidencialidad establecidos.

• Auxiliar en el mantenimiento y almacenamiento adecuado de los equipos de oficina.
• Mantener listas de inventario actualizadas y apoyar al equipo durante las verificaciones físicas periódicas.
• Registrar el movimiento de equipos, garantizando que se completen los formularios apropiados.
• Monitoreo cuidadoso del movimiento de equipos dentro del área de responsabilidad.
• Implementación de un sistema de gestión y contabilidad de equipos para todos los equipos y propiedades administrados por la oficina, de acuerdo con la política de equipos de UNOPS.
• Procesamiento de requisiciones de suministros para oficinas.
• Administrar la recepción de bienes y equipos para la oficina, inspección y elaboración de informes.
• Procesar autorizaciones de viaje y solicitudes de reembolso en el sistema de UNOPS, garantizando que toda la documentación necesaria esté adjunta.

• Monitorear la prestación de servicios como limpieza y seguridad, y comunicar cualquier incidente al supervisor.
• Servir como punto de contacto para solicitudes de mantenimiento de la oficina y ayudar a coordinar los servicios necesarios.

• Prestar apoyo básico en la gestión de la agenda, como la programación de reuniones internas.
• Auxiliar en la preparación de correspondencia y en la organización de documentos para reuniones.

Education/Experience/Language requirements

• Diploma de ensino médio é obrigatório;
• É desejável possuir graduação em administração, gestão pública e áreas correlatas.

b) Experiência

• Mínimo de 3 anos de experiência administrativa/operacional em serviços administrativos gerais ou de apoio a operações.
• É necessária experiência com as ferramentas básicas do Google Suite (Gmail, Google Docs, Google Sheets e Google Slides) ou do Pacote Office (Word, Excel, Powerpoint), e conhecimento em planilhas e pacotes de banco de dados.
• Será considerada uma vantagem a experiência em organizações internacionais, em especial agências das Nações Unidas.

c) Idiomas

• É necessária fluência total em português (leitura, escrita e fala).
• Requer-se leitura, escrita e comunicação oral em nível intermediário em espanhol.
• É desejável conhecimento intermediário de inglês.

Requisitos da vaga

• A vaga exige capacidade de elaborar relatórios utilizando ferramentas informáticas, como Google Sheets e Google Docs.
• É necessário preparar relatórios de avanço dos projetos atribuídos através do Google Slides e realizar apresentações tanto presenciais quanto virtuais, por videoconferência.
• A posição exige contato telefônico e presencial com diversas pessoas.

Ambiente de trabalho

• As atividades serão realizadas na cidade de Brasilia.
• O escritório possui uma política de trabalho flexível.
• Serão fornecidos equipamentos de informática.
• É exigida presencialidade hibrida.

• Se requiere título secundario finalizado;
• Es deseable poseer título universitario en administración, gestión pública y áreas afines.

b) Experiencia

• Mínimo de 3 años de experiencia administrativa/operacional en servicios administrativos generales o de apoyo a operaciones.
• Es necesaria experiencia con las herramientas básicas de Google Suite (Gmail, Google Docs, Google Sheets y Google Slides) o del Paquete Office (Word, Excel, Powerpoint), y conocimiento en hojas de cálculo y paquetes de base de datos.
• Será considerada una ventaja la experiencia en organizaciones internacionales, en especial agencias de las Naciones Unidas.

c) Idiomas

• Se requiere fluidez completa en portugués (lectura, escritura, habla).
• Se requiere lectura, escritura y comunicación oral de nivel intermedio en español.
• Es deseable conocimiento intermedio de inglés.

Requisitos del puesto

• El puesto exige la capacidad de elaborar informes utilizando herramientas informáticas, como Google Sheets y Google Docs.
• Es necesario preparar informes de avance de los proyectos asignados a través de Google Slides y realizar presentaciones tanto presenciales como virtuales, por videoconferencia.
• La posición exige contacto telefónico y presencial con diversas personas.

Ambiente de trabajo

• Las actividades se realizarán en la ciudad de Brasilia.
• La oficina posee una política de trabajo flexible.
• Se proporcionará equipo informático.
• Se exige presencialidad híbrida.

About the Organization

TOGETHER, WE BUILD THE FUTURE

UNOPS – an operational arm of the United Nations – supports the achievement of the Sustainable Development Goals (SDGs) by successfully implementing its partners’ peacebuilding, humanitarian and development projects around the world.

Our mission is to help people build better lives and countries achieve peace and sustainable development.

We are proud of our people and embrace diversity and are committed to equal employment opportunities. Our workforce brings together approximately 160 nationalities, represented by over 5,000 UNOPS personnel as well as some 7,800 personnel recruited on behalf of our partners. Spread across 80 countries from a range of backgrounds, and languages and have different gender identities, sexual orientations, and abilities.

We encourage women and candidates from underrepresented groups in UNOPS to apply. These include candidates from racialized and/or indigenous groups, members of minority gender identities and sexual orientations, and people with disabilities.