Chef de l’Administration et des Opérations

Job Description

Division&Aperçu du projet

L’Institut de Qualité & Performance (QPI en anglais) est une division d’URC qui sert une force organisatrice de réunir les meilleures pratiques, de l’expérience du personnel, des partenariats et de la documentation sur l’amélioration des soins de santé à l’URC. Le projet de l’USAID « Application de la Science pour le Renforcement et l’Amélioration des Systèmes (ASSIST en anglais) est le projet phare d’URC dans l’amélioration de la qualité.

ASSIST est géré par QPI, qui a mis en place des programmes d’amélioration de la qualité et recherche opérationnelle des soins de santé depuis 1981 et continue d’être à la fine pointe des travaux d’amélioration des soins de santé dans les pays du monde entier.

Résumé du poste:

Le(La) Chef de l’Administration et des Opérations est le garant de la bonne gestion financière du bureau. Il a en charge toutes les activités en rapport avec les finances, la comptabilité, l’administration, la logistique et les ressources humaines d’URC.

Il veille également au respect et à l’application des réglementations et de la législation liées aux activités du bureau et supervise les activités des prestataires.

Ses principales attributions consistent à :

Organiser et superviser la gestion administrative, financière et comptable d’URC-CI

Définir et mettre en œuvre un plan de gestion des Ressources humaines

Organiser et assurer les relations d’URC avec les partenaires extérieurs

(fournisseurs, banques, assurances, sécurité sociale, administrations, …)

Responsabilités:

I – Gestion des finances et de la comptabilité

Gérer les finances

Etablir les prévisions budgétaires périodiques

Préparer et élaborer le budget

Veiller à l’approvisionnement des comptes

Suivre les dépenses du projet et veiller aux équilibres financiers

Analyser les écarts et effectuer les modifications et ajustements éventuels

Préparer et produire des rapports périodiques sur l’état de la trésorerie

Veiller à l’utilisation d’outils de contrôle et de “reporting”, en vue d’assurer la fiabilité des données financières

Superviser la comptabilité générale et analytique

Gérer la trésorerie et les flux comptables

Planifier et assurer les paiements des différentes charges

Veiller au respect des échéances et obligations légales et administratives

Etablir l’ensemble des déclarations fiscales, comptables et sociales

Veiller à la production, à la fiabilité et à la disponibilité des pièces comptables

Veiller à la cohérence du système d’archivage et de classement des pièces comptables

S’assurer du respect des procédures et directives comptables, lors des opérations d’achat

II - Gestion des ressources humaines

Superviser la gestion administrative du personnel

Participer à l’organisation et à la mise en œuvre du processus de recrutement

Réaliser des actes de ressources humaines

Concevoir et promouvoir des outils de GRH (fiches de poste, tableaux de bord…)

Veiller à l’application des textes légaux en matière de législation du travail

Suivre et évaluer les ressources humaines

Participer à l’élaboration et mettre en œuvre le plan annuel ou pluriannuel de formation

Coordonner le suivi et la gestion des formations

Veiller à la mise en œuvre et au respect de la procédure d’évaluation du personnel

III – Gestion de l’administration et des services généraux

Gérer l’Administration

Concevoir et tenir à jour le manuel des procédures administratives

Organiser le classement d’un fond documentaire et assurer la veille réglementaire

Etablir des actes administratifs internes et externes

Veiller au règlement des contentieux administratifs et juridiques

Veiller à l’approvisionnement du bureau en fournitures, matériels bureautiques…

Gérer les services généraux

Gérer les moyens logistiques et le patrimoine d’URC-CI

Organiser et superviser les activités du parc auto

Superviser les activités du personnel contractuel

IV - Conseil à la Direction et Communication

Assister et Conseiller le Directeur Pays

Assister le Directeur Pays en matière de finances, d’administration et de RH

Tenir la Direction regulièrement informé de l’état l’avancement des dossiers financiers

Assister la Direction lors des rencontres internes et externes

Promouvoir la communication interne et externe

Entretenir une relation d’écoute et de conseil auprès du personnel

Apporter toutes informations utiles au personnel sur les procédures de URC

Organiser et assurer les relations d’URC avec les fournisseurs les administrations

IV – Autres

Veiller aux conditions de travail du personnel (hygiène et sécurité, etc…)

Participer à l’élaboration des “Country Operational Plan” (COP)

Participer à l’organisation d’ateliers divers

Appuyer le Conseiller M&E dans la gestion des données financières

Participer aux réunions et rencontres de coordination de la Direction Pays

Conduire ou apporter son expertise aux travaux d’études et de recherche de URC

Qualifications et connaissances requises:

• Diplôme supérieur Bac + 4/5 en finances, comptabilité, sciences économiques, administration des entreprises ou diplôme équivalent;
• Expérience professionnelle de 2 à 3 ans dans la gestion financière et comptable des projets, de préférence financés par le PEPFAR ou d’autres partenaires au developpement;

• Avoir une maîtrise parfaite de l’outil informatique notamment Windows, les logiciels de traitement de texte, les tableurs et l’usage courant des messageries électroniques ;
• Avoir une excellente gestion financière, le développement de systèmes et de l’écriture.
• Expérience avec les logiciels de comptabilité Quick Books hautement préféré.
• Parler et écrire couramment le français et l’anglais ;
• Avoir un sens élevé de collaboration avec les services publics et autres partenaires de développement sanitaire ;
• Etre immédiatement disponible.

Avis: la description de poste actuelle peut être ajustée pour répondre aux besoins des URC / ASSIST (y compris la possibilité de voyager pour aider les conseillers QI avec des activités en faveur des OEV). La durée du contrat est d’un an renouvelable.

Les dossiers de candidature comprendront :

Pour considération immédiate, s’il vous plaît visitez la page d’URC « opportunités d’emploi » à www.urc-chs.com/careers.

S’il vous plaît copier et coller votre lettre de motivation et téléchargez votre CV à l’endroit indiqué. Aussi, s’il vous plaît compléter votre formulaire de demande et joindre une forme d’USAID 1420 USAID Form 1420 Contractor Employee Biographical Data Sheet.

En raison du grand nombre de demandes que nous recevons, seuls les candidats qui ont réussi l’expérience et les qualifications requises pour ce poste seront contactés. Pas d’appels téléphoniques s’il vous plaît. Cependant, puisque nous sommes actifs dans le monde entier dans le domaine de la santé publique, nous pouvons souhaiter de conserver votre CV dans notre base de données pour d’autres opportunités à venir, sauf si vous nous demandez autrement. Merci beaucoup pour votre intérêt.

URC est fier d’être un Employeur qui offre l’opportunité de l’égalité au Travail.

Nous cherchons et valorisons la diversité de la main d’œuvre.

About the Organization

University Research Co., LLC (URC)

URC is a global company that works to improve the quality of health care, education and social services in the U.S. and around the world. We provide technical assistance and field research to strengthen health systems and service quality by empowering health workers to find and expand proven and locally appropriate solutions to critical problems. URC is dedicated to expanding access to high-quality maternal, newborn and child health services, preventing and reducing infectious diseases including HIV/AIDS, TB and malaria; and improving family planning and reproductive health education.

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