Chef de projet/Project Manager

Job Description

Position title: Chef de projet/Project Manager

Vacancy code: VA/2017/B5302/12291

Contract level: IICA-3

Department/office: AFR, SNOH, Senegal

Duty station: Bissau, Guinée Bissau

Duration: 1 year renewable subject to satisfactory performance

Informations générales sur l’UNOPS
La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l’endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l’organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d’échelle.

Background Information - Senegal FRENCH

Basé à Dakar, la Plateforme opérationnelle de L’UNOPS au Sénégal(SNOH) travaille étroitement avec les gouvernements et les partenaires internationaux de développement en Afrique de l’Ouest. La Plateforme fournit un soutien technique dans des domaines tels que la réhabilitation et le développement des infrastructures, les achats, les services de ressources humaines, la gestion de projet et le renforcement des capacités institutionnelles.
Background Information - Job-specific

Avec une population composée pour moitié de jeunes, la Guinée-Bissau dispose d’un potentiel indéniable pour stimuler la croissance économique. Cependant, la prévalence de l’instabilité politique au cours des dernières années, avec notamment le coup d’Etat de 2012, a conduit à la détérioration de la situation économique et sociale du pays.

L’insécurité alimentaire, la difficulté d’accès à des services de santé adéquats et à l’eau potable font de la malnutrition un défi majeur en Guinée-Bissau, malgré un potentiel agricole considérable. L’enclavement dans les régions de Tombali et de Quinara pose un défi majeur en termes d’accès aux services sociaux de base et entrave leur développement économique et agricole. L’absence de voies de transport praticables dans les régions de Tombali et de Quinara, rend leur accès difficile et contribue au coût élevé des transports. Les populations de ces régions sont doublement pénalisées par des prix de vente faibles et des prix d’achat élevés. Cet enclavement constitue un frein à l’incitation à la production agricole et limite le volume des échanges commerciaux. De surcroit, le manque d’opportunités professionnelles encourage l’exode rural des jeunes entravant ainsi la réalisation du potentiel économique de ces régions.

Ce projet s’inscrit dans le cadre du Programme d’Actions Collectives et Territoriales Intégrées pour la Valorisation de l’Agriculture (ACTIVA) financé par l’Union Européenne qui vise l’amélioration durable des conditions économiques et sociales de la Guinée-Bissau par le développement rural intégré et orienté sur l’agriculture.

Le projet a pour objet la réhabilitation des infrastructures de transport. Celles-ci jouent un rôle crucial dans le désenclavement des zones rurales en facilitant notamment la commercialisation de la production agricole et l’amélioration de l’accès des populations aux services sociaux de base.

Compte-tenu de l’enclavement total des régions de Quinara et de Tombali et de leur fort potentiel agricole, les activités du projet se concentreront dans ces deux régions. Par ailleurs, afin d’augmenter l’effet de levier du projet sur le développement économique local, il est prévu d’utiliser une approche à Haute intensité de Main d’œuvre (HIMO), permettant de générer de l’emploi localement et ainsi de fournir des ressources économiques aux populations rurales pauvres.

Le chef de projet est responsable des opérations quotidiennes du (des) projet(s) et fournit des services aux différents donateurs, partenaires et bénéficiaires. Il/elle doit atteindre et dépasser les objectifs de l’organisation eu égard à la performance et aux objectifs établis de prestations.

Functional Responsibilities

2. Objectif et étendue du poste

Sous la supervision directe du Chef de Programme sous régional, le Chef de Projet aura la responsabilité de s’acquitter, avec une certaine autonomie, des tâches et responsabilités essentielles à la réussite du projet telles que définies ci-dessous :

Gestion des parties prenantes :

• Établir une excellente relation avec le comité de projet (exécutif du projet, responsable des utilisateurs, responsable des fournisseurs), le client et les principales parties prenantes
• Gérer les communications, s’assurer que les parties prenantes sont informées des activités du projet, de sa progression et de ses situations d’exception et veiller à ce qu’elles soient aptes à recevoir les produits
• Conseiller le client sur des questions pouvant avoir une incidence sur la réalisation de ses objectifs (notamment les questions liées à la durabilité ou aux exigences survenant après la clôture du projet, telles que l’entretien des produits)
• Gérer le flux d’informations entre le comité de pilotage, le directeur du centre d’opérations et le personnel de projet
• Répondre à toute demande d’information de la part du bailleur de fonds

Performance et résultats :

• Développer et maintenir les plans des projets
• Mettre en œuvre les plans de projet approuvés (notamment les échéanciers prévus) sans dépasser les niveaux de tolérance établis par le comité de pilotage du (des) projet(s)
• Prendre en compte la durabilité dans le cadre des projets, notamment les aspects sociaux, l’égalité hommes-femmes et les aspects les questions environnementales et économiques
• Gérer la production des produits requis, en assumant la responsabilité de la progression des activités, de l’utilisation des ressources et en adoptant, le cas échéant, des mesures correctives
• Être en relation constante avec les fournisseurs externes ou les gestionnaires de comptes
• Autoriser les lots de travaux
• Informer le comité de pilotage et le directeur du centre d’opérations de tout écart par rapport au plan
• Identifier et gérer les risques afin d’assurer aux clients et autres parties prenantes les meilleurs résultats possibles
• Gérer et évaluer la qualité des produits et s’assurer qu’ils sont acceptés par le client
• Surveiller et évaluer les performances des fournisseurs de services
• Identifier les opportunités d’activités de l’UNOPS et en informer son supérieur hiérarchique
• Identifier les risques liés au cas d’affaire interne à l’UNOPS et en informer son supérieur hiérarchique

Procédures :

• Respecter les instructions relatives à la gestion du cycle de vie du projet et s’assurer du respect de toutes les politiques organisationnelles (Directives organisationnelles [DO] et Instructions administratives [IA])
• Élaborer/adapter les plans suivants et les faire approuver par le comité de pilotage :

1. Documents d’initialisation du projet
2. Plans de séquence/plans d’exception et descriptions de produit pertinentes
3. Plan de passation de marchés du projet
4. Plan de recrutement du projet

• Rédiger les rapports suivants :

1. Project status report (mensuel)
2. Tableau d’assurance qualité trimestrielle
3. Dashboard du projet à remplir et à retourner au PMO/Chef de Programme trimestriellement
4. Rapports d’avancement du projet (narratif et financier) comme exigé par le bailleur, Rapport de fin de projet (narratif et financier)
5. Tout autre rapport demandé par le bailleur de fonds ou par l’Unité de Programme de SNOH

• Gérer les dossiers suivants :

1. Dossier électronique (dossier bleu)
2. Dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences des groupes respectifs et de la DO 12

• S’assurer que toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’UNOPS
• Gérer les budgets, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont effectués à temps
• Comprendre et gérer les coûts indirects, les coûts imputables et autres frais d’opérations en lien avec le projet
• Comprendre la structure spécifique à l’ONU et planifier adéquatement le budget lié aux frais de personnel
• Gérer les dépenses inscrites au budget et en assumer la responsabilité (à l’aide de rapports financiers précis)
• Si le chef de projet n’est pas investi d’une délégation de pouvoir lui permettant d’engager des ressources, il conserve ces mêmes responsabilités et doit charger d’autres personnes d’engager les ressources et d’effectuer les décaissements nécessaires, sous sa supervision

Gestion des connaissances:

• Intervenir au sein des Communautés de pratique concernées
• Collaborer activement avec d’autres chefs de projet et la communauté de la gestion de projets afin de partager des études de cas, des enseignements et des bonnes pratiques à l’aide de la base de connaissances
• Faire un retour sur les politiques aux directeurs des différents groupes, et favoriser ainsi l’amélioration continue des politiques de l’UNOPS
• Consigner les enseignements conformément au système de rapport
• Intégrer les enseignements tirés de tiers conformément au modèle de planification
• Contribuer à renforcer les capacités de la partie nationale, des entreprises et des ONG locales

Gestion du personnel :

• Diriger, guider et motiver l’équipe de gestion de projet.
• S’assurer que les attentes à l’égard du comportement des membres de l’équipe sont définies
• S’assurer que les performances des membres de l’équipe sont évaluées
• Identifier les membres très performants et faire part de leurs qualités au directeur du centre d’opérations
• Posséder une excellente connaissance des modalités contractuelles du personnel de l’UNOPS (notamment les prestataires individuels (ICA) et les membres du personnel nommé)
• Procéder à la sélection, au recrutement et à la formation de l’équipe conformément aux plans du projet
• Agir en tant que chef d’équipe, à moins qu’une ou plusieurs personnes aient été désignées pour remplir ces fonctions
• Fournir un appui au(x) projet(s), à moins qu’une personne ou un programme ait été désigné(e) pour remplir ces fonctions
• Assurer la sécurité de tous les membres du personnel, conformément aux normes du Département de la sûreté et de la sécurité de l’ONU (UNDSS)

Valeurs et principes fondamentaux :

• Compréhension et respect des principes de durabilité de l’UNOPS
• Veiller à instaurer l’égalité entre les sexes sur le lieu de travail
• Défendre l’aspect « durabilité » des projets auprès des parties prenantes principales
• Compréhension et respect de l’appropriation et des capacités nationales
• Comprendre les principes de la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide au développement et les intégrer aux plans du (des) projet(s)
• Chercher à recruter localement du personnel qualifié
• Chercher des façons de renforcer les capacités des partenaires locaux
• Partenariats et coordination

S’assurer de la bonne intégration du projet avec le Plan-cadre des Nations Unies pour l’aide au développement (PNUAD) et au sein du système de l’ONU

S’efforcer de créer des partenariats durables et assurer une coordination efficace entre les acteurs du projet concernés (ONU, gouvernements, organisations non gouvernementales, entre autres)

Participer aux réunions des coordinations du Système des Nations Unies et des partenaires au développement, si requis par le Directeur de SNOH

Explorer des possibilités de coopération entre l’UNOPS et les partenaires/bailleurs de fonds en coordination de l’Unité des partenariats de SNOH

Appuyer l’Unité de partenariat de SNOH à la rédaction de nouvelles propositions

• Responsabilité vis-à-vis des résultats et utilisation responsable des ressources

Les processus de gestion de projet sont conçus pour assurer le maximum de responsabilité, de transparence et de résultats optimaux. Si un projet ou des processus ne respectent pas ces principes, le chef de projet doit en informer l’un de ses supérieurs hiérarchiques

• Excellence

Contribuer à l’innovation et à l’adaptation des meilleures pratiques en terme de durabilité et de qualité.

Exigences générales :

• S’assurer que le projet mène à la réalisation des produits exigés dans les limites de tolérance spécifiées à l’égard des délais, des coûts, de la qualité, de la portée, des risques et des bénéfices
• S’assurer que les résultats du projet permettent d’obtenir les bénéfices énoncés dans l’argumentaire commercial
• contribuer à réaliser les objectifs et à répondre aux besoins généraux de l’organisation
• Assurer la gestion globale des contrats
• Recruter et surveiller les contrats avec des ONG locales et éventuellement d’autres consultants (formateurs)
• Gérer les réceptions provisoires et définitives des travaux
• Représenter l’UNOPS auprès du Comité de Projet
• Surveiller l’avancement des travaux dudit projet et mettre en place des indicateurs pour analyser les déviations et prendre des mesures correctives si besoin
• Assurer la livraison des produits finaux du projet
• Contrôler la qualité des travaux techniques et s’assurer de la conformité des travaux selon les normes internationales et procédures de l’UNOPS
• Fournir les rapports intermédiaires et finaux
• Assurer le respect des principes de l’UNOPS et conseiller sur les bonnes pratiques
• Gérer et surveiller la planification et le suivi de toutes les activités du projet
• En outre, le Chef de Projet devra exécuter toutes autres tâches selon les instructions du Chef de Programme sous régional afin de respecter les délais de livraison
• Le Chef de Projet devra être disponible à voyager dans le pays

Exigences supplémentaires :

• Assurer le respect des principes et normes de l’approche HIMO et conseiller sur les bonnes pratiques

Competencies FR

• Élabore et met en œuvre des stratégies opérationnelles durables, pense à long terme et tient compte de perspectives externes de manière à façonner l’organisation de manière positive. Anticipe et perçoit les effets des activités et décisions futures sur les autres parties de l’organisation.
• Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
• Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
• Établit efficacement une série de mesures pour soi-même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.
• Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
• Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
• Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.
• Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Functional Responsibilities
Compétences en gestion de projet

• Gestion budgétaire
• Renforcement des capacités
• Gestion des clients
• Négociation de contrats
• Connaissance et respect du règlement financier et des règles de gestion financière
• Gestion des connaissances
• Suivi et évaluation
• Rédaction de rapports aux différentes étapes du projet
• Conception de projets
• Élaboration de projets
• Gestion de projets
• Analyse des risques
• Gestion des parties prenantes
• Constitution de l’équipe de projet

Education/Experience/Language requirements

Formation

• Le candidat doit être titulaire d’un diplôme universitaire de deuxième cycle (Masters ou équivalent) en génie civil ou dans une autre discipline pertinente

• Un diplôme universitaire de premier cycle (Bachelor ou équivalent) combiné à 2 années d’expérience pertinente supplémentaires peut être accepté au lieu de l’exigence mentionnée ci-dessus

• Une expérience significative associée à des attestations d’études et/ou des certifications professionnelles pertinentes pourrait compenser l’absence de formation universitaire.

Langues

• La parfaite maîtrise du Français et du portugais est exigée
• La maîtrise de l’anglais est un atout

Expérience professionnelle

Exigence minimale
Sept ans (ou plus en fonction des attestations d’études présentées) d’expérience progressive dans la gestion de projets, de préférence dans le secteur des Infrastructures, au sein d’organisations du secteur public ou privé

Experiences supplémentaires
Expérience souhaitée dans la mise en œuvre de projet d’infrastructures routières et/ou de projets d’infrastructures suivant l’approche HIMO
Une connaissance des contrats de la Fédération internationale des ingénieurs-conseils (FIDIC) est un atout

Contract type, level and duration

Contract type: International ICA
Contract level: ICA 3
Contract duration: 1 an

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.