Grants Assistant

Job Description

Research Triangle Institute (RTI) has over 30 years’ experience assisting governments, communities, and the private sector. As a not-for-profit, independent research institute based in North Carolina, USA, RTI has roughly 5,000 employees with global experience implementing international development projects.

Job Summary

Act to End Neglected Tropical Diseases (NTDs) | East is a five-year project funded by the U.S. Agency for International Development (USAID) that helps national NTD control programs for the control and elimination of five targeted NTDs: lymphatic filariasis, onchocerciasis, schistosomiasis, soil-transmitted helminths, and trachoma. RTI seeks a Grants Assistant to help manage the grants program under the Act to End NTDs | East program in Mozambique. The Grants Assistant will ensure that the grants are implemented in accordance with RTI and USAID policies and procedures. The Grants Assistant will report to the Finance and Administration Manager and will work closely with the Mozambique, Home and Regional office teams to support effective implementation and monitoring of grants.

Resumo do trabalho

Act to End Neglected Tropical Diseases (NTDs) | East é um projeto de cinco anos financiado pela Agência dos Estados Unidos para o Desenvolvimento Internacional (USAID) que ajuda os programas nacionais de controlo de NTDs para o controlo e eliminação de cinco NTDs alvo: filariose linfática, oncocercose, esquistossomose, helmintos transmitidos pelo solo e tracoma. A RTI procura um Especialista em Bolsas para ajudar a gerir o programa de bolsas no âmbito do programa Act to End NTDs | East em Moçambique. Assistente de Subvencoes irá garantir que as subvenções sejam implementadas de acordo com as políticas e procedimentos da RTI e da USAID. Assistente de Subvencoes responderá ao Gestor de Finanças e Administração e trabalhará em estreita colaboração com as equipas dos escritórios de Moçambique, da Sede e Regional para apoiar a implementação e monitoria eficazes das subvenções.

• Support the Ministry of Health (MISAU) and Provincial sub-grantees to ensure compliance with USAID and RTI finance and grant administration requirements.
• Assist in the preparation of Fixed-Amount Award (FAA) packages by collecting and maintaining backup documentation to support budgeted costs and supporting Finance & Administration Manager and home office team with clarifications prior to submission
• Maintain proper filing for fixed amount awards (FAAs) and ensure good grant management documents are in place (grant agreement, grant agreements, Milestone invoices, technical and financial reports, etc.).
• Create grantee records in RTI’s Grants Management System, an internal database that includes pre-award/application documents as well as signed grant agreements, modifications, and monitoring documentation.
• Regularly follow the timely submission and receive milestone reports and invoices by grantees
• Review milestone payment requests and deliverables to ensure adherence to the grant agreement
• Monitor and document grantee performance and areas of capacity development throughout the grant period
• Maintains financial management files for grants and ensures audit trail for all necessary grant documentation
• Liaises with the Finance team to ensure timely invoice payment and processing
• Ensure timely closure of the grant agreement
• Ensure that all required branding and marking requirements are followed and in place by RTI and grantees
• Anticipate project grant risks and consult with the regional finance controller and home office teams as needed.
• Assist the Finance and Administration manager on monthly cash forecast in collaboration with COP and HQ.
• Performs other finance duties as needed.

Funções do trabalho

• Apoiar o Ministério da Saúde (MISAU) e os subconcessionários provinciais para garantir o cumprimento dos requisitos financeiros e de administração de subvenções da USAID e do RTI.
• Ajudar na preparação de pacotes de atribuição de montante fixo (FAA), recolhendo e mantendo a documentação de apoio para suportar os custos orçamentados e apoiar o Gestor Financeiro e Administrativo e a equipa do escritório em casa com esclarecimentos antes da apresentação
• Manter um arquivo adequado para as subvenções de montante fixo (FAA) e assegurar a existência de bons documentos de gestão das subvenções (acordo de subvenção, acordos de subvenção, facturas por etapas, relatórios técnicos e financeiros, etc.).
• Criar registos dos bolseiros no sistema de gestão de subvenções da RTI, uma base de dados interna que inclui documentos prévios à adjudicação/candidatura, bem como acordos de subvenção assinados, modificações e documentação de acompanhamento.
• Acompanhar regularmente a apresentação atempada e receber os relatórios e facturas dos beneficiários
• Analisar os pedidos de pagamento por etapas e os resultados obtidos para garantir o cumprimento do acordo de subvenção
• Monitorizar e documentar o desempenho dos bolseiros e as áreas de desenvolvimento de capacidades durante o período da subvenção
• Mantém os ficheiros de gestão financeira das subvenções e assegura a pista de auditoria de toda a documentação necessária para as subvenções
• Estabelece a ligação com a equipa financeira para assegurar o pagamento e o processamento atempados das facturas
• Assegurar o encerramento atempado do acordo de subvenção
• Assegurar que todos os requisitos de marca e marcação necessários sejam seguidos e implementados pela RTI e pelos beneficiários
• Antecipar os riscos da subvenção do projeto e consultar o controlador financeiro regional e as equipas da sede, se necessário.
• Assistir o diretor financeiro e administrativo na previsão mensal de tesouraria em colaboração com o COP e a sede.
• Desempenhar outras funções financeiras, conforme necessário.

Qualifications and Experience

Education

• Bachelor’s degree in Accounting & Finance/Commerce.

Experience

• Minimum 4 years of working experience in an INGO.
• Experience of working with USAID funded projects preferable.
• Demonstrated knowledge and understanding of project budgeting, monitoring and reporting
• Knowledge and experience of in Grant management.
• Ability to work under pressure, meet deadlines and show initiative
• Ability to travel in-country when required

Skills and Abilities.

• Excellent knowledge of MS Word, Outlook, PowerPoint, Excel
• Ability to multi-task & work well with others
• Ability to listen and communicate well both verbally and in writing
• Proficient with reading/speaking/writing in English

Qualificações e experiência

Educação

• Licenciatura em Contabilidade e Finanças

Experiência

• Mínimo de 4 anos de experiência de trabalho numa ONGs.
• É preferível ter experiência de trabalho com projectos financiados pela USAID.
• Conhecimento e compreensão comprovados da orçamentação, do controlo e da elaboração de relatórios de projectos
• Conhecimentos e experiência em gestão de subvenções.
• Capacidade de trabalhar sob pressão, de cumprir prazos e de mostrar iniciativa
• Capacidade para viajar no país quando necessário

Competências e aptidões.

• Excelentes conhecimentos de MS Word, Outlook, PowerPoint e Excel
• Capacidade para realizar várias tarefas e trabalhar bem com outras pessoas
• Capacidade de ouvir e comunicar bem, tanto verbalmente como por escrito
• Proficiência em leitura/fala/escrita em inglês

About the Organization