Le Responsable de l'Administration et des Finances (RAF)

Job Description

AVIS DE RECRUTEMENT N°1/NCBA CLUSA/2023

DESCRIPTION DE POSTE RAF

TITRE : Responsable de l’Administration et des

Finances (RAF), NCBA CLUSA/

République Démocratique du Congo (RDC).

RAPPORTER À : Représentant Pays de NCBA CLUSA.

RAPPORTS DU PERSONNEL : Assistants en Administration, en Logistique, en Administration et en Finances.

LIEU D’AFFECTATION: Kananga, RDC.

CONTEXTE:

Le projet Tudituale, qui se traduit par « Soyons autonomes » en Tshiluba, a pour but l’amélioration de la sécurité alimentaire, nutritionnelle et économique des ménages vulnérables du Kasaï Central, en RDC. Le projet Tudituale est financé par USAID/BHA et est mis en œuvre par un consortium d’organisations nationales et internationales dont Catholic Relief Services (CRS) est le lead. NCBA CLUSA International, membre de ce consortium, recrute un candidat / une candidate pour le poste de Responsable de l’Administration et des Finances (RAF), en vue de sa participation à la gestion administrative et financière du projet.

OJBET ET PORTÉE :

Le Responsable de l’Administration et des Finances (RAF) fournit un leadership et des conseils pour la mise en œuvre efficace des programmes NCBA CLUSA en RDC en assurant un soutien à la comptabilité, préparation et examen du budget, analyse des coûts, traitement des prestations du personnel et supervision des subventions. Le poste du RAF joue trois rôles principaux : (1) la comptabilité des projets ; (2) la gestion financière et (3) l’administration des projets NCBA CLUSA en RDC conformément aux politiques et procédures de l’organisation. Le RAF travaille en étroite collaboration avec l’unité administrative de CRS, qui assure le lead du projet Tudituale.

Le RAF travaille également en étroite collaboration avec le Représentant Pays de NCBA CLUSA, les membres du personnel de NCBA CLUSA au sein du projet Tudituale et l’équipe de comptabilité au siège, afin de s’assurer que le projet est géré conformément aux politiques de la NCBA CLUSA, aux règles et procédures de l’USAID et aux lois du gouvernement de la RDC. Le RAF, gestionnaire des finances, devrait travailler de façon positive et professionnelle avec tous les membres du personnel de NCBA CLUSA.

DOMAINES ESSENTIELS DE RESPONSABILITÉ :

Gestion financière

• Élaborer, mettre en œuvre et superviser les politiques financières du projet ;
• Préparer et analyser les états financiers, les rapports de gestion et les budgets ;
• Superviser la comptabilité, la gestion de la trésorerie et les activités de recouvrement.

Rapports Financiers et Analyse

• Soumettre un rapport financier mensuel (fichiers QB CSV, rapprochement des comptes de bilan, relevé de compte bancaire et fiche de compte de petite caisse) au siège de NCBA CLUSA ;

• Effectuer le suivi du budget, identifier les tendances financières, les opportunités d’amélioration et les risques et les communiquer au Représentant Pays et au siège de NCBA CLUSA ;

• Superviser le processus des inventaires, la bonne tenue et l’archivage du fichier des inventaires et produire un rapport mensuel d’inventaire.

Ressources Humaines

• Collaborer avec le service des ressources humaines pour assurer une gestion efficace de la paie et des avantages sociaux.

Contrôles Internes

• Assurer la ségrégation des tâches et le respect des procédures ;

• Développer et maintenir des systèmes pour assurer une communication ouverte et transparente avec tout le personnel et les fournisseurs ;

• Rapporter les anomalies constatées au Représentant Pays de NCBA CLUSA, en temps opportun, dans la documentation sur les dépenses et / ou les conflits d’intérêts tels qu’ils se présentent avec le personnel.

Conformité

• Contrôler les coûts et maintenir le projet dans les limites prévues par le budget ;

• Examiner toutes les questions budgétaires avec le personnel NCBA CLUSA du projet ;

• Analyser les écarts entre les prévisions financières et les résultats réels du projet, en identifiant les causes et en fournissant des recommandations au Représentant Pays de NCBA CLUSA et au siège de NCBA CLUSA, pour éviter les dépassements budgétaires ;

• S’assurer que toutes les politiques et procédures de NCBA CLUSA sont respectées et conformes aux exigences de rapportage périodique de NCBA CLUSA et

• S’assurer que tous les règlements / normes du gouvernement des États-Unis concernant les voyages, le personnel, les achats, l’administration financière, etc. sont respectés.

Gestion administrative

• Surveiller les activités d’approvisionnement pour s’assurer qu’elles soient conformes au projet et aux règlements du gouvernement américain ;

• Appuyer le suivi des pipelines, réalignements budgétaires, au règlement des avances et à toutes les autres tâches connexes ;

• Superviser les opérations administratives quotidiennes du projet ;

• Vérifier les dossiers de sélection et de la mise à jour de la base de données des fournisseurs ;

• Vérifier la tenue correcte et régulière du fichier de gestion des informations (démarrage et fin) sur les contrats, les congés, les missions, les visas d’établissement et les visa de sortie-retour des staffs et consultants/visiteurs.

Gestion des Subventions

• Gérer le suivi des subventions accordées, assurer la conformité aux obligations contractuelles et produire les rapports après chaque vague de subventions ;

• Collaborer avec les équipes opérationnelles pour garantir une utilisation efficace des fonds de subvention et atteindre les objectifs fixés.

Sécurité

• Servir comme le Point Focal de Sécurité pour NCBA CLUSA en RDC ;

• Coordonner les procédures de sécurité avec le premier contractant, CRS et en conformité avec les propres politiques de NCBA CLUSA ;

• Assurer la mise en application des procédures de gestion de performances, y compris l’évaluation annuelle et

• Assurer la conformité des politiques des ressources humaines de la part de tout le personnel, sous la direction du Représentant Pays de NCBA CLUSA.

Exécuter toute autre tâche que lui confiera son supérieur hiérarchique.

COMPETENCE ET EXPERIENCE

• Diplôme de niveau universitaire (au moins Masters) en finance, comptabilité ou domaines connexes ;
• Expérience significative dans la gestion financière et la comptabilité des projets de développement ;
• Solide compréhension des principes comptables et des normes financières ;
• Compétences avancées en analyse financière et capacité à interpréter les données complexes ;
• Excellentes compétences en communication et en gestion d’équipe ;
• Capacité démontrée à travailler en autonomie, sous pression et à respecter les délais ;
• Maîtrise des outils logiciels de gestion financière. La maitrise du logiciel de comptabilité Quickbooks est un atout ;

· Maitrise des procédures et règles de l’USAID.

LANGUES REQUISES - Maîtrise du français. L’anglais est un atout.

VOYAGES :

Les déplacements sont nécessaires pour se rendre sur les sites de projet, particulièrement dans les zones de santé de la province du Kasaï Centrale (à peu près 15% du temps).

RELATIONS :

La personne qui occupe ce poste travaille en étroite collaboration avec le Représentant Pays de NCBA CLUSA et sous sa direction. Elle doit travailler de manière positive et professionnelle, en développant une forte communication interpersonnelle avec l’ensemble du personnel et le grand public. Elle doit également accorder une attention particulière aux détails, être capable de motiver les autres membres du personnel, de fixer des priorités, de négocier et de résoudre des problèmes.

NCBA CLUSA est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et de l’action positive et qui s’engage à respecter la diversité. Tous les individus, quelles que soient leurs caractéristiques personnelles, sont encouragés à postuler. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans considération de race, de couleur, de religion, de sexe, d’origine nationale, d’affiliation politique, d’orientation sexuelle, d’identité de genre, d’état civil, de handicap, de statut d’ancien combattant protégé, d’informations génétiques, d’âge et de caractéristiques protégées par la loi pour les facteurs non liés au mérite.

SOUMISSION :

Pour que leurs candidatures soient prises en considération, les candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV à l’adresse email « Tudituale-DRC@ncba.coop » en indiquant l’objet : “Projet Tudituale RAF ” au plus tard le 29 Décembre 2023 à 12h00 heures locales. Les entretiens seront programmés au fur et à mesure de l’identification de candidatures pertinentes.

Fait à Kinshasa, le 12 Décembre 2023

La Direction

About the Organization

THE NATIONAL COOPERATIVE BUSINESS ASSOCIATION CLUSA INTERNATIONAL (NCBA CLUSA) IS THE PRIMARY VOICE IN THE UNITED STATES FOR PEOPLE WHO USE COOPERATIVES TO BUILD A BETTER WORLD.

MISSION:

Our mission is to develop, advance and protect cooperative enterprise.

VISION STATEMENT:

NCBA CLUSA works to build a better world and a more inclusive economy that empowers people to contribute to shared prosperity and well-being for themselves and future generations. By leveraging the shared resources of the cooperative movement, we seek to engage, partner with and empower people from all walks of life—particularly those left behind by a shifting economy and facing the greatest economic and societal barriers. We achieve this vision through collaborative partnerships in development, advocacy, public awareness and thought leadership.