Operations Manager, USAID Haiti Project, Port-au-Prince

Job Description

Operations Manager, USAID Haiti Project, Port-au-Prince

Project Summary:

MSI is performing a seven-month USAID/OTI regional programming option in Haiti.

**Please note: All citizenships are eligible for this position**

Position Summary:

The Operations Manager (OM), under supervision of the Chief of Party (COP), will oversee programmatic and administrative functions of the program including: the grants portfolio and procurement functions, ensuring these functions are fully aligned with programmatic priorities and objectives. The OM will coordinate closely with the COP to ensure integration of the operational and programmatic teams to serve program needs and goals.

Responsibilities:

• Oversee all operations, such as grants, finance, budgeting, property, logistics, procurement, and general office administration.
• Provide oversight for grants management team, assist in strategy development and analysis, maintain relationships and coordination with other program teams, and relationships with grantees and partners for activities.
• Ensure that program implementation is in accordance with USAID regulations and procedures.
• Monitor grantee implementation, ensuring that all procurement processes are fair, transparent, and made pursuant to the Field Procurement Guide, including approval of procurements under their delegation of authority.
• Supervise the daily financial operations of the contract, which include cash flow management; timesheet recording; reporting to USAID on the financial aspects of the project; and daily monitoring of obligations, budgets and expenditures.
• Continually foster cross-team collaboration and streamline operational functions through development of tools, guidance, and staff training/coaching.
• Ensure continuous liquidity for the project; supervise the day-to-day portfolios and procedures for implementation of all grants made under the program.
• Identify and help roll out new ways of achieving project efficiencies.
• Provide capacity building and/or training to supervisees as necessary.
• Supervise the Grants Specialist(s), Procurement Specialist, and Administrative Assistant.

Qualifications:

• Bachelor’s in social sciences and/or community development required.
• Minimum of nine years of relevant work experience working in complex, high-speed, and/or challenging field operations in developing.

• Minimum of two years of supervisory experience.
• Fluency in the Contractor’s and USAID’s policies and procedures in regard to human resources, financial management, financial reporting, and procurement processes systems, and grants management required.
• Financial management experience, including budgeting, financial management (tracking, reporting and accounting), and procurement.
• Experience with grants management required.

• Experience with a donor, contractor, or international NGO managing an office or program, and with in-kind and/or small grants.
• Experience working in complex political transitions and conflict environments required.
• Demonstrated experience and knowledge in establishing systems and overseeing program start-up under limited time constraints.
• Demonstrated experience and knowledge in overseeing program close-out preferred.
• Experience with remote management in security-challenged environments required.
• Fluency in written and oral English required.

MSI is an equal opportunity employer that values diversity and inclusion. We strive to develop and maintain a culture that honors the perspectives and identities of our employees, our communities and those impacted by our work.

We do not discriminate on the basis of any protected attribute, including race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital or veteran status, pregnancy or disability, or any other basis protected under applicable law. In accordance with applicable law, we make reasonable accommodations for applicants’ and employees’ religious practices and beliefs, as well as any mental health or physical disability needs.

MSI is an Equal Opportunity Employer/Affirmative Action/Americans with Disabilities/Veterans Employer.

Reasonable Accommodations:

MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please email MSI.Dept.HRRecruiting@tetratechinc.onmicrosoft.com with “Reasonable Accommodations” in the title. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

To apply: Please visit our website, www.msiworldwide.com Directeur/trice des Opérations Projet USAID Haiti, Port-au-Prince

Profile de la compagnie:

MSI, une compagnie Tetra Tech, est une société de développement international basée dans la région métropolitaine de Washington, DC, avec 40 ans d’expérience dans le développement à travers le monde. Notre expertise principale se situe dans les domaines du suivi et de l’évaluation (S&E), du développement institutionnel, de la gestion du secteur public, de la gouvernance et de la lutte contre la corruption. MSI mène de nombreux projets dans 90 pays à travers le monde, dont la Jordanie, le Maroc, le Liban, la Syrie, le Pakistan, la Colombie et le Mexique. Une des entreprises principales dans ce domaine, MSI s’est associée à d’autres organisations provenant de tous les secteurs du développement international afin de soutenir des clients allant des donateurs bilatéraux et multilatéraux tels que USAID, la Banque mondiale et le PNUD, à des gouvernements nationaux et locaux, des ONG, des groupes de réflexion, des fondations et des universités. Pour plus de renseignements, veuillez consulter notre site web à l’adresse www.msiworldwide.com.

Résumé du Projet: MSI exécute un programme à court terme (7 mois) de l’USAID/OTI en Haïti.

**Veuillez noter : toutes les nationalités sont éligibles pour ce poste**

Résumé du Position: Sous la supervision du chef de projet (COP), le directeur des opérations (OM) supervisera les fonctions programmatiques et administratives du programme, notamment : le portefeuille de subventions et les fonctions de passation des marchés, en veillant à ce que ces fonctions soient pleinement alignées sur les priorités et les objectifs du programme. L’OM se coordonnera étroitement avec la COP pour assurer l’intégration des équipes opérationnelles et programmatiques afin de répondre aux besoins et aux objectifs du programme.

Activités principales :

• Superviser toutes les opérations, y compris, mais sans s’y limiter, les subventions, les finances, la budgétisation, les biens, la logistique, les achats et l’administration générale du bureau.
• Assurer la supervision de l’équipe de gestion des subventions, aider à l’élaboration et à l’analyse de la stratégie, maintenir les relations et la coordination avec les autres équipes de programme, et les relations avec les bénéficiaires et les partenaires pour les activités.
• S’assurer que la mise en œuvre du programme est conforme aux règlements et procédures de l’USAID. Cela comprendra le suivi de la solvabilité et de la mise en œuvre du bénéficiaire, ainsi que la garantie que tous les processus d’approvisionnement sont équitables, transparents et effectués conformément au Guide d’approvisionnement sur le terrain, y compris l’approbation des achats dans le cadre de sa délégation de pouvoir.
• Superviser les opérations financières quotidiennes du contrat, ce qui inclut la gestion des flux de trésorerie ; enregistrement des feuilles de temps ; faire rapport à l’USAID/Office of Transition Initiatives (USAID/OTI) sur les aspects financiers du projet ; et le suivi quotidien des obligations, des budgets et des dépenses.
• Favoriser en permanence la collaboration entre les équipes et rationaliser les fonctions opérationnelles grâce au développement d’outils, de conseils et de formation/coaching du personnel.
• Assurer la liquidité continue du projet; superviser les portefeuilles quotidiens et les procédures de mise en œuvre de toutes les subventions accordées dans le cadre du programme ; identifier et aider à déployer de nouvelles façons d’améliorer l’efficacité des projets.
• Assurer le renforcement des capacités et/ou la formation des supervisés si nécessaire.
• L’OM supervise le(s) spécialiste(s) des subventions, le spécialiste de la passation des marchés et l’assistant administratif.
• Autres tâches au besoin

Exigences minimales:

• Baccalauréat en sciences sociales et/ou développement communautaire requis.
• Au moins neuf ans d’expérience de travail pertinente dans des opérations de terrain complexes, à grande vitesse et/ou difficiles en développement.

• Un minimum de cinq (5) ans d’expérience de travail pertinente et un baccalauréat ou neuf (9) ans d’expérience de travail pertinente sans baccalauréat. Une expérience pertinente implique de travailler dans des opérations de terrain complexes, à grande vitesse et / ou difficiles dans le développement
• Un minimum de deux (2) ans d’expérience en supervision.
• Maîtrise des politiques et procédures de l’entrepreneur et de l’USAID en ce qui concerne les ressources humaines, la gestion financière, les rapports financiers, les systèmes de processus d’approvisionnement et la gestion des subventions.
• Expérience en gestion financière, y compris la budgétisation, la gestion financière (suivi, rapports et comptabilité) et les achats ; Expérience en gestion de subventions.
• Maîtrise de l’anglais écrit et oral requise.
• Expérience avec un donateur, un entrepreneur ou une ONG internationale gérant un bureau ou un programme préférées.
• Expérience avec des subventions en nature et/ou petites préférées.
• Expérience de travail dans des transitions politiques complexes et des environnements de conflit préférées
• Expérience et connaissances démontrées dans l’établissement de systèmes et la supervision du démarrage de programmes dans des délais limités préférées.
• Expérience et connaissances démontrées dans la supervision de la clôture du programme préférées.
• Expérience de la gestion à distance dans des environnements à sécurité critique préférées.

MSI est un employeur garantissant l’égalité des chances qui valorise la diversité et l’inclusion. Nous nous efforçons de développer et de maintenir une culture qui honore les perspectives et les identités de nos employés, de nos communautés et de ceux qui sont touchés par notre travail.

Nous ne faisons aucune discrimination sur la base d’attributs protégés, y compris la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’expression de genre, l’âge, l’état matrimonial ou de vétéran, la grossesse ou le handicap, ou toute autre base protégée en vertu de loi applicable. Conformément à la loi en vigueur, nous faisons des aménagements raisonnables pour les pratiques et croyances religieuses des candidats et des employés, ainsi que pour tout besoin de santé mentale ou de handicap physique.

Aménagements raisonnables :

MSI s’engage à embaucher une main-d’œuvre inclusive. Si vous souhaitez demander des aménagements raisonnables pendant le processus de recrutement, veuillez envoyer un e-mail à MSI.Dept.HRRecruiting@tetratechinc.onmicrosoft.com avec « Aménagements raisonnables » dans le titre. Notre équipe de recrutement est impatiente de s’engager dans un processus interactif pour fournir des aménagements raisonnables aux candidats.

Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés. Pas d’appels téléphoniques, s’il vous plaît.

La date limite pour postuler est fixée au 31 Octobre 2021.

Pour postuler : accédez à notre site web, www.msiworldwide.com

About the Organization

Company Profile:

Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.