Project Manager (Dakar)

Job Description

Functional Responsibilities

Sous la supervision directe du Chef de Programme, le/la Chef.fe de Projet aura la responsabilité de s’acquitter, avec une certaine autonomie, des tâches et responsabilités essentielles à la réussite du projet telles que définies ci-dessous :

Gestion des parties prenantes :

• Établir une excellente relation avec le comité de projet (exécutif du projet, responsable des utilisateurs, responsable des fournisseurs), le client et les principales parties prenantes.
• Gérer les communications, s’assurer que les parties prenantes sont informées des activités du projet, de sa progression et de ses situations d’exception et veiller à ce qu’elles soient aptes à recevoir les produits.
• Conseiller le client sur des questions pouvant avoir une incidence sur la réalisation de ses objectifs (notamment les questions liées à la durabilité ou à des exigences survenant après la clôture du projet, telles que l’entretien des produits).
• Gérer le flux d’informations entre le comité de pilotage, le directeur du centre d’opérations et le personnel de projet.
• Répondre à toute demande d’information de la part du bailleur de fonds.

Performance et résultats:

• Développer et maintenir les plans des projets.
• Mettre en œuvre les plans de projet approuvés (notamment les échéanciers prévus) sans dépasser les niveaux de tolérance établis par le comité de pilotage du (des) projet(s).
• Prendre en compte la durabilité dans le cadre des projets, notamment les aspects sociaux, d’égalité hommes-femmes, environnementaux et économiques.
• Gérer la production des produits requis, en assumant la responsabilité de la progression des activités, de l’utilisation des ressources et en adoptant, le cas échéant, des mesures correctives.
• Être en relation constante avec les fournisseurs externes ou les gestionnaires de comptes.
• Autoriser les lots de travaux.
• Informer le comité de pilotage et le chef de Programme/Directeur du centre d’opérations de tout écart par rapport au plan.
• Identifier et gérer les risques afin d’assurer aux clients et autres parties prenantes les meilleurs résultats possibles.
• Gérer et évaluer la qualité des produits et s’assurer qu’ils sont acceptés par le client.
• Surveiller et évaluer les performances des fournisseurs de services.
• Identifier les opportunités d’activités de l’UNOPS et en informer son supérieur hiérarchique.
• Identifier les risques liés au cas d’affaire interne de l’UNOPS et en informer son supérieur hiérarchique.

Procédures :

• Respecter les instructions relatives à la gestion du cycle de vie du projet et s’assurer du respect de toutes les politiques organisationnelles (Directives organisationnelles [DO] et Instructions administratives [IA]).
• Élaborer/adapter les plans suivants et les faire approuver par le comité de pilotage :
• documents d’initialisation du projet
• plans de séquence/plans d’exception et descriptions de produit pertinentes
• Plan de passation de marchés du projet
• Plan de recrutement du projet

• Rédiger les rapports suivants:
• Project status report (mensuel)
• Tableau d’assurance qualité trimestrielles
• Dashboard du projet à remplir et à retourner au PMO/Chef de Programme trimestriellement
• Rapports d’avancement du projet (narrative et financier) comme exigé par le bailleur Rapport de fin de projet (narrative et financier)
• Tous autres rapports demandés par le bailleur de fonds ou par l’Unité de Programme de SNOH

• Gérer les dossiers suivants :
• dossier électronique (Blue file)
• dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences des groupes respectifs
• S’assurer que toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’UNOPS.
• Gérer les budgets, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont effectués à temps.
• Comprendre et gérer les coûts indirects, les coûts imputables et autres frais d’opération en lien avec le projet.
• Comprendre la structure spécifique à l’ONU et planifier adéquatement le budget lié aux frais de personnel.
• Gérer les dépenses inscrites au budget et en assumer la responsabilité (à l’aide de rapports financiers précis).
• Si le chef de projet n’est pas investi d’une délégation de pouvoir lui permettant d’engager des ressources, il conserve ces mêmes responsabilités et doit charger d’autres personnes d’engager les ressources et d’effectuer les décaissements nécessaires, sous sa supervision.

Gestion des connaissances:

• Intervenir au sein des Communautés de pratique concernées.
• Collaborer activement avec d’autres chefs de projet et la communauté de la gestion de projets afin de partager des études de cas, des enseignements et des bonnes pratiques à l’aide de la base de connaissances.
• Faire un retour sur les politiques aux directeurs des différents groupes, et favoriser ainsi
• L’amélioration continue des politiques de l’UNOPS.
• Consigner les enseignements conformément au système de rapport.
• Intégrer les enseignements tirés de tiers conformément au modèle de planification.
• Contribuer à renforcer les capacités de la partie nationale, des entreprises et des ONG locales.

Gestion du personnel :

• Diriger, guider et motiver l’équipe de gestion de projet.
• S’assurer que les attentes à l’égard du comportement des membres de l’équipe sont définies.
• S’assurer que les performances des membres de l’équipe sont évaluées.
• Identifier les membres très performants et faire part de leurs qualités au Directeur du centre d’opérations.
• Posséder une excellente connaissance des modalités contractuelles du personnel de l’UNOPS (notamment les prestataires individuels (ICA) et les membres du personnel nommé).
• Procéder à la sélection, au recrutement et à la formation de l’équipe conformément aux plans du projet.
• Agir en tant que chef d’équipe, à moins qu’une ou plusieurs personnes aient été désignées pour remplir ces fonctions.
• Fournir un appui au(x) projet(s), à moins qu’une personne ou un programme ait été désigné(e) pour remplir ces fonctions.
• Assurer la sécurité de tous les membres du personnel, conformément aux normes du Département de la sûreté et de la sécurité de l’ONU (UNDSS).

Valeurs et principes fondamentaux :

• Compréhension et respect des principes de durabilité de l’UNOPS
• Chercher comment intégrer les principes de durabilité de l’UNOPS dans la gestion quotidienne des projets.
• Veiller à instaurer l’égalité entre les sexes sur le lieu de travail.
• Défendre l’aspect « durabilité » des projets auprès des parties prenantes principales.

• Compréhension et respect de l’appropriation et des capacités nationales
• Comprendre les principes de la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide au développement et les intégrer aux plans du (des) projet(s).
• Chercher à recruter localement du personnel qualité.
• Chercher des façons de renforcer les capacités des partenaires locaux.

• Partenariats et coordination
• S’assurer de la bonne intégration du projet avec le Plan-cadre des Nations Unies pour l’aide au développement (PNUAD) et au sein du système de l’ONU.
• S’efforcer de créer des partenariats durables et à assurer une coordination efficace entre les acteurs du projet concernés (ONU, gouvernements, organisations non gouvernementales, entre autres).
• Participer aux réunions de coordination du Système des Nations Unies et des partenaires au développement, si requis par le Directeur de SNOH.
• Explorer des possibilités de coopération entre l’UNOPS et des partenaires/bailleurs de fonds en coordination avec l’Unité des partenariats de SNOH.
• Appuyer l’Unité de partenariat de SNOH à la rédaction de nouvelles propositions.

• Responsabilité vis-à-vis des résultats et utilisation responsable des ressources

Les processus de gestion de projet sont conçus pour assurer le maximum de responsabilité, de transparence et de résultats optimaux. Si un projet ou des processus ne respectent pas ces principes, le chef de projet doit en informer l’un de ses supérieurs hiérarchiques.

• Excellence

Contribuer à l’innovation et à l’adaptation des meilleures pratiques en termes de durabilité et de qualité.

Exigences générales:

• S’assurer que le projet mène à la réalisation des produits exigés dans les limites de tolérance spécifiées à l’égard des délais, des coûts, de la qualité, de la portée, des risques et des bénéfices.

Le/la chef.fe de projet doit:

• S’assurer que les résultats du projet permettent d’obtenir les bénéfices énoncés dans l’argumentaire commercial.
• Contribuer à réaliser les objectifs et à répondre aux besoins généraux de l’organisation.
• Assurer la gestion globale des contrats.
• Recruter et surveiller les contrats avec des ONG locales et éventuellement d’autres consultants (formateurs).
• Gérer les réceptions provisoires et définitives des travaux.
• Représenter l’UNOPS auprès du Comité de Projet.
• Surveiller l’avancement des travaux dudit projet et mettre en place des indicateurs pour analyser les déviations et prendre des mesures correctives si besoin.
• Assurer la livraison des produits finaux du projet.
• Contrôler la qualité des travaux techniques et s’assurer de la conformité des travaux selon les normes internationales et procédures de l’UNOPS.
• Fournir les rapports intermédiaires et finaux.
• Assurer le respect des principes de l’UNOPS et conseiller sur les bonnes pratiques.
• Gérer et surveiller la planification et le suivi de toutes les activités du projet.
• Exécuter toutes autres tâches selon les instructions du Chef de Programme sous régional afin de respecter les délais de livraison.

Le/la Chef.fe de Projet devra être disponible pour des missions en dehors de son lieu d’affectation.

Education/Experience/Language requirements

Education

• Un diplôme universitaire de deuxième cycle Masters(BAC+5) en Génie civil, et/ou en Architecture et/ou en Construction est requis.
• Un diplôme universitaire de premier cycle, Bachelor (BAC+3) en en génie civil, et/ou Construction et/ou en architecture combiné à 2 années supplémentaires d’expérience pertinente peut être accepté en lieu et place du (Masters) en Génie civil, et/ou en Architecture et/ou en Construction.
• Une expérience significative associée à des attestations d’études et/ou des certifications professionnelles pertinentes pourrait compenser l’absence de diplômes universitaires.

Expérience

• Avoir au moins une expérience de sept (7) années d’expérience professionnelle pertinente dans l’élaboration et/ou dans la gestion de projets d’infrastructures est exigée.
• Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans la supervision d’équipes est exigée.
• Avoir une expérience pertinente dans le développement et la coordination au sein d’organisations du secteur public ou privé est exigée.
• Expérience souhaitée dans la mise en œuvre de projet d’infrastructures.
• Une connaissance des contrats de la Fédération internationale des ingénieurs-conseils (FIDIC) est un atout.
• Connaissance d’AUTOCAD serait un atout.

Langues

• La maîtrise du français est essentielle
• La maîtrise de l’anglais est un atout