Dutystation: Kinshasa, Democratic Republic of the Congo
Functional responsibilities
Mise en oeuvre et performance du projet
Élaborer, compléter et mettre à jour le(s) plan(s) de mise en œuvre
Mettre en œuvre le plan approuvé (y compris l’établissement de jalons) dans lesdélais/marges de tolérances fixées par le comité de pilotage du projet.
Intégrer les dimensions de la durabilité, notamment l’inclusion sociale et de genre,et les aspects économiques pendant la durée de mise en oeuvre du projet.
Gérer la production des résultats requis, en assumant la responsabilité du progrès global, l’utilisation des ressources et la mise en place des mesures correctives, si nécessaire.
S’assurer que la qualité des lots de travaux et des livrables est conforme aux normes de qualité définies dans le plan de mise en œuvre.
Assurer la liaison avec tous les fournisseurs externes ou gestionnaires de comptes
Gérer l’acceptation et la la mise en oeuvre des lots de travaux
Suivre l’avancement du projet en s’assurant que les lots de travaux sont exécutés correctement
Contrôler les modifications des projets et des lots de travaux
Accepter les biens, services ou travaux livrés par les fournisseurs.
Diriger les tâches de gestion des contrats, y compris l’évaluation des performances des fournisseurs.
Identifier et anticiper en temps opportun les risques et problèmes potentiels et conseillersur les mesures d’atténuation à la haute direction/au comité de Pilotage du projet afind’atteindre le maximum de bénéfices pour les partenaire(s) et autres parties prenantes
Identifier et signaler au superviseur les opportunités de partenariat potentielles pour l’UNOPS.
Procédures
Se conformer à toutes les politiques organisationnelles et plus particulièrement au manuel de gestion de projet
Préparer/adapter tous les plans pertinents pour approbation par le comité de pilotage du projet.
Gérer les obligations de rapportage définies dans le(s) Contrat(s) Juridique(s) et dans les plans de mise en œuvre
En collaboration avec le service d’Achats, assurer la bonne application des procédures de passation des marchés pour les appels d’offres et les acquisitions importantes. Rédiger les exigences pour les processus d’approvisionnement. Approuver les réquisitions et les demandes de paiements; Évaluer les soumissions reçues, si nommé dans l’équipe d’évaluation.
Veiller à ce que la maintenance des dossiers du projet et les leçons apprises soient enregistrées
Assurer l’élaboration et la mise en œuvre des directives de gestion financière du projet et mécanismes de contrôle, conformément aux règles et procédures de l’UNOPS.
Gérer les budgets, les flux de trésorerie et les obligations pour garantir que les livrables sont respectés et les paiements aux entrepreneurs et au personnel sont reçus à temps.
Comprendre et gérer les frais généraux de l’UNOPS, les charges imputables et les frais applicables au projet
Comprendre les structures uniques de l’ONU et budgétiser de manière appropriée le personnel.
Gérer les dépenses par rapport au budget (sur la base de rapports financiers précis)
Lorsque le Chef de Projet ne dispose pas de délégation d’autorité, il/elle conserve ces responsabilitésde suivi et instruira/demandera à d’autres d’effectuer les tâches pertinentesaux engagements et décaissements.
Aux fins de clôture du projet, fournir un transfert formel du projet au responsable de la cloture des projets
Soutenir les activités d’audit du projet, y compris la planification, la préparation et la coordination pendant les audits et le suivi des observations/recommandations d’audit
Suivi et rapportage
Préparer et publier des rapports réguliers du projet et/ou les rapports financiers conformément aux directives du partenaire et les exigences de l’UNOPS en matière de reporting.
Examiner régulièrement l’état du projet, en évaluant les critères de performance (portée, coût, calendrier et qualité).
Tenir des registres et des rapports d’avancement comme l’exigent les procédures standard de l’organisation.
Assurer une suivi et une analyse régulière des données de livraison dans le système de tableau de bord.
S’assurer que tous les membres de l’équipe de projet suivent et mettent à jour régulièrement les jalons et les cibles pendant la mise en oeuvre du projet
Gestion des parties prenantes
Développer des profils de parties prenantes et faciliter la formulation des stratégies d’engagement des parties prenantes
Établir de solides relations de travail avec le comité de pilotage du projet (exécutif, utilisateurs seniors et Fournisseurs seniors), client et parties prenantes clés
Permettre la formulation des plans de communication du projet. Mettre en place un plan de communication interne du projet. Surveiller l’efficacité des communications du projet
Coordonner l’engagement et la communication des parties prenantes, en. s’assurant que les parties prenantes sont au courant des activités, progrès, exceptions du projet et qu’ils sont en mesure d’accepter les livrables du projet.
Assurance qualité
Travailler avec les parties prenantes internes pour garantir que les projets sont conformes aux exigences d’audit
Travailler avec le personnel des achats pour assurer une interface efficace avec le système de qualité des fournisseurs
Coordonner les revues de qualité des documents et des livrables du projet
Assurer le contrôle de la qualité des résultats de gestion (documents de projet, rapports, etc.)
Gestion des connaissances et innovation
Encourager la réalisation d’activités de renforcement des capacités régulière et efficaces afin de renforcer la capacité durable et à long terme du personnel.
Interagir activement avec d’autres chefs de projet et la communauté PM pour partager des études de cas, enseignements tirés et bonnes pratiques
Contribuer à la supervision des procédures de leçons apprises, en veillant à ce que les leçons apprises soient prises en compte et partagées en temps opportun et de manière appropriée. Participer aux Communautés de Pratiques de l’organisation.
Recherche et enregistrement des leçons apprises tout au long de la durée de vie du projet.
Fournir un feedback aux groupes de pratique sur les procédures et les guides internes dans le but d’améliorer les politiques de l’UNOPS.
Gestion du personnel
Diriger et motiver l’équipe de gestion de projet
S’assurer que les attentes comportementales des membres de l’équipe sont établies
Veiller à ce que les évaluations de performance soient menées de manière équitable, précise et opportune
Sélectionner, recruter et former une équipe selon les besoins et prendre en compte les objectifs de la parité genre et de la diversité
Assurer la sûreté et la sécurité de tout le personnel du projet et respecter les normes UNDSS
Créer, favoriser et donner l’exemple d’une culture de respect et de tolérance zéro à l’égard de la discrimination et des abus d’autorité, d’harcèlement, d’harcèlement sexuel et d’exploitation et d’abus sexuels. Assurer la responsabilité des actions et accomplir les tâches conformément aux mécanismes de protection et plans d’action, comme prévu par les politiques, normes et engagements de l’UNOPS.
Education/Experience/Language requirements
Education:
Experience:
Un minimum de cinq (5) années en gestion de projet d’infrastructure et/ou en gestion de travaux de génie civil est requise pour les candidat.e.s titulaire d’un Master.
Un minimum de sept (7) années en gestion de projet d’infrastructure et/ou en gestion de travaux de génie civil est requise pour les candidat.e.s titulaire d’une Licence.
Une expérience professionnelle dans la mise en œuvre de projets/programmes complexes et dans la mise en œuvre des projets pour des organisations internationales dans le secteur du développement est un atout.
Une expérience dans des environnements post-conflit/fragiles est souhaitable
Language:
TOGETHER, WE BUILD THE FUTURE
UNOPS – an operational arm of the United Nations – supports the achievement of the Sustainable Development Goals (SDGs) by successfully implementing its partners’ peacebuilding, humanitarian and development projects around the world.
Our mission is to help people build better lives and countries achieve peace and sustainable development.
We are proud of our people and embrace diversity and are committed to equal employment opportunities. Our workforce brings together approximately 160 nationalities, represented by over 5,000 UNOPS personnel as well as some 7,800 personnel recruited on behalf of our partners. Spread across 80 countries from a range of backgrounds, and languages and have different gender identities, sexual orientations, and abilities.
We encourage women and candidates from underrepresented groups in UNOPS to apply. These include candidates from racialized and/or indigenous groups, members of minority gender identities and sexual orientations, and people with disabilities.
