Depuis 19 ans, UNOPS en Haïti collabore étroitement avec le Gouvernement Haïtien, d’autres agences des Nations Unies et des organisations internationales pour offrir un appui en gestion de projet, approvisionnement et services logistiques. En fournissant également un support en communication et en gouvernance, ainsi que son expertise technique en ingénierie et infrastructure, UNOPS contribue à la réalisation de projets ayant un impact positif sur la vie des Haïtiens et des Haïtiennes. Récemment, le centre d’opération en Haïti s’est concentré sur de grands projets d’infrastructure (hôpitaux, routes, logements, bâtiments), des achats de santé tels que des équipements médicaux et ambulances, ainsi que de vastes volumes d’équipement informatique, de véhicules et autres biens.
L’UNOPS en Haïti cherche à recruter à cette fin des stagiaires en administration. Le but de ce stage est d’offrir à un(e) étudiant(e) l’opportunité d’acquérir une expérience professionnelle dans la gestion des opérations de l’UNOPS en Haïti.
Sous la supervision du/de la Chargé(e) Administration, le/la stagiaire en administration aura les tâches et responsabilités suivantes :
La mise en œuvre du projet :
Appui à la formulation des rapports de projets internes et externes;
Appui à l’enregistrement des risques en collaboration avec les équipes projet.
Assister le chef de projet dans la production, la coordination et la gestion des communications
Appui à l’organisation de missions de terrain
Support opérationnel, administrative et logistique :
Soutenir la mise à jour des données dans les systèmes d’information de gestion basés sur oneUNOPS;
Appui pour traiter et suivre toutes les demandes de paiement dans le cadre des projets;
Appui à l’organisation de différentes réunions des projets et des parties prenantes en tant que de besoin et tenir des registres;
Appui à la conservation des enregistrements des fichiers de projet et des rapports d’activité sur support papier et électronique;
Appui à la production et l’organisation des rapports d’activité et les rapports financiers en:
ce qui concerne les résultats en fonction de plans de travail et prévisions budgétaires;
Participant à des visites périodiques dans les sites des projets.
Appui pour Inspecter et réceptionner les biens qui sont achetés par le bureau et la préparation des rapport d’inspection ;
Appui aux équipes de projet afin d’assurer le transfert des biens en toute sécurité, jusqu’à leur destination finale, s’il y a lieu ;
Appuyer l’achat d’items simple de faible valeur conformément aux politiques et procédures établies
Appui à la collaboration avec les fournisseurs et les utilisateurs des biens, et effectuer un suivi avec ceux-ci à l’égard de la qualité et la quantité des biens, des spécifications, des délais de livraison et des questions concernant les garanties ou les réclamations ;
Faire l’inventaire et l’inspection de tous les biens livrés conformément aux bons de commande
Organiser le transport , la distribution et le stockage des biens depuis l’entrepôt des fournisseurs ou le point d’entrée dans le pays vers les sites des bénéficiaires
Le suivi et l’élaboration de rapports
Participer activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant le chef de projet;
Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien;
Appui à la gestion de la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles au projet;
Assister le chef de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles.
