Associado de Suporte à Gestão de Projetos (Implementação de projetos de reparação)

Job Description

Dutystation: Maceió, Brazil

Functional responsibilities

O cargo exige presença em Maceió


Funções principais

Sob a supervisão do Gerente Adjunto de Projeto, o Associado de Suporte ao Projeto realizará as seguintes tarefas, com foco principal nas atividades relacionadas à gestão de equipe de implementação dos projetos de reparação.

Implementação dos projetos de reparação (subprojetos):

1. Apoiar o Gerente de Adjunto Projeto na coordenação da equipe, apoiando no desenvolvimento, treinamento e no acompanhamento do desempenho da mesma
2. Apoiar no gerenciamento da equipe do projeto a partir de uma concepção de liderança inclusiva, considerando as necessidades de desenvolvimento de competências, treinamento e acompanhamento do desempenho individuais..
3. Preparar e manter arquivos de projetos, inclusive relatórios internos e externos.
4. Gerenciar os fluxos de informações dos projetos por meio de procedimentos de controle de documentos.
5. Monitorar a atribuição de tarefas confiadas pelo Gerente Adjunto de Projeto às equipes de trabalho, verificando o cumprimento das atividades e dos prazos de execução.
6. Apoiar o Gerente Adjunto de Projetos e orientar equipe no monitoramento das atividades e dos produtos dos projetos, detectando e alertando sobre desvios em relação aos planos.
7. Apoiar o Gerente de Projetos e orientar equipe na entrega dos ativos dos projetos, com ênfase especial nos requisitos legais e de auditoria para garantir a transferência de propriedade dos trabalhos dos projetos.
8. Apoiar o Gerente de Projetos e orientar equipe na preparação de relatórios de monitoramento e prestação de contas e relatórios de execução e avaliação final dos projetos.
9. Apoiar o Gerente de Projeto e orientar equipe na manutenção de arquivos eletrônicos e arquivos de compras, recursos humanos, acordos de subvenção/ grants e finanças, de acordo com as Diretrizes do UNOPS.

Gestão de transações dos projetos de reparação (subprojetos):

1. Monitorar o orçamento, o recebimento de fundos e as despesas dos projetos para garantir a disponibilidade de recursos em tempo hábil.
2. Preparar revisões orçamentárias quando necessário.
3. Manter o controle sobre os fluxos de despesas.
4. Preparar relatórios financeiros dos projetos.
5. Processar e manter toda a documentação de apoio das transações financeiras para fins de revisão e auditoria.

Relação com partes interessadas:

1. Organizar, participar e registrar os resultados das instâncias de coordenação com parceiros, fornecedores, governos locais, agências da ONU e organizações não governamentais, a fim de facilitar o desenvolvimento das atividades do projeto do UNOPS.
2. Preparar relatórios de implementação para parceiros e demais partes interessadas no projeto.
3. Fornecer insumos de informação para o Assistente de Comunicação do Projeto.

Gestão de conhecimentos; miscelâneos

1. Apoiar a compilação das lições aprendidas e das melhores práticas dos projetos.
2. Apoiar as instâncias de capacitação desenvolvidas no projeto.
3. Realizar contribuições para redes de conhecimento e comunidades de prática.
4. Desempenhar outras funções e atividades conforme exigido pelo Gerente Adjunto de Projeto.

O principal objetivo deste trabalho está ligado ao gerenciamento eficaz de equipe de implementação dos projetos de reparação (subprojetos)

1. Apoyar al Subgerente de Proyecto en la coordinación del equipo, apoyando el desarrollo, la capacitación y la supervisión del rendimiento.
2. Apoyar la gestión del equipo del proyecto con un enfoque de liderazgo inclusivo, considerando las necesidades de desarrollo de competencias individuales, capacitación y supervisión del rendimiento.
3. Preparar y mantener los archivos del proyecto, incluyendo informes internos y externos.
4. Gestionar los flujos de información del proyecto mediante procedimientos de control documental.
5. Supervisar la asignación de tareas asignadas por el Subgerente de Proyecto a los equipos de trabajo, verificando el cumplimiento de las actividades y los plazos.
6. Apoyar al Subgerente de Proyecto y guiar al equipo en la supervisión de las actividades y los entregables del proyecto, detectando y alertando sobre desviaciones de los planes.
7. Apoyar al Gerente de Proyecto y guiar al equipo en la entrega de los activos del proyecto, con especial énfasis en los requisitos legales y de auditoría para garantizar la transferencia de la propiedad del proyecto.
8. Apoyar al Gerente de Proyecto y guiar al equipo en la preparación de informes de seguimiento y rendición de cuentas, así como de los informes de ejecución y evaluación final del proyecto.
9. Apoyar al Gerente de Proyecto y guiar al equipo en el mantenimiento de archivos electrónicos y archivos de adquisiciones, recursos humanos, acuerdos de subvención y finanzas, de acuerdo con las Directrices de UNOPS.

1. Supervisar el presupuesto, los ingresos de fondos y los gastos del proyecto para garantizar la disponibilidad oportuna de recursos.
2. Preparar las revisiones presupuestarias según sea necesario.
3. Mantener el control de los flujos de gastos.
4. Elaborar los informes financieros del proyecto.
5. Procesar y conservar toda la documentación de respaldo de las transacciones financieras para su revisión y auditoría

1. Organizar, participar y documentar los resultados de las reuniones de coordinación con socios, proveedores, gobiernos locales, agencias de la ONU y organizaciones no gubernamentales para facilitar el desarrollo de las actividades del proyecto de UNOPS.
2. Preparar informes de implementación para los socios y otras partes interesadas del proyecto.
3. Proporcionar información al Asistente de Comunicaciones del Proyecto.

1. Apoyar la recopilación de lecciones aprendidas y mejores prácticas de los proyectos.
2. Apoyar las iniciativas de capacitación desarrolladas dentro del proyecto.
3. Contribuir a las redes de conocimiento y comunidades de práctica.
4. Realizar otras tareas y actividades según lo requiera el Subgerente de Proyecto.

Education/Experience/Language requirements

• É necessário ter concluído o ensino médio.

• Diploma universitário em Gerenciamento de Projetos, Políticas públicas, Ciências Sociais, Administração Pública ou outro campo relevante será considerado um diferencial e pode substituir alguns anos de experiência relevante.

• É desejável ter especialização e/ou certificação em Gestão de Projetos.

• Especialização/ formação/ certificação em liderança inclusiva é um diferencial

Experiência laboral:

• Mínimo de 6 anos de experiência progressiva em áreas de gerenciamento de projetos com entidades públicas, privadas ou internacionais.
• Mínimo de 4 anos de experiência em gerenciamento de projetos de impacto social.
• É necessário ter experiência em gerenciamento de equipes
• É necessário ter experiência na elaboração de relatórios de projetos.
• Experiência no uso de ferramentas de gerenciamento de projetos é um diferencial.
• Conhecimento das regras e procedimentos da ONU e do UNOPS em particular é um diferencial.
• Experiência em organizações sociais é um diferencial.
• Desejável experiência em projetos em contexto de emergências e desastres

• Fluência completa em português (leitura, escrita, fala)
• Leitura, Escrita e Comunicação Oral de nível intermediário em inglês ou espanhol é requerido

• Se requiere diploma de bachillerato.
• Se valorará un título universitario en Gestión de Proyectos, Políticas Públicas, Ciencias Sociales, Administración Pública u otro campo relevante, que podrá sustituir varios años de experiencia relevante.
• Se valorará la especialización o certificación en Gestión de Proyectos.
• Se valorará la especialización, formación o certificación en liderazgo inclusivo.

• Mínimo 6 años de experiencia progresiva en gestión de proyectos con entidades públicas, privadas o internacionales.
• Mínimo 4 años de experiencia en la gestión de proyectos de impacto social.
• Se valorará la experiencia en gestión de equipos.
• Se valorará la experiencia en la elaboración de informes de proyectos.
• Se valorará la experiencia en el uso de herramientas de gestión de proyectos.
• Se valorará el conocimiento de las normas y procedimientos de la ONU, y en particular de UNOPS.
• Se valorará la experiencia con organizaciones sociales.
• Se valorará la experiencia en proyectos en contextos de emergencia y desastre.

Idiomas:

• Se requiere completa fluidez en portugués
• Se requiere nivel intermedio de inglés o español

• El trabajo requiere presencia en Maceió
• Se proporcionará equipo informático.

• El puesto requiere la capacidad de producir informes utilizando herramientas de TI como Google Sheets y Google Docs.

About the Organization

TOGETHER, WE BUILD THE FUTURE

UNOPS – an operational arm of the United Nations – supports the achievement of the Sustainable Development Goals (SDGs) by successfully implementing its partners’ peacebuilding, humanitarian and development projects around the world.

Our mission is to help people build better lives and countries achieve peace and sustainable development.

We are proud of our people and embrace diversity and are committed to equal employment opportunities. Our workforce brings together approximately 160 nationalities, represented by over 5,000 UNOPS personnel as well as some 7,800 personnel recruited on behalf of our partners. Spread across 80 countries from a range of backgrounds, and languages and have different gender identities, sexual orientations, and abilities.

We encourage women and candidates from underrepresented groups in UNOPS to apply. These include candidates from racialized and/or indigenous groups, members of minority gender identities and sexual orientations, and people with disabilities.