DIRECTOR FINANCES AND OPERATIONS/Directeur des Finances et des Opérations

Job Description

Résumé du poste

CARE Côte d’Ivoire/Guinée recherche un Directeur/une Directrice des Finances et des Opérations et qui sera basé(e) à Abidjan. 

Le Directeur/La Directrice des Finances et des Opérations, est en charge d’assumer les fonctions finances et opérations de CARE Côte d’Ivoire/Guinée, en veillant à leur alignement avec la stratégie et la vision de CARE. Ce rôle implique le développement d’une équipe réactive et efficace, ainsi que la supervision des domaines suivants : Finance, Administration, NTIC, Chaîne d’Approvisionnement, Sécurité/Sûreté et les opérations des sous-bureaux. 

Le Directeur/La Directrice travaille en étroite collaboration avec le Directeur Pays et le Regional Business Service Director. Il/Elle assure la supervision stratégique et garantit l’intégration des fonctions finances et opérations avec la mise en œuvre des programmes. En tant que membre du comité de direction (Senior Management Team - SMT) du bureau pays, il/elle participe aux décisions stratégiques et peut être amené(e) à suppléer le Directeur Pays en son absence.

RESPONSABILITÉS

Assurer le leadership stratégique et l’efficacité organisationnelle

Le/la Directeur/trice des Finances et des Opérations définit l’orientation et assure la gestion stratégique de toutes les fonctions opérationnelles, incluant les achats, la logistique et la distribution, l’administration, les TIC, la sécurité et les opérations de terrain et des bureaux décentralisés. Ses responsabilités incluent : 

• Assurer un leadership stratégique et conseiller l’équipe des opérations. 
• Développer et organiser un soutien rapide et efficace aux programmes pays pour garantir l’atteinte des objectifs. 
• Favoriser les liens entre les programmes, les finances, les opérations et le departement “Peuples et Cultures”pour une coordination fluide et un soutien optimal aux programmes. 
• Veiller à ce que les stratégies financières et opérationnelles soient pleinement intégrées à la stratégie globale du bureau pays. 
• Collaborer avec l’équipe de direction (SMT) pour s’assurer que les structures en ressources humaines, les systèmes de gestion et les mécanismes de soutien sont appropriés et en place. 
• Veiller à l’application efficiente et efficace des politiques et procédures. 
• Gérer la performance, le développement et la gestion des talents.
• Renforcer les capacités de l’équipe des opérations et de l’ensemble du bureau pays. 
• Influencer les méthodes de travail au sein de l’équipe d’appui aux programmes pour améliorer positivement l’efficacité et la valeur ajoutée pour le bureau pays. 
• Superviser les points focaux des opérations dans les sous-bureaux pour garantir que les systèmes et structures d’appui sont en place et conformes.

Assurer la coordination de la Finance, des Subventions, de l’Audit et de la Gestion des risques

Le rôle principal du/de la Directeur/trice des Finances et des Opérations est de développer, gérer et administrer les systèmes financiers et de subventions du bureau pays, tout en garantissant la conformité avec les règles de CARE et des bailleurs de fonds. Ses responsabilités incluent : 

• Assurer un enregistrement, une documentation, un contrôle, un suivi et un rapport adéquats des opérations financières. 
• Superviser les opérations financières quotidiennes et garantir la qualité des services financiers fournis aux programmes, aux projets et au personnel des différentes unités. 
• Faciliter une collaboration solide entre les services financiers, les programmes et les autres unités du Support. 
• Assurer l’efficacité des flux des processus financiers et comptables, l’exactitude du traitement des données et des rapports, ainsi que la ponctualité des rapports financiers destinés aux bailleurs de fonds, à la direction et aux autres parties prenantes. 
• Garantir la conformité du bureau pays avec les règles et règlements des bailleurs de fonds pour toutes les fonctions de soutien aux programmes. 
• Travailler en collaboration avec la responsable des finances et l’auditrice interne et le responsable de la conformité pour préparer les audits et coordonner les réponses aux audits. 
• Mettre en œuvre les recommandations d’audit et maintenir des systèmes de contrôle interne solides. 
• Coordonner l’élaboration des budgets opérationnels du bureau pays et s’assurer que les dépenses sont conformes aux exigences des bailleurs de fonds.
• Suivre mensuellement les budgets opérationnels par rapport aux dépenses réelles. 
• Diriger l’élaboration de l’analyse des risques opérationnels et formuler des recommandations au directeur pays et à l’équipe de direction.

Gerer les opérations (TIC, chaîne d’approvisionnement et sécurité)

Le/la Dircteur/trice des Finances et des Opérations supervise la mise en œuvre efficace des systèmes et processus opérationnels au sein de CARE Côte d’Ivoire/Guinée. Cela inclut : 

• Superviser les fonctions liées aux TIC, aux achats, à la logistique et à l’administration. 
• Élaborer et réviser les politiques, systèmes et procédures opérationnels en conformité avec les exigences légales de CARE Côte d’Ivoire et celles des bailleurs de fonds. 
• Superviser la mise en œuvre des initiatives dans le cadre du projet de transformation de la chaîne d’approvisionnement en cours, ainsi que l’application de la nouvelle politique et du manuel de procédures d’achats. 
• Assurer l’atteinte des indicateurs clés de performance (KPI) de la chaîne d’approvisionnement et la soumission des rapports dans les délais impartis. 
• Fournir des conseils juridiques internes et coordonner avec le service juridique de CARE USA, le bureau régional et le service de gestion des actifs (AMS). 
• Garantir la conformité aux politiques internes et externes dans tous les domaines opérationnels. 
• Veiller à la mise en place de systèmes de sûreté et de sécurité dans toutes les zones d’intervention de CARE. 
• Superviser la responsable de la sûreté et de la sécurité ainsi que les points focaux de sécurité dans les sous-bureaux pour le bureau pays. 
• S’assurer que les politiques administratives en cas d’urgence sont claires, bien comprises et régulièrement mises à jour. 
• Participer à l’équipe de planification de la préparation aux urgences (EPP) et veiller à sa mise à jour régulière.

Adjoint de la Directrice Pays, Gestion des sous-bureaux, représentation externe

En tant qu’Adjoint à la Directrice Pays, la Directrice/le Directeur des Finances et des Opérations est responsable de la coordination de l’ensemble des bureaux régionaux. Elle/Il assure le soutien opérationnel des projets en cours. Ses responsabilités sont : 

• Assurer la mise en œuvre et le suivi efficaces des activités dans les bureaux régionaux. 
• Animer des réunions hebdomadaires de coordination entre les programmes, les départements des finances et des opérations. 
• Superviser les points focaux des opérations dans les bureaux régionaux et veiller au bon fonctionnement des systèmes de soutien dans les bureaux satellites, en particulier lors de situation d’urgence. 
• Maintenir un contact régulier avec l’Unité de Gestion Régionale (UGR), du Siège et du Share Service Center (SSC) pour résoudre les problèmes nécessitant un soutien externe. 
• Représenter CARE Côte d’Ivoire/Guinée dans le cadre des interactions avec les institutions gouvernementales et les réseaux professionnels pertinents.
• Collaborer et échanger des informations avec les organisations du réseau sur des sujets d’intérêt commun.
• Veiller à ce que le Bureau Pays maintienne des relations externes transparentes, professionnelles et cordiales.

Required Qualifications:

- Formation supérieure : Diplôme de Maitrise - Bacc +4 en finance, comptabilité, administration des affaires, gestion des opérations ou dans un domaine connexe.
- Expertise technique : Solide connaissance des principes de gestion financière, des réglementations des bailleurs de fonds et des normes de conformité.
- Compétences informatiques : Excellente maîtrise des outils de bureautique (Microsoft Word, Excel, PowerPoint) et expérience des systèmes de gestion intégrés (par exemple, PeopleSoft).
- Compétences linguistiques : Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
- Qualités personnelles : Fortes compétences interpersonnelles et de communication.
- Valeurs : Adhésion aux principes de travail d’équipe, d’égalité des genres et de gestion participative.

Au moins 10 ans d’expérience en leadership et gestion au sein d’une organisation non gouvernementale internationale (ONGI) ou d’une organisation internationale de grande taille et de grande complexité.
- Au moins 5 ans à un poste de direction, de préférence en Afrique francophone.
- Expérience approfondie des fonctions opérationnelles, incluant les achats, la logistique, les ressources humaines (RH), l’administration et les technologies de l’information et de la communication (TIC).
- Leadership avéré et expérience en renforcement de capacités.
- Expérience en formation du personnel financier et non financier.
- Capacité à travailler efficacement en équipe, avec de solides compétences en analyse et en résolution de problèmes.