Especialista en Logística de Medicamentos e Insumos Médicos

Job Description

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

Background Information - Job-specific

El propósito principal del presente proyecto es la mejora en la calidad y transparencia de los procesos de adquisición gestionados por el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS), a través del fortalecimiento de las capacidades del IGSS. Dentro del marco del Convenio suscrito entre el IGSS y la UNOPS, y dentro del Componente de Asistencia Técnica para el Fortalecimiento de las Capacidades Institucionales, se contempla el estudio de factibilidad en cuanto al Diseño de una Unidad Central de Gestión con el apoyo de la UNOPS.

Se arribó con el asociado que resulta factible la inserción dentro de la estructura actual del IGSS la Unidad de Gestión. Esta Unidad de Gestión no reemplazará los cuadros de línea del IGSS, sino que por el contrario será una entidad mixta, incluyendo personal estable del IGSS y asesores externos, como se propone a continuación. A propuesta de UNOPS y con el liderazgo de la Gerencia se identificarán “pares ejecutivos”, entendiéndose por tales la combinación de uno de los expertos externos y la contraparte designada dentro del personal del IGSS.

Con base al diagnóstico de “Evaluación de eficiencia en las contrataciones del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social” de UNOPS se han propuesto una serie de acciones que implicarán modificaciones respecto de la manera en la que se han llevado a cabo los procesos de contrataciones como, por ejemplo, agilizar y hacer eficientes los procesos de adquisición de medicamentos e insumos médicos, establecer nuevos convenios de provisión, mejorar los sistemas de información, mejorar la gestión logística, y otros.

A tales fines, se considera necesario establecer pares ejecutivos compuestos por expertos contratados por UNOPS y expertos internos identificados por el IGSS

Para tal objetivo, se considera adecuado establecer una Unidad de Gestión (task force) para la gestión del cambio que sea temporaria en su origen y posteriormente parcial o totalmente incorporada a la estructura estable del IGSS. Esta Unidad de Gestión en principio será transversal al IGSS y contará con la dedicación total o parcial de personal existente nombrado por el Gerente, más el soporte de expertos externos y el asesoramiento de organismos internacionales de cooperación, como la UNOPS como órganos consultivos. Se prevé asimismo coordinar acciones y aprovechar acuerdos vigentes con otras entidades tales como COMISCA.

El equipo de expertos propuestos para conformar la Unidad de Gestión está compuesto por 5 perfiles:

• Un especialista Asesor en gestión de cambio organizacional
• Un especialista experimentado en gestión en salud
• Un especialista en compras de medicamentos
• Un especialista en logística de medicamentos e insumos médicos
• Un especialista en monitoreo y evaluación con fuerte perfil en tecnologías de información

Los Términos de Referencia presentes se refieren a Especialista en logística de medicamentos e insumos médicos.

Functional Responsibilities

La oficina de UNOPS en Guatemala está en búsqueda de candidatos/tas internacionales, se anima a candidatos/as locales (nacionales de Guatemala) a postular, también serán considerados/as en éste proceso.

El Especialista en Logística de Medicamentos e Insumos Médicos reportará al Asesor Técnico Principal del proyecto en UNOPS, aunque desempeñará sus tareas en oficinas del IGSS, donde trabajará dentro de la Dirección Técnica de Logística en la Subgerencia de Prestaciones de Salud donde formará un par ejecutivo con el/la responsable del área. Mantendrá un vínculo secundario con la Comisión Terapéutica Central.

En ésta estructura deberá promover y apoyar actividades dentro de la Unidad de Gestión dentro de las que se destacan:

1. Apoyar en la ejecución de un Plan de Acción, con base a las recomendaciones del diagnóstico de Evaluación de Eficiencia en las Contrataciones del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social de UNOPS en los aspectos logísticos, asistiendo en la identificación de prioridades, objetivos, y estimación de recursos a asignar, y plazos estimados de implementación;
2. Identificar hitos intermedios en la planificación que faciliten el monitoreo de la ejecucin;
3. Ayudar en la optimización de mejoras en la Planificación de los Requerimientos de las adquisiciones a nivel de Unidades Ejecutoras para minimizar la percepción de desabastecimientos de medicinas e insumos médicos acompañando a las unidades médicas en la planificación de las adquisiciones;
4. Estimular -conjuntamente con el Especialista en Monitoreo y Evaluación-, el establecimiento de módulos de inteligencia a nivel central que permita un seguimiento permanente de los precios de medicamentos e insumos, con detalles de dispersión de costos, valores geolocalizados, presentación, volúmenes, etc.;
5. Asistir en la planificación, dirección y supervisión en la ejecución de las funciones y actividades asignadas a la Unidad de Gestión;
6. Promover la automatización, formalización y estandarización de los procedimientos con el respaldo de Directivas, procedimientos operativos estandarizados (SOPs), Memorandos, Protocolos, etc.;
7. Asistir la asistencia y fortalecimiento en la Planificación de los Requerimientos de las adquisiciones a nivel de Unidades Médicas;
8. Apoyar el análisis y decisión sobre el Plan Anual de Mejoras en Bodegas;
9. Liderar las inspecciones o visitas a las bodegas para mensurar el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento;
10. Facilitar la transición hacia la aplicación de un Macromodelo de Gestión, actualmente bajo análisis de la Gerencia;
11. Realizar un Análisis de los costos de transporte de medicamentos, evaluando las alternativas de: (i) continuar comprando bajo la modalidad actual de medicamentos entregados en bodegas a un precio agregado; (ii) replicar la metodología de UNOPS de establecer cotizaciones desagregadas del costo de transporte por zona; o (iii) requerir entrega centralizada y contratar las entregas por separado;
12. Realizar un segundo análisis sobre la posibilidad de mantener bodegas virtuales, minimizando el almacenamiento de medicamentos e insumos médicos en bodegas del IGSS y transfiriendo la responsabilidad del aprovisionamiento y gestión de stocks a cada proveedor.

III. Productos

El Especialista en logística deberá entregar dos (2) informes mensuales:

(i) Uno global como Unidad de Gestión suscripto por los 5 especialistas, a ser enviado en copias simultáneas a la Gerencia del IGSS y a la oficina local de UNOPS y

(ii) Otro individual que entregará directamente a la oficina local de UNOPS detallando las actividades completadas en el período para certificar sus pagos, con base al formato preestablecido de UNOPS.

Además de estos informes de gestión a los cuatro (4) meses de iniciado el contrato, deberá entregar los informes correspondientes a los dos análisis mencionados en el párrafo anterior:

1. Análisis de costos de transporte de medicamentos e insumos médicos; y
2. Análisis de alternativas de bodegas virtuales.

Competencias

Desarrollo de Asociaciones

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).

Enfoque basado en soluciones

Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.

Orientación hacia los resultados

Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.

Integridad e Inclusión

Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.

Agilidad

Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.

Comunicación Eficaz

Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.

Liderazgo propio y de los demás

Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Education/Experience/Language requirements

Educación

• Título en Logística, Ingeniería, Administración de Empresas u otra relevante.
• Cursos de post grado en Gestión Logística.

Experiencia

• Tener acreditada una experiencia en procesos de gestión logística del medicamento e insumos médicos en entidades públicas, estatales y/o mixtas de mínimo 5 años.
• Será relevante la experiencia en países de Latinoamérica y Caribe y en especial en la Región de Centroamérica.
• Experiencia en procesos de logística del medicamento y material médico en entidades públicas, estatales y/o mixtas.

Idioma

• Dominio del idioma español
• Conocimiento intermedio del idioma inglés

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: ICA - Acuerdo de Contratista Independiente (contrato regular mensual)

Nivel de Contrato: Internacional IICA -2 o LICA Nivel Local -10

La oficina de UNOPS en Guatemala está buscando candidatos /as internacionales. Candidatos /as locales pueden ser considerados/as. La modalidad del Contrato puede ser Internacional (IICA-2) o Local (LICA -10) dependiendo del perfil del candidato.

Duración: 6 meses con posibilidades de renovación de acuerdo a buen desempeño y disponibilidad financiera.

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales.

La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.