La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas ampliando la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente. Dentro de estas tres áreas principales de especialización, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento y de ejecución para proyectos que van desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación de personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.
Lo anterior también se aplica a la República de Panamá, donde UNOPS está desarrollando varios proyectos importantes para el Gobierno Nacional. Los proyectos desarrollados por UNOPS requieren que el profesional seleccionado desarrolle sus conocimientos de acuerdo con su especialización, siga los protocolos establecidos, documente las actividades, sea proactivo, trabaje en equipo y gestione sus paquetes de trabajo con transparencia, eficacia y eficiencia.
E/la Gerente de Proyecto es responsable de las operaciones diarias del proyecto(s) y provee servicios a los diferentes donantes, socios y beneficiarios. E/la Gerente de Proyecto actúa en nombre de la Junta del Proyecto para gestionar el proyecto de forma continua durante la Etapa de Implementación. La principal responsabilidad de un Gerente de Proyecto es asegurar que los productos del proyecto se entreguen dentro de las tolerancias especificadas de tiempo, costo, calidad, alcance, riesgo y beneficios. Se espera que cumpla con los objetivos de desempeño y entrega de la organización.
El/la Gerente de Proyecto es responsable de crear el Plan de Implementación, utilizar los Documentos de Inicio del Proyecto, el Acuerdo Legal y tener un conocimiento exhaustivo de los términos, condiciones y las respectivas funciones y responsabilidades de los socios/interesados para asegurar que los productos del proyecto(s) sean capaces de cumplir con los casos de negocio tanto para UNOPS como para el/los asociado(s). El éxito del proyecto(s) y, por lo tanto, del Gerente de Proyecto, se basará en los Criterios de Éxito definidos.
El gerente de proyectos de proyectos de asesoramiento se encargará de gestionar proyectos cuyo objetivo final es proporcionar servicios de asesoramiento que contribuyan al logro de los objetivos de los asociados. La variedad de proyectos es bastante diversa y puede abarcar desde la gestión de subvenciones, el desarrollo de estrategias hasta la impartición de capacitación o la prestación de asistencia técnica.
Si bien la complejidad de dichos proyectos puede variar, siempre se espera mantener altos estándares en términos de calidad, salud, seguridad y sostenibilidad.
Dependiendo de la naturaleza y configuración del proyecto, el/la gerente de proyecto podría estar ejecutando estudios técnicos, revisiones, diseños, supervisión u operación y servicios de mantenimiento de uno o varios activos de infraestructura física, en uno o varios sitios. Dependiendo de la modalidad de implementación, puede implicar grandes volúmenes de adquisición de bienes, servicios y servicios de RRHH.
UNOPS opera en contextos complejos donde los recursos pueden ser escasos, la capacidad local baja y donde el juicio profesional y la experiencia en estos entornos son de suma importancia.
Resumen de funciones:
Entrega y rendimiento del proyecto
Procedimientos
Monitoreo y Reporte
Compromiso con las partes interesadas
Control de calidad
Gestión del conocimiento e innovación
Gestión de Personal
Entrega y Rendimiento del Proyecto
Desarrollar, completar y actualizar el plan de ejecución del proyecto.
Implementar el plan aprobado (incluyendo el establecimiento de hitos) dentro de los márgenes de tolerancia fijados por la Junta del Proyecto, incluyendo el desarrollo de diseños de infraestructura y la coordinación de las revisiones de diseño.
Integrar las dimensiones de sostenibilidad —incluyendo consideraciones sociales y de género, así como aspectos ambientales y económicos— a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Gestionar la producción de los productos (outputs) requeridos, asumiendo la responsabilidad del progreso general y el uso de los recursos, iniciando acciones correctivas cuando sea necesario.
Garantizar que la calidad de los paquetes de trabajo y los entregables cumpla con los requisitos definidos en el plan de ejecución.
Coordinar con proveedores externos o gestores de cuentas para asegurar la calidad y la entrega puntual de los productos. Gestionar la aceptación y entrega de los paquetes de trabajo.
Monitorear el progreso del proyecto, controlar las desviaciones (si las hubiera) y gestionar los cambios.
Identificar, anticipar y asesorar a la alta dirección y a la junta del proyecto sobre medidas de mitigación frente a los riesgos, para asegurar que se maximicen los beneficios para los socios y otras partes interesadas.
Identificar e informar al supervisor sobre posibles oportunidades para UNOPS.
Procedimientos
Cumplir con las políticas y estándares de la organización, y asegurar que la información del proyecto se mantenga actualizada en los sistemas de gestión de proyectos.
Conocer y asegurar el cumplimiento de las leyes y regulaciones locales aplicables. Esto incluye normativas y estándares internacionales, cuando corresponda, así como estándares técnicos.
Preparar y adaptar todos los planes pertinentes para su aprobación por parte de la junta del proyecto, y gestionar las líneas base (baselines).
Gestionar las obligaciones de presentación de informes definidas en el plan de ejecución y en los acuerdos legales.
Mantener la documentación del proyecto de manera ordenada para garantizar su accesibilidad y facilitar las auditorías cuando sea necesario.
Comprender y aplicar las normas y reglamentos financieros de UNOPS. Rendir cuentas sobre el uso de la delegación de autoridad (cuando proceda) y asegurar el cumplimiento de las políticas y estándares éticos pertinentes.
Realizar la entrega formal del proyecto (handover) al gerente de cierre cuando corresponda.
Apoyar las actividades de auditoría del proyecto, incluyendo la planificación, preparación y coordinación durante las mismas, así como el seguimiento de las observaciones y recomendaciones de auditoría.
Monitoreo y Reporte
Incluir un marco de resultados y un plan de Monitoreo y Evaluación (M&E) en el plan de ejecución del proyecto, con indicadores claramente definidos y metas acordadas; asegurar el monitoreo y seguimiento regular de los resultados del proyecto.
Preparar y emitir informes periódicos, tanto técnicos como financieros, de acuerdo con los requisitos de presentación de informes de los socios y de UNOPS.
Revisar periódicamente el estado del proyecto y evaluar los criterios de desempeño (alcance, costo, cronograma y calidad).
Mantener bitácoras y reportes de progreso según lo estipulado en los procedimientos operativos estándar (SOP) de UNOPS.
Proporcionar supervisión y análisis de rutina de los datos de ejecución a través del sistema de tableros de control (dashboards).
Asegurar que todos los miembros del equipo del proyecto realicen el seguimiento y la actualización regular de los hitos y metas durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Compromiso con las partes interesadas
Desarrollar estrategias y planes de participación de las partes interesadas (stakeholders). Involucrar activamente a los interesados, recibir retroalimentación y realizar los ajustes que sean necesarios.
Establecer relaciones de trabajo sólidas con la junta del proyecto (ejecutivos, usuarios principales y proveedores principales), clientes y partes interesadas clave.
Facilitar la formulación de planes de comunicación del proyecto y monitorear la efectividad de las comunicaciones del mismo.
Coordinar la participación de los interesados y la comunicación, asegurando una gestión eficaz de los tiempos y de las interdependencias de los mensajes.
Garantizar que las partes interesadas estén al tanto de las actividades, el progreso y las excepciones del proyecto, y que estén en condiciones de aceptar la entrega de los productos finales.
Control de Calidad
Colaborar con las partes interesadas internas para asegurar que los proyectos cumplan con los requisitos de auditoría.
Trabajar con el personal de adquisiciones y compras para garantizar una interfaz eficaz con los sistemas de calidad de los proveedores.
Coordinar las revisiones de calidad de los documentos y entregables del proyecto.
Realizar el control de calidad de los productos de gestión (por ejemplo: documentos del proyecto, informes, etc.)
Gestión del conocimiento e innovación
Crear un entorno de aprendizaje para el equipo del proyecto, fomentando el intercambio de conocimientos y la capacitación para contribuir al fortalecimiento de capacidades a largo plazo.
Interactuar activamente con otros gerentes de proyecto y con la comunidad de gestión de proyectos (PM) en general, compartiendo casos de estudio, lecciones aprendidas y mejores prácticas.
Mantenerse al día con las últimas actualizaciones y buenas prácticas de la profesión, participando en actividades de formación y aprendizaje personal para mejorar la competencia y la pericia.
Asegurar que las lecciones aprendidas se compartan de manera oportuna y adecuada.
Proporcionar retroalimentación a los grupos de práctica corporativos sobre políticas y sistemas, cuando sea necesario.
Brindar retroalimentación a los grupos funcionales sobre políticas y guías relacionadas para apoyar la mejora continua del marco normativo de UNOPS.
Gestión de personal
Organizar y estructurar el equipo del proyecto, asegurando que los roles y responsabilidades estén claramente definidos. Brindar orientación y dirección periódica, según sea necesario, y apoyar al equipo para que desempeñe sus tareas de manera eficaz.
Liderar y motivar al equipo de gestión del proyecto, así como gestionar su desempeño.
Garantizar que las evaluaciones de desempeño se realicen de manera justa, precisa y oportuna.
Seleccionar, contratar y capacitar a los equipos del proyecto según sea necesario, teniendo en cuenta los objetivos de paridad de género y diversidad.
Garantizar la seguridad y protección de todo el personal del proyecto, en cumplimiento con los estándares del Departamento de Seguridad y Protección de las Naciones Unidas (UNDSS).
