Gestion des flux
Fiabilité de l’inventaire
Sécurité et Maintenance
Reporting et Conformité
Archivage
Sous la supervision directe du Logistic Officer, le/la magasinier.e aura à exercer les tâches suivantes :
S’assurer que le matériel et les équipements UNOPS/MAD sont enregistrés à temps, à l’aide du Rapport de Réception et d’Inspection.
Assurer le suivi du matériel et des équipements UNOPS/MAD depuis leur réception ;
Effectuer l’étiquetage de tout le matériel UNOPS/MAD dès réception avant l’attribution au personnel ou aux partenaires ou ceux achetés par ces derniers, conformément aux procédures en vigueur ;
Assurer la mise à jour de la base des données en effectuant leur analyse et générant des rapports périodiques d’inventaire dans le système d’inventaire en fonction des besoins et des exigences du Programme ;
Assurer le suivi des mouvements du matériel et des équipements entre les différents bureaux d’UNOPS/MAD ou avec les partenaires ;
Procéder à l’attribution du matériel au personnel et aux partenaires suivant les besoins exprimés, conformément aux procédures d’UNOPS/MAD et s’assurer que les avis de réception sont signés au moment de l’attribution ;
Procéder périodiquement aux opérations d’inventaire de tout le matériel ;
Assister le staff en cas de perte, dommage ou vol des biens d’UNOPS/MAD et s’assurer que les rapports de déclaration d’incident sont soumis à temps ;
S’assurer que le matériel et les équipements UNOPS/MAD utilisés par les partenaires sont retournés en bon état à la fin du projet. En cas de panne ou perte, établir un plan de remplacement ou de réparation avec les partenaires.
Organiser et mettre en place un système de classement des dossiers liés à la gestion du matériel ;
Effectuer toutes les transactions en rapport avec les entrepôts/magasins, conformément aux procédures internes d’UNOPS/MAD;
Effectuer la réception et l’inspection des biens, vérifier l’exactitude des informations sur le bon de commande d’UNOPS (Purchase Order) et la facture, puis établir le « Rapport de Réception et d’Inspection» en vue de leur enregistrement dans le système d’inventaire ;
Effectuer la sortie du matériel et des équipements/fournitures de bureau et pièces de rechange conformément aux procédures mises en place, et enregistrer tous les mouvements à temps dans le système d’inventaire ;
Assurer l’enregistrement des entrées et sortie des équipements et les documents associés sur la plateforme géospatiale
Tenir une comptabilité-matières des biens entreposés, à l’aide d’un tableur, ou à l’aide d’un système de gestion plus développé;
Organiser correctement le stockage du matériel et des équipements/fournitures de bureau et pièces de rechange suivant les normes de sécurité ;
Effectuer régulièrement l’inventaire des biens contenus dans les entrepôts/magasins et produire leur liste exacte et mise à jour ;
Évaluer l’espace de stockage disponible et aviser le Logistics Officer sur les besoins d’espace supplémentaire.
Effectuer correctement la distribution des équipements et articles en stock selon un plan de distribution préalablement partagé. Enregistrer dans les délais requis, les informations dans le système informatisé de gestion de stock ;
Organiser et mettre en place un système de classement des informations liées à la gestion de stock.
