L’objectif principal est de planifier, coordonner et mettre en œuvre les opérations logistiques pour garantir une livraison rapide, rentable et sécurisée des marchandises, en stricte conformité avec les règles et procédures de l’UNOPS.
Sous la supervision directe du chef de projet, le logistic officer doit s’acquitter des tâches suivantes, sans que cette liste soit limitative :
Planifier et gérer la coordination et la mise en œuvre des activités logistiques afin de garantir un service rapide, rentable et une livraison sécurisée des marchandises aux clients, conformément aux Règles et règlements financiers de l’UNOPS et au Manuel des achats de l’UNOPS.
Gérer la composante logistique de la chaîne d’approvisionnement en coordination avec les responsables des achats.
Assurer la pleine conformité avec le Règlement financier et les règles de l’UNOPS ainsi qu’avec son Manuel des achats.
Assurer la liaison et la coordination avec les partenaires, les fournisseurs, les transitaires et les différents services gouvernementaux afin de garantir l’efficacité du dédouanement et de la livraison des articles achetés.
Collaborer avec les membres de l’équipe sur les besoins logistiques pour établir les calendriers de livraison et fournir un appui technique sur la gestion logistique et les incidences financières pour une livraison sécurisée, tant au niveau international que national.
Aider à l’élaboration et à la gestion des répertoires de fournisseurs, à l’élaboration de la sélection et de l’évaluation des fournisseurs, ainsi qu’aux mécanismes de mesure de la qualité et de la performance.
Aider à la planification, à la conception et à la mise en œuvre de systèmes logistiques appropriés, y compris l’entreposage et la capacité de transport interne, notamment par l’établissement d’accords à long terme (LTA) et d’accords-cadres pour le dédouanement, le stockage, le transport et la distribution selon les besoins.
Suivre l’avancement des expéditions pour l’UNOPS et ses partenaires, et coordonner la livraison de celles-ci sur les sites de livraison des partenaires.
Informer régulièrement les partenaires, les responsables des achats et les équipes logistiques du statut des articles commandés, du passage de la commande jusqu’à la livraison finale.
Tenir à jour les documents et fichiers relatifs à l’inventaire et à la logistique.
Rédiger les courriers destinés aux clients concernant la gestion de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement.
Assurer le suivi rigoureux des livraisons et des stocks sur la plateforme géospatiale
Tenir le superviseur informé de l’avancement des travaux et de tout risque ou problème éventuel.
Mettre à jour régulièrement les outils de suivi liés aux activités logistiques ; maintenir et contrôler ces outils pour identifier et rectifier les obstacles opérationnels.
Superviser le dédouanement et la réception des marchandises, et s’assurer qu’elles sont correctement enregistrées dans la fiche de suivi.
Explorer de nouvelles méthodologies et suggérer des améliorations pour accroître l’efficacité opérationnelle de l’équipe.
Suivre la performance des fournisseurs.
Organiser le transport des équipements et matériels vers les lieux désignés (y compris le chargement/déchargement) et assurer l’émission de la documentation appropriée (bons de livraison, listes de colisage, assurances, etc.).
Aider à la coordination des activités de stockage et de distribution ; veiller à l’application des procédures opérationnelles pour garantir les meilleures pratiques de stockage et de livraison.
Veiller à ce que les biens et services soient fournis conformément aux besoins des partenaires.
Assurer le suivi des réclamations des partenaires concernant la qualité des marchandises au moment de la réception et en rendre compte rapidement aux responsables des achats.
Établir des relations efficaces avec les différents chefs de projet de manière proactive.
Signaler les goulots d’étranglement logistiques au superviseur pour hiérarchisation des priorités.
Pour les urgences : Coordonner avec les clusters logistiques et s’assurer que les intérêts et les fournitures de l’UNOPS reçoivent la priorité appropriée.
Aider à la préparation et à la synthèse des enseignements tirés et des meilleures pratiques en matière de logistique et d’achats.
S’acquitter d’autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées par le superviseur.
