Dutystation: Guatemala City, Guatemala
Functional responsibilities
El/la candidato/a seleccionado/a supervisará de cerca el rendimiento operativo y financiero, identificará los posibles problemas que requieran atención, apoyará el análisis de problemas y la identificación de soluciones según sea necesario, coordinará la resolución según las acciones asignadas, redactará la correspondencia necesaria con las partes interesadas y preparará informes de gestión. Debe ser capaz de desempeñar su función con un alto grado de autonomía, estableciendo sólidas relaciones de colaboración con Servicios de Soporte y la Oficina de Gestión de Programas y Proyectos (PMO) y podría ser requerido para guiar el trabajo de otros miembros del equipo en asuntos relacionados con políticas y procesos. El puesto puede requerir a menudo trabajar en entornos complejos y desafiantes con recursos limitados.
El/la Oficial Sénior de Apoyo a la Gestión de Proyectos será responsable de las responsabilidades que se enumeran a continuación.
1. Implementación del proyectoAlertar al Gerente de Proyecto sobre las Políticas y Procedimientos de UNOPS, las Reglas y Reglamentos Financieros (FR&R) y otros requisitos para la implementación y el progreso eficiente del proyecto.
Supervisar y monitorear los aspectos financieros del proyecto y asesorar al Gerente Senior del Proyecto del proyecto en consecuencia;
Realizar un seguimiento de los gastos y adoptar las medidas pertinentes cuando sea necesario para revisar los presupuestos (realineamiento y modificación);
Mantener todos los documentos financieros de respaldo del proyecto para los procesos de auditoría y revisión;
Garantizar la entrada precisa de datos en el sistema ERP (planificación de recursos empresariales) de UNOPS;
Supervisar el presupuesto del proyecto, el cash flow y los gastos financieros y todos los procedimientos administrativos de acuerdo con el plan de trabajo;
Proporcionar insumos sustanciales para ayudar al/a la Gerente Senior del Proyecto en la preparación de informes y documentos del proyecto;
Mantener registros de los archivos del proyecto y otros documentos de respaldo siguiendo el SOP de gestión documental;
Mantener los siguientes registros: Registro de Calidad, Registro de Elementos de Configuración y todos los demás registros/registros delegados por el Gerente del Proyecto;
Gestión de todos los contratos (adquisiciones, RR.HH., contratos de servicios, etc.) del Proyecto;
Coordinar y establecer enlaces proactivos con las unidades de apoyo en todos los asuntos administrativos relacionados con la gestión de contratos;
Establecer vínculos con los miembros del equipo de la Oficina de Gestión de Programas y Proyectos (PMO) para completar las tareas relacionadas con el cumplimiento y la garantía del proyecto.
Participar en comunidades de práctica relevantes;
Mantenerse informado proactivamente de los nuevos desarrollos, innovaciones y herramientas relacionadas con las prácticas de Gestión de Portafolios, Programas y Proyectos (P3M) promoviendo un enfoque y marco de referencia comunes;
Apoya al gerente de proyecto en la implementación de políticas y orientación sobre gestión de conocimientos y documentos;
En consulta con las partes interesadas pertinentes, preparar enmiendas a los Acuerdos y Revisiones Presupuestarias cuando corresponda;
Apoyar al Gerente de Proyecto en el avance de compromisos y enmiendas a través de Proyectos oneUNOPS;
Revisar la entrada de información financiera, gastos, etc. en oneUNOPS ERP;
Education/Experience/Language requirements
Se requiere una maestría en un campo relevante (por ejemplo, administración de empresas, finanzas, gestión de proyectos o campos relacionados).
Se podrá aceptar una combinación de una licenciatura con 2 años adicionales de experiencia laboral relevante en lugar de los requisitos de educación descritos anteriormente.
Se requieren mínimo dos (2) años de experiencia profesional relevante y progresiva, específicamente en el campo de Gestión de Proyectos y Gestión de Operaciones con foco en seguimiento, informes, desarrollo y coordinación o campo relacionado;
Debe evidenciar al menos un (1) año de experiencia trabajando con sistemas de gestión de recursos empresariales (ERP), otros sistemas de información de gestión (MIS), análisis de datos y/o informes;
Es deseable:
Experiencia en la implementación de procedimientos en Adquisiciones, Finanzas, Gestión de RRHH o normas y reglamentos administrativos (1 año al menos);
Experiencia en contextos operativos de emergencia humanitaria, incluidos mecanismos de coordinación humanitaria, donantes, seguridad y gestión de operaciones.
Experiencia previa en Naciones Unidas;
Experiencia demostrada trabajando con un conocimiento avanzado de la gestión del riesgo operativo;
Estar familiarizado con aplicaciones basadas en web y productos de Google Suite, especialmente documentos, hojas de cálculo, diapositivas y formularios de Google.
Se requiere fluidez en español escrito, hablado y leído.
Se valorará:
Un nivel intermedio en inglés escrito, hablado y leído.
El conocimiento de otro idioma oficial de las Naciones Unidas.
TOGETHER, WE BUILD THE FUTURE
UNOPS – an operational arm of the United Nations – supports the achievement of the Sustainable Development Goals (SDGs) by successfully implementing its partners’ peacebuilding, humanitarian and development projects around the world.
Our mission is to help people build better lives and countries achieve peace and sustainable development.
We are proud of our people and embrace diversity and are committed to equal employment opportunities. Our workforce brings together approximately 160 nationalities, represented by over 5,000 UNOPS personnel as well as some 7,800 personnel recruited on behalf of our partners. Spread across 80 countries from a range of backgrounds, and languages and have different gender identities, sexual orientations, and abilities.
We encourage women and candidates from underrepresented groups in UNOPS to apply. These include candidates from racialized and/or indigenous groups, members of minority gender identities and sexual orientations, and people with disabilities.