Finance Senior Assistant

Job Description

PT Fortalecer as operações financeiras por meio de processamento, relatórios e conformidade precisos para garantir uma gestão eficaz das transações. EN Empower financial operations through accurate processing, reporting, and compliance to ensure effective management of transactions

PT

O(A) Assistente Sênior de Finanças fornece amplo suporte financeiro, contábil e administrativo para garantir a gestão eficaz das transações financeiras e a elaboração de relatórios. O(A) titular da vaga é responsável pelo processamento, registro e conciliação precisos de pagamentos e recebimentos, em conformidade com as normas e regulamentos financeiros (FFRs) da UNOPS e com os requisitos específicos de cada projeto e dos parceiros

EN

The Finance Senior Assistant provides a broad range of financial, accounting and administrative support to ensure effective management of financial transactions and reporting. The incumbent is responsible for accurate processing, recording and reconciliation of payments and receipts in compliance with UNOPS financial rules and regulations (FFRs) and project-specific donor requirements.

PT

1. Administração Financeira e Contábil

• Revisar e processar transações financeiras, garantindo o controle adequado dos documentos comprobatórios e a conformidade com os Relatórios Financeiros e Financeiros (FFRs) da UNOPS e os planos de trabalho dos projetos.
• Preparar e processar comprovantes de pagamento e contas a pagar, comprovantes de ordens de compra (OCs) e executar os ciclos de pagamento no sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP).
• Garantir o recebimento preciso de bens e serviços, o estabelecimento de provisões e os lançamentos contábeis apropriados para despesas.
• Manter e conciliar os livros contábeis de contas a receber. Registrar e monitorar depósitos no sistema ERP.
• Realizar revisões periódicas de comprovantes não lançados e iniciar ações corretivas para erros de verificação orçamentária, discrepâncias de correspondência e comprovantes não aprovados.
• Manter um sistema interno de controle de despesas, garantindo que todas as transações sejam registradas, conciliadas e aprovadas corretamente e em tempo hábil.
• Apoiar a elaboração de relatórios e análises financeiras, fornecendo dados verificados e atualizações sobre recursos financeiros, despesas e saldos.
• Revisar solicitações de pagamento e documentação quanto à precisão, integridade e alinhamento com os orçamentos e políticas financeiras antes do envio para aprovação.
• Executar ciclos de remessa, preparar e emitir avisos de remessa para bancos e garantir o pagamento pontual de fornecedores e folha de pagamento.
• Fornecer informações para propostas orçamentárias, revisões e relatórios financeiros para clientes e doadores, utilizando modelos aprovados.

2.  Gestão de Caixa e Tesouraria

• Revisar e monitorar diariamente a posição de caixa das contas locais, garantindo liquidez suficiente para desembolsos e utilização otimizada dos fundos.
• Apoiar a conciliação diária das contas de saldo zero e de adiantamento no sistema ERP. Identificar e registrar contribuições e recebimentos.
• Gerenciar as operações de caixa pequeno em conformidade com os procedimentos financeiros e controles internos.
• Preparar e verificar as conciliações bancárias das contas atribuídas, garantindo a precisão e a resolução oportuna de discrepâncias.
• Iniciar e registrar transferências bancárias e operações de câmbio no sistema ERP.

3. Auditoria, Conformidade e Melhoria de Processos

• Apoiar os processos de auditoria interna e externa, fornecendo documentação financeira completa e precisa.
• Revisar e verificar se os dados financeiros estão alinhados com as estruturas orçamentárias e os contratos com doadores/parceiros.
• Participar de exercícios de limpeza e validação de dados financeiros.
• Identificar problemas financeiros recorrentes ou lacunas nos processos e propor melhorias para fortalecer a precisão, a eficiência e os controles internos.

4. Construção e Compartilhamento de Conhecimento

• Participar ativamente de treinamentos e iniciativas de capacitação em finanças para a equipe.
• Contribuir para redes de conhecimento e Comunidades de Prática (CoPs).

EN

1. Accounting and Financial Administration

• Review and process financial transactions, ensuring proper control of supporting documents and compliance with UNOPS FFRs and project work plans.

• Prepare and process payment and accounts payable vouchers, purchase order (PO) vouchers, and execute pay cycles in the enterprise resource planning (ERP) system.

• Ensure accurate receipt of goods and services, establishment of accruals, and appropriate accounting entries for expenditures.

• Maintain and reconcile accounts receivable ledgers. Record and monitor deposits in the ERP system.

• Conduct periodic reviews of unposted vouchers and initiate corrective actions for budget check errors, match exceptions, and unapproved vouchers.

• Maintain an internal expenditure control system ensuring that all transactions are correctly recorded, matched and approved in a timely manner.

• Support the preparation of financial reports and analysis by providing verified data and status updates on financial resources, expenditures and balances.

• Review payment requests and documentation for accuracy, completeness and alignment with budgets and financial policies before submission for approval.

• Run remittance cycles, prepare and issue remittance advice to banks, and support timely vendor and payroll payments.

• Provide inputs for budget proposals, revisions, and financial reporting to clients and donors using approved templates

2. Office Cash and Treasury Management

• Review and monitor daily cash position for local accounts, ensuring sufficient liquidity for disbursements and optimal fund utilization.

• Support daily reconciliation of zero-balance and imprest accounts in the ERP system. Identify and record contributions and receipts.

• Maintain petty cash operations in compliance with financial procedures and internal controls.

• Prepare and verify bank reconciliations for assigned accounts, ensuring accuracy and timely resolution of discrepancies.

• Initiate and record bank transfers and foreign exchange deals in the ERP system.

 3. Audit, Compliance and Process Improvement

• Support internal and external audit processes by providing complete and accurate financial documentation.

• Review and verify that financial data are aligned with budget structures and donor/ partner agreements.

• Participate in financial data clean-up and validation exercises.

• Identify recurring financial issues or process gaps and propose improvements to strengthen accuracy, efficiency and internal controls.

Knowledge Building and Sharing

• Actively participate in finance-related training and capacity-building initiatives for personnel.

• Contribute to knowledge networks and Communities of Practice (CoPs).

About the Organization

United Nations Office for Project Services