Job Description
La consecución eficaz y exitosa de resultados por parte del Asistente de Adquisiciones repercute en la finalización del trabajo de las unidades de negocio pertinentes, las actividades del proyecto y los servicios de apoyo a las adquisiciones y la gestión de contratos, lo que repercute en la implementación oportuna y eficaz de los respectivos servicios y entregables. Esto garantiza la satisfacción del cliente y promueve la imagen y la credibilidad del equipo y de la Unidad de Negocio como proveedores eficaces de servicios y gestión de proyectos. Esto refuerza la posición competitiva de UNOPS como socio de referencia en materia de desarrollo sostenible y servicios para proyectos en el país o región donde presta servicios.
El rol es esencial para mantener la organización y el flujo de información dentro de la oficina, facilitando la comunicación y la coordinación entre las diferentes áreas.
Bajo la supervisión directa del supervisor funcional del Área de Servicios de Soporte, el Asistente de Adquisiciones es responsable de brindar apoyo administrativo en la gestión de una variedad de procesos de adquisición y contratación y/o transacciones de bienes, servicios y obras para la Unidad de Negocios.
En el desempeño de su trabajo, el/la Asistente de Adquisiciones propiciará un enfoque al cliente, calidad y orientación a resultados en las siguientes principales funciones:
- Servicios de Apoyo Administrativo en Adquisiciones.
- Relaciones con clientes/ Gestión de partes interesadas.
- Facilitación del desarrollo y el intercambio de conocimientos.
1. Servicios de Apoyo Administrativo en Adquisiciones
- Asiste en la redacción de pliegos de condiciones, informes de evaluación y solicitudes de adjudicación de contratos, garantizando la coherencia en el formato y el contenido (procesos informales de licitación: Shopping y RFQ).
- Proceso de transacciones de adquisiciones en el sistema corporativo de UNOPS, OneUNOPS (Elaboración de PO, enmiendas a PO y manejo de Vendors).
- Asistir en la preparación de contratos, acuerdos a largo plazo (LTA/BPA) o sus enmiendas.
- Preparar informes, tablas, gráficos, etc. aplicando habilidades técnicas y conocimientos en formato y presentaciones, aplicando IA.
- Realizar el seguimiento rutinario de las adquisiciones en nombre del supervisor.
- Mantener informes de estado sobre las actividades de adquisiciones y el trabajo en curso.
- Monitorear el correo común de Licitaciones y redirigir las comunicaciones entrantes y las solicitudes de compras a la carpeta que corresponda.
- Apoyar en la identificación de proveedores potenciales.
- Impulsar por IA para agilizar y facilitar las compras, proporcionando a los clientes información útil y recomendaciones de productos que satisfagan sus necesidades.
2. Relaciones con Clientes / Gestión de Partes Interesadas (Stakeholder)
- Proporcionar diversos servicios de apoyo transaccional, tanto especializados como no especializados, garantizando la coherencia y la calidad de las etapas de trabajo, así como un flujo óptimo de información.
- Colaborar activamente con los clientes para proporcionar e intercambiar información sobre diversos aspectos de los procesos y transacciones de compras, con el fin de brindar servicios correctos y oportunos.
- Proporcionar servicios de compras estandarizados, orientación e información al personal de la Unidad de Negocio sobre los procesos y procedimientos rutinarios.
- Asistencia al equipo durante la carga de trabajo según sea necesario para asegurar el cumplimiento de los objetivos de trabajo, incluido el soporte administrativo en procesos de licitación (llamadas telefónicas, seguimiento de correos y similares).
- Realizar el seguimiento rutinario de los vendors y sus actualizaciones orientado a prever demoras en las contrataciones y reportar dificultades sobre su estado.
3. Desarrollo e intercambio de conocimientos
- Facilitador del desarrollo y el intercambio de conocimiento.
- Apoyar administrativamente la organización e impartición de iniciativas de formación y aprendizaje para el personal de contrataciones.
