Job Description
Impulse operaciones de adquisiciones fluidas brindando soporte, orientación y servicios confiables relacionados con contratos, procesos y colaboración con las partes interesadas.
Bajo la orientación y supervisión directa de la Oficial de Adquisiciones de la oficina multipaís, el/la Asociado/a de Adquisiciones es responsable de prestar servicios de apoyo eficientes y oportunos en materia de adquisiciones y administración de contratos a los diferentes programas gestionados por la oficina de Perú.
Los/las candidatos/as deberán ser nacional de Perú o contar con residencia/permiso de trabajo vigente en Perú al momento de aplicar a esta vacante.
El/La Asociado/a de Adquisiciones presta servicios de apoyo eficientes y oportunos en materia de adquisiciones y administración de contratos a los diferentes programas gestionados por su oficina. Promueve un enfoque orientado a la calidad, al cliente y a los resultados para garantizar el cumplimiento de las normas, reglamentos, políticas y estrategias de adquisiciones de UNOPS. A la vez, colabora y se relaciona con el resto del personal de adquisiciones y otras partes interesadas, como los oficiales de apoyo a programas, los asesores técnicos principales, los/as gerentes de proyectos y personal de apoyo a proyectos.. En el desempeño de sus funciones, el/la Asociado/a de Adquisiciones trabaja con mínima supervisión.
Soporte para transacciones de compras
- Incorporación de los pasos necesarios para integrar la sostenibilidad en el proceso de adquisición..
- Garantizar la presentación completa de los trabajos ante los Comités de Contratos y de Propiedad (CPC).
- Garantizar la integridad de la documentación para la preparación/procesamiento de órdenes de compra (OC), contratos, acuerdos a largo plazo (LTA) o sus modificaciones.
- Realizar investigaciones de mercado de rutina para determinar las fuentes de suministro utilizando el Mercado Global de las Naciones Unidas y otras fuentes externas relevantes.
- Establecer, mejorar o mantener la base de datos de proveedores/as locales, asegurando la actualización periódica de las bases de datos de información y de los archivos y registros de adquisiciones.
- Generar informes de estado, cuando sea necesario.
- Garantizar la disponibilidad de todos los documentos de respaldo a efectos de auditoría y revisión.
Planificación de adquisiciones, requisiciones y abastecimiento
- Colaborar con el personal y los gerentes del proyecto en la preparación de sus planes de adquisiciones, adjudicaciones y seguimientos de todas las cuestiones relacionadas con las adquisiciones para la zona geográfica/actividad de proyecto de que se trate.
- Mantener y actualizar los procesos de seguimiento de adquisiciones para proyectos y proporcionar retroalimentación sobre las órdenes de compra a la oficina solicitante.
- Presentar propuestas a las entidades solicitantes sobre las modalidades de prestación de bienes, obras y servicios, incluyendo los plazos de contratación para cada etapa.
- Revisar las requisiciones para verificar que estén completas.
- Preparar especificaciones adecuadas y completas de equipos y materiales, perfiles de trabajo y declaraciones de trabajo (SoWs) como insumos para solicitudes de propuestas (RFPs), solicitudes de cotización (RFQs) e invitaciones a licitar (ITBs), asegurando la autorización/aprobación de las unidades de aprobación pertinentes.
- Mantener contacto regular con proveedores y destinatarios/as hasta lograr la entrega segura de las mercancías.
- Supervisar el progreso y comunicarse con los/as proveedores durante todo el ciclo de adquisiciones.
- Investigar y resolver problemas posteriores al pedido y compartir informes de progreso sobre asuntos de adquisiciones.
- Proporcionar respuestas orales o escritas a consultas de proyectos, clientes, empresas, etc., sobre temas relacionados con adquisiciones.
- Elaborar informes mensuales sobre asuntos de adquisiciones.
- Establecer vínculos con la unidad de logística o los proyectos en la recepción de bienes, equipos y servicios con el fin de obtener informes de entrega adecuados, informes de recepción e inspección (RIR) o certificados pertinentes, asegurándose al mismo tiempo de que se realice un inventario adecuado.
Apoyo para licitaciones y ofertas
- Preparar listas cortas de contratistas/proveedores/as adecuados/as para compras de valor superior a los montos designados para su aprobación por parte del/de la funcionario/s o funcionarios/as designados/as.
- Preparar y emitir expresiones de interés (EOI), solicitudes de cotización (RFQ), solicitudes de licitación (ITB), solicitudes de propuestas (RFP) u otros documentos de licitación según sea necesario, garantizando la conformidad con las plantillas aprobadas por UNOPS y buscando la autorización legal en caso de que se requieran ajustes.
- Trabajar con los/as clientes del programa o de las operaciones solicitantes para revisar y evaluar las ofertas o propuestas recibidas y preparar análisis para adjudicaciones de contratos menos complejos para su presentación al subgrupo regional del Comité de Contratos y Propiedad (CPC) u otro organismo estatutario designado.
- Trabajar con clientes de programas u operaciones que soliciten realizar presentaciones al CPC.
- Organizar reuniones del subgrupo regional del PCCh (o del órgano estatutario designado) según sea necesario, distribuyendo documentos para su revisión con al menos 24 horas de antelación.
- Mantener registros del subgrupo regional del CPC u otro organismo estatutario designado.
Administración de contratos
- Dar seguimiento a la firma de contratos por parte de los/as proveedores/as.
- Asignar fondos en el ERP y obtener las firmas correspondientes para su aprobación.
- Difundir anuncios y adjudicaciones de contratos.
- Mantener los contratos y los sistemas de archivo.
- Mantener las bases de datos/listas de los mejores proveedores/as, contratistas y prestadores/as de servicios
Creación y compartición de conocimientos
- Organizar, facilitar o impartir iniciativas de capacitación y aprendizaje para el personal de adquisiciones.
- Proporcionar contribuciones sólidas a las redes de conocimiento y comunidades de práctica sintetizando las lecciones aprendidas y difundiendo las mejores prácticas en materia de adquisiciones.
- Recopilar y utilizar productivamente comentarios, ideas y conocimientos internos sobre procesos y mejores prácticas.
