Job Description
Esta posición brinda apoyo a diversos proyectos gestionados por la Oficina de País de Panamá. Estos proyectos abarcan distintos sectores, incluyendo infraestructura, compras públicas, salud y sostenibilidad ambiental, todos ellos contribuyendo al logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).
El/La Asociado/a de Finanzas es responsable de brindar apoyo financiero a la implementación de proyectos, garantizando el cumplimiento de las normas y reglamentos financieros de UNOPS. El/La Asociado/a de Finanzas contribuirá a la gestión presupuestaria eficaz, al procesamiento preciso de los pagos, a la presentación de informes financieros oportunos y a la gestión eficiente de los registros financieros. Asimismo, trabajará en estrecha colaboración con los gerentes de proyectos, los equipos de adquisiciones y otras partes interesadas para asegurar la integridad financiera de las operaciones del proyecto.
Gestión y Control de Presupuesto
- Realizar el seguimiento y monitoreo diario de los gastos reales frente al presupuesto aprobado del proyecto, alertando sobre posibles desviaciones o sobregiros en líneas específicas.
- Apoyar en la preparación técnica de las revisiones presupuestarias (mover fondos de una partida a otra) cuando cambian las necesidades del proyecto, asegurando que cumplan con las reglas financieras de UNOPS.
- Elaborar proyecciones mensuales o trimestrales de las necesidades de efectivo para asegurar que el proyecto cuente con liquidez suficiente para pagar a proveedores y contratistas a tiempo.
- Apoyar la preparación, el monitoreo y la revisión de los presupuestos de proyectos, asegurando la precisión y la alineación con las políticas financieras de UNOPS y los acuerdos con donantes/socios.
- Preparar y mantener datos y análisis financieros de proyectos sobre la utilización del presupuesto, las tendencias de gastos y las brechas de financiamiento para la toma de decisiones de la gerencia.
- Asistir en el desarrollo de modelos de recuperación de costos en proyectos y mantener un sistema eficiente de asignación de costos en cumplimiento con las directrices de UNOPS.
- Proporcionar insumos sobre las implicaciones financieras de los planes operativos y apoyar la implementación de medidas de ahorro de costos y eficiencia en proyectos.
- Asistir en los procesos de cierre financiero de proyectos, asegurando la precisión e integridad de los registros de acuerdo con el protocolo de cierre de proyectos de UNOPS.
- Actuar como enlace con la contraparte, cliente y/o asociado para temas financieros como monitoreo, seguimiento, mitigación de riesgos, etc.
Procesamiento de Pagos y Transacciones
Recibir facturas, verificar que cumplan con los requisitos fiscales y contractuales y tramitar las Solicitudes de Pago.
Ingresar en el ERP la recepción de bienes y servicios (Receipts) con base en la conformidad técnica.
Administrar, custodiar y liquidar los fondos de caja chica o de anticipos operacionales para gastos menores del proyecto, asegurando que cada gasto cuente con su soporte (factura o recibo).
Calcular y procesar los pagos de viáticos y de gastos de viaje para el personal del proyecto o para consultores según corresponda.
Reportes y Auditoría
- Redactar los borradores de los informes financieros interinos o finales para los donantes, asegurando que los “Gastos Elegibles” estén correctamente clasificados conforme al acuerdo legal.
- Mantener un archivo digital y físico impecable de todas las transacciones financieras (vouchers, facturas, aprobaciones) para facilitar las auditorías internas o externas del proyecto.
- Verificar que los gastos registrados en el sistema (“Delivery”) coincidan con lo ejecutado físicamente durante el mes, lo cual es clave para los indicadores de desempeño de la oficina.
Relación con Adquisiciones (Procurement)
- Antes de lanzar un proceso de compra o licitación, verificar y bloquear los fondos en el sistema para asegurar que existe presupuesto disponible para dicha contratación.
- Revisar las Órdenes de Compra (Purchase Orders) antiguas para cerrar saldos no utilizados y liberar esos fondos para otras necesidades del proyecto.
