La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) formará parte del área de Integración Estratégica y Sostenibilidad (IES). La IES tiene el objetivo de proporcionar apoyo transversal asegurando la correcta y oportuna implementación de la estrategia en la operación de CEMCO. En este contexto la PMO proporciona apoyo para la estructuración y sistematización de la operación, facilita la generación de información relevante para la toma de decisiones ejecutivas y asegura la calidad de los portafolios de CEMCO. Por tanto, la asignación de el/la Asociado/a Senior PMO tiene por propósito apoyar la Dirección de la oficina en asegurar que se ejecuten los proyectos correctos, de forma la manera correcta y consistente, así como fortalecer la sistematización y estandarización en la operación, trabajando de forma coordinada con el resto de la IES e interactuando de forma estrecha con el personal de los proyectos, con el personal de servicios de soporte, así como con contrapartes y contratistas de los proyectos cuando sea requerido.
El/la Asociado/a Senior de la PMO proporciona capacidad general de organización, comunicación y articulación grupal así como aseguramiento de la calidad, contribuyendo significativamente a que la CEMCO avance hacia el logro de sus objetivos estratégicos.
1. Apoyo a la Sistematización de la Operación
Velar por que el correcto flujo de información entre los equipos de proyecto, asi como entre los proyectos y las unidades de servicios de soporte y gerencia de la oficina esté coordinado y organizado.
Apoyar al Jefe de Servicios de Soporte y sus equipos, en facilitar el flujo de información y la gestión de las interfases de RRHH, finanzas y adquisiciones en los portafolios de CEMCO.
Orientar a los miembros de los equipos de proyecto en la gestión documental para asegurar la correcta administración de la información verificando que cumpla con las guías, procedimientos y lineamientos de gestión de proyectos en UNOPS y de CEMCO.
Fortalecer el nivel de madurez en gestión de proyectos de CEMCO, brindando recomendaciones, guía y herramientas para que los proyectos en implementación y Pipeline se mantengan alineados con el marco regulatorio de UNOPS (PMM & Guidelines), la oficina regional (LCR EA SOP) y de CEMCO asegurando un registro adecuado en los sistemas correspondientes de la organización..
En particular:
Asegurar que todas las actas y memorias requeridas en cada uno de los proyectos cumplan con los requisitos exigidos por el Asociado y lineamientos de UNOPS para considerarse válidas.
Monitorear el seguimiento de cumplimiento de hitos y compromisos en los cronogramas de trabajo de los proyectos, apoyando en el diseño y la actualización de los mismos.
Presentar periódicamente al Management Team el estado de los Portafolios de CEMCO.
Brindar apoyo especializado en planificación y presupuestación durante el Setup y el inicio de la implementación de los proyecto hasta que cuente con un PM/equipo operativo.
2. Apoyo en la Gestión de Partes Interesadas y Reportería estratégica
Preparar, en colaboración con el equipo de Programa y Partnership, la organización y seguimiento a los documentos/comunicaciones, notas conceptuales con y para las contrapartes, teniendo en cuenta las normas y directrices de las áreas competentes, así como los lineamientos estratégicos de la oficina multipaís y regional para el desarrollo de nuevas oportunidades.
Revisar el cumplimiento de los informes técnicos y financieros mensuales y periódicos.
Producir informes de monitoreo financiero bajo los estándares y requerimientos de UNOPS, utilizando OneUNOPS Reports u otras plataformas corporativas.
Generar dashboards o aplicativos para monitoreo y evaluación integralde la ejecución de los portafolios de CEMCO, y eventualmente reportes detallados para aspectos puntuales como presupuesto, riesgos, etc..
Automatización de reportes de los diferentes proyectos
3. Apoyo en el Aseguramiento de Calidad
Apoyar a el/la Jefe de programas en la realización de ejercicio de monitoreo periódico revisando el control presupuestario, el nivel de ejecución real vs lo previsto y en la revisión de los de flujos de caja proyectados de los proyectos ,informando oportunamente necesidades de ajustes presupuestarios, desviaciones, y reporte de entregables y cumplimiento de cronogramas y planificación a el/la Jefe/a de Programas.
Alertar de manera oportuna a el/la Jefe/a de Programas sobre déficits y sobrecostos generados en los proyectos.
Realizar el seguimiento a la gestión de contratos, procesos de pagos a proveedores y terceros.
Asegurar la calidad de las nuevas propuestas de proyectos para los asociados, verificando que las mismas cumplan con los lineamientos de CEMCO y se alineen a los definido por los procedimientos regionales específicos si aplica
5. Apoyo en la Gestión del Conocimiento
Apoyar en la elaboración y revisión de Procedimientos Operativos Estándar internos para el programa de CEMCO para poder alcanzar la implementación de los mismos, contribuyendo a la madurez de la oficina.
Analizar con perspectiva estratégica en colaboración de los especialistas requeridos, y presentar, la información de contexto, riesgos y oportunidades que puedan impactar al portafolio de CEMCO.
Compilar las recomendaciones sobre políticas y herramientas que puedan contribuir al desarrollo de material de orientación y herramientas para los distintos grupos de interés de la oficina.
Coordinar la organización e implementación de talleres, entrenamiento y/o iniciativas de aprendizaje para el personal de proyectos y/o asociados en temas relacionados a la gestión de proyectos y/o sus interfases.
6. Apoyo en la Configuración de Nuevos Proyectos y Cierres Operativos
Apoyar en la creación de nuevas oportunidades de proyectos en la herramienta OuP para la revisión de los equipos que se requieren para la ejecución de los proyectos, monitoreo de presupuesto, definición de cronogramas de actividades y aseguramiento de la calidad en base a las guías, procedimientos y procesos definidos en gestión de proyectos dentro de UNOPS. correspondientes.
Actuar como punto focal entre CEMCO y el asociado durante el proceso de cierre del proyecto cuando corresponda.
Coordinar todas las actividades de cierre del proyecto, garantizando la disposición adecuada de los activos del proyecto, la presentación final (operativa) de informes de manera oportuna y efectiva, la iniciación de desembolsos financieros cuando corresponda, y la entrega efectiva de los proyectos operativamente cerrados a la sede de UNOPS para los procesos de cierre financiero.
Proporcionar apoyo puntual a los proyectos que se encuentran en etapa de cierre, verificando que cumplan con los procedimientos, guías y lineamientos definidos dentro de UNOPS para cierre de proyectos.
Monitorear el seguimiento e implementación de las recomendaciones de auditorías legales y del grupo legal en el proceso de cierre de proyectos.
Apoyar en otras funciones asignadas.
